Die Cloud-Transformation verändert nicht nur viele Unternehmen spürbar – auch die IT und darin die Teams, die das IT Asset Management verantworten, müssen sich neu definieren. Der Grund ist, dass der Fokus heute auf agilen, flexiblen und skalierbaren Diensten liegt, die von vielen Abteilungen selbst beschafft werden können. Damit jedoch sind vollkommen neue Wege des Managements erforderlich, vor allem, was die Kontrolle der Kosten angeht. Dieser Blog erläutert, warum gerade ITAM-Teams hinsichtlich dieser Herausforderung eigentlich von Natur aus den Lead innehaben und für sie in der laufenden Transformation eine große Chance liegt, um sich im Unternehmen vollkommen neu zu profilieren.
Zum Glück braucht man für diese Neuaufstellung nicht vollkommen von vorne zu beginnen. Durch die Kombination der Kompetenzen und des Know-hows des ITAM-Teams mit einem standarisierten FinOps-Framework (Cloud Financial Management) können fast im Handumdrehen Cloud-Kosten gesenkt und zugleich eine höhere Produktivität in der Cloud erzielt werden.
Was ist FinOps?
FinOps ist eine Methodik des Cloud Financial Managements, mit dem Ziel, jeden Euro, der in die Cloud investiert wird, zu optimieren. Dazu wird die Zusammenarbeit zwischen denjenigen Abteilungen des Unternehmens gezielt gefördert, die hinsichtlich der Beschaffung von Hard- und Software bislang eher in Silos aktiv waren, wie etwa IT, Legal, Operations, Procurement und Finance.
Wozu? Die FinOps-Methodik ist ein Treiber für datengesteuerte Entscheidungen. Sie ermöglicht es, Cloud-Kosten und ihre Ursachen wirklich zu verstehen, Verantwortlichkeiten aufzuzeigen und als Resultat die Kosten zu optimieren. Kurz: FinOps ist DAS finanzielle Betriebsmodell für die Cloud.
FinOps ist wie IT Asset Management, kurz ITAM, ein fortlaufender Prozess. Zwar wird FinOps in der Regel durch ein zentrales Team voran getrieben, im Gegensatz zu IT Asset Management jedoch von vielen Abteilungen in Zusammenarbeit zum Erfolg geführt: Effektives FinOps ist ein unternehmensweites, abteilungsübergreifendes Modell, das Finanzen, IT und Operations umfasst und jedes Team einschließt, das eine Cloud-Lösung verwendet.
Um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, was FinOps ist, hilft die Vorstellung eines dreistufigen, sich wiederholenden Zyklus:
- Erster Schritt: Information. Ziel ist es hier, die Cloud-Kosten besser sichtbar zu machen und festzustellen, wo genau und warum diese entstehen. Im Anschluss können Benchmarks für die Auswirkungen der Cloud auf Finanzen und Betrieb erstellt und Schwachstellen identifiziert werden. Somit ist eine vollständige Bestandsaufnahme der Cloud-Nutzung möglich.
- Zweiter Schritt: Optimierung. In dieser Phase müssen IT-, Finanz- und Betriebsteams zusammenarbeiten, um FinOps-Best Practices für jedes Team zu erstellen, das die Cloud verwendet. Dies hängt stark davon ab, welche Lösungen ein bestimmtes Team verwendet und wie ausgereift der Gesamtansatz des Unternehmens für die Cloud derzeit ist. Wenn die idealen Ergebnisse festgelegt sind, ergehen Informationen an die Teams, die die Cloud nutzen: Ihnen wird mitgeteilt, über welche Cloud-Ressourcen jeweils verfügt wird. Dazu kommen praktisch umsetzbare Empfehlungen, die diese Teams zur Optimierung der Cloud-Nutzung erfüllen sollten.
