Macht auch Kleinvieh wirklich Mist? Oder: Bieten die vermeintlich kleinen Software-Hersteller tatsächlich so großes Einsparpotential?

In den meisten Unternehmen sind die Top-A Software-Hersteller wie Microsoft oder IBM die Hauptakteure auf der IT-Bühne: Unternehmen investieren oftmals millionenschwere Budgets in die Produkte der großen Hersteller, um ihre IT-Infrastruktur zu stärken und ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Doch sollte an dieser Stelle auch das Lizenzmanagement aufhören? 

Mariano Dechow, Consultant und Team Lead ITAM Multi Vendor Advisory Services bei SoftwareOne weiß aus eigener Erfahrung, dass dies ein Fehler ist. Daher beschäftigt er sich in diesem Blog mit den eher vernachlässigten Aspekten der Unternehmens-IT und nimmt sie genauer unter die Lupe. Er demonstriert sehr anschaulich, dass sich selbst in den vermeintlich entfernten Winkeln einer IT-Welt beträchtliche Einsparpotenziale verbergen können.

"Ein Beispiel aus der Praxis verdeutlicht diesen Sachverhalt: Ein Kunde, den wir kürzlich beraten haben, verfügte über ein Microsoft Budget von sieben- und ein IBM Budget von vier Millionen Dollar. Diese Beträge wurden akribisch verwaltet; zudem wurden alle nur denkbaren Maßnahmen ergriffen, um die Ausgaben zu optimieren. Verträge wurden geprüft, Lizenznutzungen analysiert und Projekte auf Einsparpotenziale hin durchleuchtet. Absolut vorbildlich, oder?

Ein riesiger Berg - aus vielen kleinen Steinen

Natürlich, alles richtig - aber zu kurz gedacht. Denn: Was ist mit den anderen, den in Anführungsstrichen, „kleineren“ Publishern? 
Als wir nämlich alle anderen Hersteller im Unternehmen zusammenzählten, ergab sich - aufgeteilt auf verschiedene Herstellerbudgets und Größen - die beeindruckende Gesamtsumme von 3,7 Millionen Dollar! Kurzum: 10 x 50.000 Dollar sind eben auch ein Einfamilienhaus, oder eine kleine Wiese am Rand von Berlin. 
Dieses Beispiel verdeutlicht, dass es nicht ausreicht, sich ausschließlich auf die Top-A Software-Hersteller zu konzentrieren. Stattdessen ist es ratsam, eine umfassende Multi Vendor Advisory-Strategie zu verfolgen, um wirklich alle Hersteller zu berücksichtigen und kein Potential für Einsparungen zu verschenken.

Das "Ranked and Scoped"-Konzept

Der Schlüssel zu dieser Strategie ist das "Ranked and Scoped"-Konzept. Hierbei werden Hersteller nicht nur nach ihrem Budget, sondern auch nach anderen Kriterien klassifiziert - wie etwa Nutzung und Relevanz. Beginnen Sie mit den Top-Herstellern und fahren Sie fort, indem Sie sich Herstellergruppen mit niedrigeren Budgets zuwenden, sei es 500.000, 100.000 oder 50.000 Dollar. Dieser schrittweise Ansatz ermöglicht es Ihnen, sämtliche Hersteller in Ihrer IT-Landschaft zu optimieren und zu standardisieren. Ein immenser Pluspunkt hierbei ist auch die Unterbindung von Mehrfachabdeckungen durch ähnliche Produkte.

Sparen ist von der Unternehmensgröße unabhängig

Das Beispiel eines unserer Mittelstandskunden im süddeutschen Raum illustriert diesen Ansatz sehr anschaulich: 

• Der Kunden verwendete, trotz seiner, wieder in Anführungsstrichen, "nur" 100 Clients, sieben verschiedene ZIP-Programme, von denen einige sogar doppelt auf den Rechnern installiert waren. Hierbei konnten allein 11.000 Euro eingespart werden. 
• Darüber hinaus nutzte das Unternehmen drei separate Email-Verschlüsselungstools, wobei für zwei davon zusätzlich Kosten anfielen – wiederum kamen insgesamt 69.000 Euro an Einsparungen zusammen. 
• Ebenso waren fünf verschiedene PDF-Konverter im Einsatz, von denen 37 unnötig gekauft worden waren. Einsparpotenzial: Nochmals 3.000 Euro.
• Zwei Inventarisierungstools wurden nur halb gepflegt, was zu zusätzlichen Ausgaben in Höhe von 13.000 Euro führte. 
• Schließlich konnte durch die Behebung von Fehllizenzierungen bei C-Herstellern eine Einsparung von sage und schreibe 135.000 Euro erzielt werden!

Insgesamt konnte dieser Kunde mit nur 100 Clients beeindruckende 231.000 Euro einsparen – zusätzlich zu den Ausgaben für die Top-A-Hersteller.