Anforderungen an ein Tool für das IT-Kostenmanagement auf C-Level-Ebene

CEOs bemängeln oft, dass sie IT-Assets nach Nutzen und ROI kaum bewerten und entsprechend entscheiden können. Dieser Blogartikel behandelt Anforderungen an Reporting-Tools, wie etwa IBM Apptio.

Kernfragen, die beantwortet werden müssen

Den Anforderungen an ein Tool nähert man sich in der Regel zuerst durch das Formulieren der richtigen Kernfragen. Zu diesen gehören: 

• Welche Ausgaben werden welchem Produkt oder welcher Abteilung zugeordnet?
• Wie wirken sich diese Ausgaben auf den Produktionsprozess aus? 
• Welcher Return on Investment (ROI) ist von den getroffenen Maßnahmen in Zukunft zu erwarten?

Was sind eigentlich IT-Kosten?

Daran schließt sich logischerweise die Überlegung an, welche Kosten überhaupt relevant sind. Der größte Teil der IT-Kosten entfällt aller Erfahrung nach auf: 

• Mietkosten 
• Personalkosten
• Lizenzgebühren
• Betriebskosten

Zuordnung und Analyse

Diese Ausgaben müssen nicht nur erfasst, sondern auch sinnvoll zugeordnet und analysiert werden. Gefragt ist also ein Tool, das es dem Management ermöglicht, detailliert zu erkennen, welche Bereiche oder Produkte welche IT-Ausgaben erfordern – sowohl in der Gegenwart als auch in der Zukunft. Diese Transparenz ist für fundierte Entscheidungen unerlässlich und bietet einen klaren Mehrwert gegenüber herkömmlichen Lösungen.

Durch die Integration solcher Lösungen können Unternehmen nicht nur ihre IT-Kosten transparenter und kontrollierbarer machen, sondern auch strategische Vorteile erzielen, die ihnen helfen, wettbewerbsfähig zu bleiben und langfristig zu wachsen. Die Investition in diese Technologien und Dienstleistungen ist daher nicht nur eine Kostenfrage, sondern eine strategische Entscheidung für die Zukunft.

Überwachung und Anpassung

Ein weiterer, wichtiger Aspekt des IT-Kostenmanagements ist die kontinuierliche Überwachung und Anpassung. IT-Ausgaben sind nicht statisch. Sie ändern sich mit den technologischen Entwicklungen und den Geschäftsanforderungen. Ein effektives Kostenmanagement erfordert daher flexible Lösungen, die sich an diese Veränderungen anpassen können - quasi ein Tool, das mit seinen Aufgaben wächst.

Anforderungen an ein Tool

Ein Tool, das, wie oben gefordert, bis hin zum Topmanagement Transparenz über die Kosten schaffen kann, muss also:

• Flexibilität bieten, indem es eine fortlaufende Analyse und Anpassung der IT-Ausgaben ermöglicht;
• auf den „Management-Blick“ spezialisiert sein. Ein Tool mit diesen Fähigkeiten macht nebenbei bemerkt herkömmliche Lösungen keineswegs überflüssig; vielmehr sollten diese in die Top-Level-Management-Lösung integriert werden, um die Gesamtkosten zu senken und die Investitionen zu sichern. 
• in der Lage sein, detaillierte Berichte und Analysen zu erstellen. Diese Berichte bieten nicht nur eine Momentaufnahme der aktuellen Kostenstruktur, sondern auch Prognosen für zukünftige Ausgaben. Dies ermöglicht es dem Management, proaktiv zu handeln und fundierte Entscheidungen zu treffen, die die Effizienz steigern und die Kosten senken.
• skalierbar sein. Die Lösung sollte vom Mittelstand, aber auch global einsetzbar sein. Schließlich bestehen bei Unternehmen unterschiedlicher Größe auch unterschiedliche Bedürfnisse. Gefragt ist möglicherweise ein Dienstleister, der maßgeschneiderte Lösungen bietet, die nicht nur die IT-Kosten transparent machen, sondern auch strategische Vorteile verschaffen.
• die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens fördern. Durch die Bereitstellung einer gemeinsamen Datenbasis und eines einheitlichen Berichtsrahmens können unterschiedliche Teams effizienter zusammenarbeiten und ihre Ziele besser aufeinander abstimmen. Dies führt zu einer kohärenten und effektiveren IT-Strategie, die alle Bereiche des Unternehmens berücksichtigt.
• einfach zu vermitteln sein. Das bedeutet nichts anderes, als dass Schulung und Weiterbildung des Personals eine entscheidende Rolle im IT-Kostenmanagement spielen. Neue Tools und Lösungen bringen oft eine Lernkurve mit sich. Schulungen und Support müssen sicherzustellen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Lage sind, die neuen Systeme effektiv zu nutzen und das volle Potenzial der Lösungen auszuschöpfen.