- Schritt 3: Betrieb - Diese Phase stellt sicher, dass die von IT-, Betriebs- und Finanzteams festgelegten Ziele erreicht werden. Wie haben sich die Best Practices unter Verwendung der Benchmarks in der Informationsphase von FinOps auf die Cloud-Kosten und die Effizienz ausgewirkt? Diese Informationen sind die Grundlage, um Prozesse für die Cloud-Governance zu erstellen. Wenn ein bestimmter Prozess für FinOps gut funktioniert, muss sichergestellt werden, dass die Teams ihn regelmäßig üben und wiederverwenden - oder im Idealfall natürlich weiter optimieren.
Wie hängt FinOps mit ITAM zusammen?
IT Asset Management liegt in der Regel in alleiniger Verantwortung der IT und des Einkaufs. FinOps kann ebenfalls vom ITAM-Team eingeleitet, ist aber häufig auch bereits in den Cloud-Teams etabliert. FinOps ist ein komplexer Vorgang, bei dem die gesamte Organisation mit einbezogen werden muss. Dabei sind die Prozesse bei ITAM und FinOps jedoch durchaus ähnlich.
Traditionell hatte ITAM immer das Ziel, die Leistungsfähigkeit von Prozessen hinsichtlich Software und Lizenzierung – von der Anforderung über den Einkauf, der Verwaltung von Software und Lizenz bis zum „End of Life“ - zu optimieren. Damit sollte das Unternehmen Geld sparen und gleichzeitig den Wert des Software-Portfolios steigern: Das Hauptziel bestand darin, die IT-Infrastruktur und die Software kostengünstig und dabei natürlich immer unter Wahrung der Compliance zu nutzen.
Mit der Cloud muss das bewährte ITAM-Modell jedoch auch an die Anforderungen der Cloud angepasst werden. Warum? Weil die alten ITAM-Prozesse in der Cloud aufgrund von Änderungen bei Beschaffung und Preisgestaltung nicht greifen, also kaum effektiv sind. Während Lizenzen früher eine einmalige oder jährliche Investition waren, werden sie aufgrund der Nutzung als Infrastructure-as-a-Service (IaaS), Platform-as-a-Service (PaaS) und Software-as-a-Service (SaaS) schnell zu laufenden Kosten und müssen daher anders behandelt werden. Der beste Weg besteht darin, die FinOps-Prozesse und -Strategien in das vorhandene ITAM zu integrieren.
Doch dazu bedarf es einer wesentlichen Anpassung: Die Art und Weise, wie ITAM „gedacht“ wird, muss sich ändern, um den Anforderungen der Cloud zu entsprechen. Die Verwaltung der IT-Kosten liegt nun nicht mehr in der alleinigen Verantwortung des IT-Teams, sondern in der Verantwortung des Nutzers. Eine neue, proaktive Denkweise dieser User ist erforderlich, um die Verwaltung des Lifecycles von Cloud-Ressourcen zu ermöglichen.
Wie kommen ITAM und FinOps zusammen?
ITAM-Teams spielen eine entscheidende Rolle im Cloud Financial Management nach FinOps: Sie verfügen bereits über viele der erforderlichen Fähigkeiten zur Durchführung oder Unterstützung einer entsprechenden Initiative. Sie können die Umstellung auf das erforderliche, neue Cloud-Betriebsmodell durchführen, sind Treiber von dessen Implementierung und koordinieren die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen - wie etwa Operations, Finance oder der Beschaffung.
Die Übernahme einer leitenden Rolle in FinOps ist eine logische Erweiterung der Rolle des ITAM-Teams. Man verfügt bereits über die Kontrolle sowie Transparenz hinsichtlich der lokalen Software Assets im eigenen Rechenzentrum und erweitert den eigenen Zuständigkeitsbereich im Prinzip lediglich um das Public Cloud-Management.
Für Transparenz in der Cloud sind speziell entwickelte Lösungen erforderlich, die alle Cloud Ressourcen darstellen und dabei helfen, die Verantwortlichen für die Workloads und somit die anfallenden Kosten aufzuzeigen. Mit einer zertifizierten FinOps Plattform etwa kann eine solche Transparenz schnell hergestellt werden.
