Cloud Financial Management: Wie erstellt man einen Business Case für FinOps, der den CFO und die gesamte Chefetage überzeugt? Eine Anleitung in 10 Schritten.

Mit der Cloud-Nutzung steigen die Kosten? Das ist bei den meisten Unternehmen der Fall. Sie als Verantwortlicher sehen die expliziten Herausforderungen des Cloud Financial Managements mit aller Klarheit und haben auch eine Lösung: Die FinOps-Methodik. Aber nicht alle stecken so tief in der Materie, wie Sie. Die richtige Idee zu haben und die Stakeholder davon auch zu überzeugen, sind zwei vollkommen verschiedene Dinge – zumal dann, wenn die Herausforderung relativ neu ist. In diesem Blogbeitrag lernen Sie zehn wichtige Schritte zur Erstellung eines Business Case kennen, der auch Ihre Entscheider von FinOps überzeugt. 

Sie wollen Gutes tun? Sprechen Sie darüber!

Sie haben die diversen Blogartikel gelesen, in denen SoftwareOne Sie über FinOps informiert. Sie haben unsere Whitepaper heruntergeladen. 
Sie wissen, dass SoftwareOne Premier-Partner der FinOps-Foundation ist und haben sich auf finops.org über diese neutrale Institution informiert, in deren Rahmen Tausende von Experten aus Hunderten von Unternehmen ihr Know-how und ihre Best Practices zum Cloud Financial Management einbringen und daraus die FinOps-Methodik stetig weiter optimieren.
Sie wissen, dass FinOps auch Ihrem Unternehmen helfen kann, die Cloud-Kosten wieder in den Griff zu bekommen. Jetzt müssen Sie nur noch die Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen überzeugen. 

Machen Sie aus diesem 10-Punkte-Leitfaden Ihren Pitch

Ihnen dabei zu helfen, ist Ziel dieses Leitfadens: Wir wollen Ihnen die Argumente an die Hand geben, die Sie benötigen, um einen überzeugenden Business Case für den Einsatz von FinOps in Ihrem Unternehmen zu erstellen. Natürlich müssen Sie Anpassungen vornehmen, um den Business Case an den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens auszurichten – die folgenden zehn Punkte sollten aber dennoch ein nützlicher Ausgangspunkt für die Erstellung Ihrer überzeugenden Pitch-Präsentation sein.

1. Definieren Sie die Ziele Ihrer Organisation
   Wie bei fast jedem anderen Business Case auch, so steht am Anfang auch hier der Blick auf die Ziele Ihres Unternehmens sowie die Art und Weise, wie FinOps Sie dabei unterstützt.
   Die meisten Unternehmen streben stets danach, den größtmöglichen Nutzen aus ihren Investitionen zu ziehen – im Falle der Cloud aber wird dieses Ziel oft nicht erreicht. Warum? 
   Der Hersteller Flexera schätzt, dass Unternehmen jedes Jahr mehr als 30 Prozent ihrer Cloud-Ausgaben verschwenden. Nochmal in Worten: Dreißig Prozent! Diese Statistik weist auf ein enormes Potenzial hin, das hinsichtlich Einsparungen und Senkung der Cloud-Kosten vorhanden ist. Darüber hinaus sollten Sie über die reine Kosteneinsparung als Ziel natürlich hinausgehen und sich über weiteren, potenziellen Nutzen Ihre Gedanken suchen. Welche das sind, erläutern die nächsten Punkte.  
   
   
2. Sammeln Sie Informationen zu den einzelnen Geschäftsbereichen
   Einer der Hauptvorteile der Implementierung von FinOps besteht darin, dass sämtliche verschiedenen Units oder Abteilungen Ihres Unternehmens hinsichtlich von Informationen auf dem gleichen Stand sind. Bei der Erstellung Ihres Business Cases ist es daher wichtig, sich Gedanken darüber zu machen, welche Teams an diesem neuen Informations-Flow beteiligt sein müssen und warum. Natürlich ist jede Organisation anders, aber in der Regel macht es Sinn, dass Finance, IT, Beschaffung, Legal und Operations unbedingt mit im Boot sind. 
   Wenn Sie mit dem Sammeln von Informationen in verschiedenen Abteilungen beginnen, sollten Sie die folgenden Schlüsselfragen im Hinterkopf behalten:
   
   - Was sind die KPIs jeder einzelnen Abteilung? 
   - Wie nutzt diese Abteilung Cloud-Ressourcen?
   - Welche Entscheidungsprozesse werden in der jeweiligen Abteilung angewandt? 
   
