Gewaltige finanzielle Ressourcen werden in die großen Softwarehersteller investiert, um die IT-Infrastruktur zu stärken und Geschäftsprozesse zu optimieren. Aber sollte man bei diesem Punkt Halt machen und nicht weiter schauen? Mariano Dechow, Team Lead im Bereich IT Asset Management Multi Vendor Advisory Services bei SoftwareOne, plädiert in diesem Blogbeitrag vehement dagegen. Er eröffnet eine Perspektive, die oft übersehen wird: Dass auch in den scheinbar abgelegenen Ecken der IT-Welt erhebliche Potenziale zur Kosteneinsparung verborgen liegen.
Mariano Dechow: „Ein realer Fall aus der Praxis verdeutlicht dies auf eindrucksvolle Weise: Ein Kunde hatte seine Serverumgebung ziemlich gut im Griff. Die Lizenzen für Server-Software waren weitgehend in Ordnung – mit einer Ausnahme: SUSE. In diese Server investierte das Unternehmen den Großteil seines IT-Budgets - und wir sprechen hier von einem zweistelligen Millionenbetrag.
Andere Software, wie etwa PDF-Viewer, Zipper-Anwendungen und Client-Sicherheitslösungen wurden dagegen, gelinde gesagt, vernachlässigt. Die Client-Seite entwickelte sich daher über den Zeitraum von vielen Jahren zu einer gewaltigen Herausforderung. Was war geschehen? Verschiedene Abteilungen arbeiteten unabhängig voneinander und tauschten kaum Informationen aus. Der Kunde hatte insgesamt 3.000 Geräte in seiner Client-Umgebung und jede Abteilung handhabte ihre Software-Beschaffung eigenständig. Obwohl es eine zentrale Einkaufsabteilung gab, kümmerte sich dort niemand um den IT-Einkauf. Diese fragwürdig effiziente Art des Managements blieb jahrelang unbemerkt, da die Ausgaben in allen Bereichen recht ähnlich waren und keinerlei signifikanten Abweichungen auffielen.
Der Kunde setzte für die gleichen Tätigkeiten verschiedene Software-Lösungen ein. So gab es beispielsweise 3.000 Lizenzen für PDF-Software. Diese waren zu durchschnittlich 30 Dollar pro Lizenz - also in Summe 90.000 Dollar - angeschafft worden. Zusätzlich gab es weitere PDF-Produkte für 900 Clients im Wert von 27.000 Dollar – zusammen also 117.000 Dollar.
Selbstverständlich wurde die Software-Landschaft von uns bereinigt und standardisiert. Dabei ergab es sich, dass lediglich 800 Lizenzen benötigt wurden, die zudem über einen günstigen Vertrag zu 17 Dollar pro Stück beschafft werden konnten. Das bedeutete Kosten von insgesamt 13.600 Dollar anstelle von 117.000 Dollar – und das allein nur für den Bereich PDF-Software.
Die Situation bei den Lizenzen für Grafik-Software stellte sich als noch bunter dar. Es gab keinerlei Standardisierung und viele Duplikate, da Mitarbeiter Software oftmals ohne jegliche Rücksicht auf den Bedarf erwarben. Dies führte zu erheblichen Kosten, die sich über die Jahre auf mehrere Millionen Dollar beliefen.
Im Rahmen eines umfassenden Projekts konnten wir die Kosten für den Bereich Grafik-Software, On-Premises und Abonnements zusammengezählt, von ca. 1,6 Millionen auf 280.000 Dollar pro Jahr reduzieren.
Darüber hinaus gab es viele weitere Herausforderungen, wie Probleme mit Zipper-Software, fehlerhafte Cloud-Anbindungen und fehlende Abgleiche. Parallel dazu hatte sich eine blühende Schatten-IT entwickelt, wobei viele Mitarbeiter ihre eigenen Cloud-Speicherlösungen nutzten. Die Probleme reichten tief in die Unternehmensstruktur.
Natürlich handelt es sich hier um ein extremes Beispiel, aber die Frage bleibt: Können Sie sicherstellen, dass in Ihrem Unternehmen auch die Aspekte der kleineren Software-Hersteller angemessen berücksichtigt werden? Dazu nur wenige Beispiele:
Stellen Sie sich vor, Sie sehen mitten auf der Straße einen 100 Euro Schein und direkt daneben einen 5 Euro Schein. Würden Sie den 100er aufheben, den 5er aber liegen lassen?
Nein! Natürlich nicht!
Das Stichwort heißt daher Multi Vendor Advisory Strategie - also Optimierung durch Know-how, nicht nur hinsichtlich der Big Player, sondern aller Hersteller, deren Produkte Sie in nennenswerter Anzahl verwenden.
Denken Sie darüber nach, wie viel Sie für Ihr Unternehmen einsparen könnten, wenn Sie eine Multi Vendor Advisory Strategie anwenden: Durchleuchten Sie Ihr Unternehmen regelmäßig von Grund auf. Suchen Sie nach versteckten Einsparpotenzialen.
Oder lassen Sie doch einmal probehalber leuchten und suchen – von Experten, die auf der Basis langjähriger Erfahrung genau wissen, wo sich Einsparpotentiale - eben gerade auch jenseits der „großen“ Hersteller - verstecken. Kontaktieren Sie die Multi Vendor Advisory Services von SoftwareOne.“
Wir, die Experten vom Multi Vendor Advisory Service von SoftwareOne beraten Sie jederzeit gerne.
Wir, die Experten vom Multi Vendor Advisory Service von SoftwareOne beraten Sie jederzeit gerne.