Mit dem Überblick über die Cloud-Ressourcen ist das ITAM-Team bestens positioniert, um festzulegen, welche Teams für bestimmte Cloud-Deployments verantwortlich sind. Dies ist der Ausgangspunkt für eine FinOps-Strategie. Von dort aus kann ITAM mit den Finanz- und Betriebsteams zusammenarbeiten, um Cloud-Kosten zu prognostizieren und Wege zu finden, um diese Kosten über den oben gezeigten dreistufigen FinOps-Lifecycle (Informieren, Optimieren, Betreiben) zu senken.
ITAM-Teams: Gutes tun und darüber reden
Hier ergeben sich echte Chancen für ITAM-Teams, deren unternehmenskritische Rolle in der Vergangenheit gerne oft kleiner dargestellt wurde, als sie tatsächlich ist. Lange Zeit konnte ITAM oft nur vierteljährlich oder jährlich Kosteneinsparungen nachweisen – etwa im Rahmen von Vertragsverhandlungen, Lizenz-Verlängerungen oder natürlich Software-Audits.
Jetzt kann man auf die täglichen Cloud-Ausgaben verweisen und - durch solide Daten unterstützt - die Aussage treffen, dass:
- sich die geleistete Arbeit an jedem einzelnen Tag positiv auf das Unternehmensergebnis ausgewirkt hat; zudem
- der größte, mögliche Nutzen aus der Cloud generiert wurde; sowie
- die Innovationskraft des Unternehmens gesteigert werden konnte.
All das manifestiert kontinuierlich den Wert des ITAM-Teams für die Organisation.
Fazit
FinOps und ITAM sind ähnliche Prozesse, daher ist das ITAM-Team für das Cloud Financial Management oder Cloud Kosten-Management prädestiniert. Man darf allerdings nicht erwarten, dass das spezielle, unbedingt erforderliche Wissen über Cloud-Services und Workloads von einem Tag auf den anderen verfügbar ist. Obwohl FinOps und ITAM viel gemeinsam haben, besteht ein deutlicher Ausbildungsbedarf, um sicherzustellen, dass die FinOps-Initiative reibungslos verläuft.
Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, kann ein qualifizierter FinOps-Partner unterstützen. Auf diese Weise erhalten Sie in kürzester Zeit mehr Kontrolle über Ihre Cloud-Ausgaben, sodass Sie schneller von reduzierten Cloud-Kosten profitieren können. Tatsächlich sparen ITAM-Teams, die mit unseren FinOps-Experten zusammenarbeiten, in nur wenigen Wochen durchschnittlich 15 bis 20 Prozent ihrer gesamten Cloud-Kosten.
Unser Team bei SoftwareOne kann diese Ergebnisse liefern, indem es gebündeltes Fachwissen mit innovativer Technologie kombiniert. So kann gewährleistet werden, dass Ihre Cloud-Ressourcen effizient und kostengünstig eingesetzt werden. Wir analysieren zunächst Ihren aktuellen FinOps-Reifegrad und entwickeln dann die entsprechenden Empfehlungen und Maßnahmen, um eine Roadmap für die zukünftige Ausrichtung Ihres Cloud-Betriebsmodells zu entwickeln.
Weiter unterstützen wir diese Analysen mit unserem erstklassigen technischen Know-how und helfen Ihrem Unternehmen dabei, Lücken in Ihrer aktuellen Strategie zu identifizieren und diese mit effektiven Maßnahmen zu beheben. Darüber hinaus arbeiten wir mit Ihnen zusammen an bestmöglichen Cloud-Provider-Vereinbarungen sowie an „Kosteneffizienz von Anfang an“ um Ihnen ein optimales Cloud-Management zu ermöglichen.
Lassen Sie uns umgehend über Ihre FinOps-Initiative sprechen.
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