   Wenn Sie so viele Details wie möglich zusammentragen, können Sie einen äußerst wichtigen Punkt mit Fakten belegen: Und zwar, dass das jeweils aktuell angewandte System von Unit zu Unit überaus unterschiedlich ist. Keine Überraschung, aber ein wichtiges Argument für FinOps, denn mit dieser Methodik werden wichtige Abläufe in allen beteiligten Bereichen standardisiert. Die gilt besonders für Engineers, die in der Regel nur schwer „einzufangen“ und mit anderen „unter einen Hut“ zu bekommen sind. 
   
   
3. Erkennen Sie die Vor- und Nachteile aktueller Strategien und potenzieller Alternativen
   Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens ist es möglich, dass Ihr CFO mit den Einzelheiten der aktuellen Strategien zur Verwaltung der Cloud-Ausgaben nicht besonders gut vertraut ist. Ein weiterer wichtiger Teil Ihres Business Cases besteht also darin, dem CFO zu erklären, was derzeit vielleicht funktioniert, besonders aber, wo sich das Unternehmen deutlich besser aufstellen kann.
   
   Ein guter Ausgangspunkt ist es, auf die Tools einzugehen, die das Unternehmen derzeit verwendet und natürlich darauf, dass diese Tools möglicherweise nicht ausreichen. An dieser Stelle bietet sich zudem der Hinweis auf die Verschiedenheit der Strukturen innerhalb des Unternehmens an. Dass hier Optimierung erforderlich ist, lässt sich recht einfach verdeutlichen. Die durch FinOps mögliche Synchronisierung im gesamten Unternehmen ist ein wichtiges Argument, um andere von dieser Methodik zu überzeugen.
   
   
4. Präsentieren Sie Ihre Lösung: Die Etablierung einer FinOps-Praxis
   In diesem Schritt geben Sie Ihre Empfehlung zum Einsatz von FinOps in Ihrem Unternehmen klar zum Ausdruck. Zu diesem Zeitpunkt bietet sich auch eine kurze Einführung in FinOps an, wie etwa eine Darstellung der drei klassischen Phasen einer FinOps-Implementierung:
   
   - Informieren: Diese Phase konzentriert sich darauf, durch saubere Daten Transparenz zu erhalten und den einzelnen Geschäftsbereichen zu zeigen, wie viel sie tatsächlich in der Cloud ausgeben.
   - Optimieren: Mit den vorliegenden Informationen können Teams fundierte Entscheidungen treffen, um ihre Ausgaben zu optimieren und neu definierte, höhere Ziele zu erreichen.
   - Betreiben: Diese Phase ist auf lange Sicht angelegt und beinhaltet die Ausführung von Prozessen und das Erreichen der Ziele aller verschiedenen Teile der Organisation.
   
   Die einheitliche Bewertung ist ein weiterer Gedanke, der in diesem Schritt in die Diskussion eingebracht werden sollte. Durch die Auswahl einer „Einheit“ zur Messung der Cloud-Kosten (oft handelt es sich lediglich um den Umsatz) entsteht eine einfache Kennzahl, die es Ihrem Unternehmen langfristig ermöglicht, die anfallenden Cloud-Kosten zu kontrollieren. Wenn dann die Cloud-Kosten im Vergleich zur gewählten Maßeinheit im Laufe der Zeit sinken, wird der Wert von FinOps augenfällig deutlich.
   
   
5. Verdeutlichen Sie den Zusammenhang zwischen FinOps und Unternehmenserfolgen
   Es gibt zwei gute Möglichkeiten, um aus jedem Euro, den Sie in die Cloud investieren, den optimalen Nutzen zu ziehen. Die Erste besteht darin, weniger Geld auszugeben, um die gleichen Ergebnisse zu erzielen. Die Andere besteht darin, den gleichen Betrag – oder sogar mehr – im Austausch für Wachstum oder Business Value zu investieren. Beide Ergebnisse sind gleichermaßen wünschenswert – je nach dem Fokus Ihres Unternehmens, der sich mit wechselnden Geschäftsideen- und Plänen natürlich auch jederzeit ändern kann.  
   Für Sie ist es wichtig, auf den direkten Zusammenhang zwischen der Implementierung von FinOps und dem Effekt, nämlich mehr Vorteile aus Cloud-Investitionen ziehen zu können, hinzuweisen. Sie können dies erreichen, indem Sie die Kombination erläutern, die zu einer Gewinnsteigerung führt: Also schnellere Markteinführung von Produkten, der Vereinheitlichung von Business Units, der Möglichkeit, genauere Prognosen zu erstellen, das Einbinden der Engineers in einen Prozess zum Kosteneinsparen sowie letztendlich der Generierung von mehr Mitteln für Investitionen in Innovation.
   
   
6. Verbinden Sie die FinOps-Praxis mit den Zielen Ihres Unternehmens 
   Eine Investition in FinOps kann sich bereits in den ersten 30 Tagen amortisieren. 30 Tage? Ist dieser Zeitraum wirklich realistisch? Ja, denn der Umgang vieler Unternehmen mit ihren Cloud-Ausgaben ist dermaßen ineffizient, dass dieser schnelle Erfolg durchaus realistisch ist.
   
   Das kann wichtig sein, denn die Darstellung der direkten Vorteile der Implementierung von FinOps, insbesondere im Rahmen der nächsten Generation des Software Asset Managements (SAM), ist ein weiterer Schritt, der das Management davon überzeugen könnte, in diese Initiative weiter zu investieren.
   
   Auf einen positiven Nebeneffekt soll hier noch hingewiesen werden: FinOps kann die Kompetenz und damit die Motivation der Mitarbeiter verbessern. Mit den Informationen, die sie bekommen haben, um ihre Ausgaben zu optimieren und Abläufe zu rationalisieren, haben Abteilungsleiter möglicherweise das Gefühl, ein Thema endlich im Griff zu haben, das ihnen bislang eher Sorge bereitete. Nun wissen sie genau, was sie in der Cloud ausgeben und wie sie hier optimieren können. 
   
   Leider gelten Cloud-Ausgaben bei den Verantwortlichen in vielen Unternehmen als ein wahres Mysterium. Daher geraten die Kosten auch so oft außer Kontrolle. FinOps zähmt dieses „Biest“ und ermöglicht es jeder Geschäftseinheit, es sozusagen individuell zur Rechenschaft zu ziehen.
   
   
7. Erklären Sie, welche expliziten Vorteile eine FinOps-Implementierung bietet 
   Es ist eine Sache, zu erläutern, welche Vorteile Sie von FinOps erwarten – eine andere, zu erklären, wie diese Vorteile zum Tragen kommen. Zu verstehen, wie Ihr Unternehmen aus FinOps einen Nutzen zieht, hängt mit den Phasen „Informieren“, „Optimieren“ und „Betreiben“ zusammen, die wir in Schritt vier angesprochen haben.
   
   Es ist dabei besonders wichtig, die Phase „Informieren“ hervorzuheben. Auch wenn der CFO keine FinOps-Kenntnisse hat, weiß jeder Entscheider in einem Unternehmen, dass verlässliche Informationen in jedem Bereich der alles entscheidende Faktor sind: Unternehmen können fundierte Geschäftsentscheidungen nur auf der Grundlage präziser Daten treffen. Daher ist es einfach, qualitativ hochwertige Informationen als Orientierungshilfe für die Erzielung der erwarteten Vorteile zu verkaufen.
   
   
8. Erklären Sie, wie genau Ergebnisse gemessen werden
   Sie müssen bestimmte KPIs im Kopf haben, um Ihre FinOps-Praxis zu messen und zu bewerten. Möglicherweise ist es am besten, einen zentralen KPI zu haben – beispielsweise die Cloud-Ausgaben als Prozentsatz des Gesamtumsatzes – und mehrere andere Kennzahlen, die verschiedene Teile der Praxis messen. Die Bewertung der Prognose-Genauigkeit und die Reduzierung von Cloud-Verschwendung sind nur zwei von vielen potenziellen, zusätzlichen KPIs, die Sie hier integrieren können.
   
   
9. Überprüfen Sie die Kosten für die Implementierung einer FinOps-Praxis
   Irgendwann kommt es – das ist immer und überall so – dann schließlich doch einmal dazu, dass über einen gewissen Punkt beim besten Willen niemand mehr hinwegsehen kann. Das ist die Frage: “ Was kostet das alles?“ 
   Hier sind einige Kostenfaktoren, die Sie bei der Implementierung einer FinOps-Praxis berücksichtigen sollten:
   
   - Kauf und Implementierung eines Tools zur Verfolgung der Cloud-Ausgaben. Hier sollte jedoch ein Tool angeschafft werden, das für eine kontinuierliche Kostenoptimierung Ihres gesamten Softwareportfolios sorgt.
   - Die Kosten für die Änderung der Unternehmenskultur rund um Cloud-Ausgaben. Diese Kosten könnten darin bestehen, Benutzer-Champions zu identifizieren und zu gewinnen, alle Beteiligten in Bezug auf Cloud-Ausgaben zu schulen und die Entwicklung für jede betroffene Person vorab sorgsam zu planen.
   - Die Opportunitätskosten der Verfolgung anderer Projekte. Diese Kosten sind indirekt und bedeuten einen Vergleich des ROI der Implementierung von FinOps mit anderen potenziellen Projekten.
   - Einstellung zusätzlicher FinOps-Praktiker oder -Berater.
   
   Eine andere Möglichkeit, die Gesamtkosten für die Implementierung einer FinOps-Praxis zu ermitteln, ist die folgende Gleichung:
   Cloud-Nutzung + Betriebskosten = Gesamtbetriebskosten (TCO)
   
   Das Prinzip „Crawl, Walk, Run“ hilft Ihnen dabei zu erklären, wie Ihr Unternehmen die FinOps-Kosten im Laufe der Zeit skaliert. Es ist gar nicht notwendig, direkt einen Sprint zu starten und gleichzeitig erhebliche Ressourcen für diese Initiative bereitzustellen. Stattdessen können Sie auch eher langsam beginnen und kleine Schritte unternehmen, die das Unternehmen dem Ziel der vollständigen FinOps-Implementierung immer näherbringen.
   
   Auch die Möglichkeit einer sofortigen Kapitalrendite wird einen großen Eindruck auf einen CFO oder jemanden in einer ähnlichen Position machen. Wenn der Einstieg in FinOps bedeutet, die Cloud-Ausgaben sofort zu reduzieren, indem man einige Ineffizienzen und versteckte Kosten des Cloud-Computing aufspürt, ist das ein klarer Gewinn und damit eine einfache Entscheidung.
   
   
10. Überprüfung der Kosten, die entstehen, wenn keine Maßnahmen ergriffen werden
    Juristisch gesehen wäre dieser letzte Schritt Ihr Schlussplädoyer. Was kann die Organisation verlieren, wenn sie keine Maßnahmen ergreift und auf dem Status Quo verharrt?
    Die einfache Antwort ist die: Wenn es die FinOps-Praxis ablehnt, wird das Unternehmen Geld verlieren! Der Grund ist, dass Ineffizienzen bei Cloud-Ausgaben bestehen oder bald auftreten werden, wenn an dieser Stelle nicht reguliert wird. 
    
    Es gibt jedoch auch noch viele weitere, nachgelagerte Punkte, die berücksichtigt werden müssen: 
    
    - Das Verpassen potenzieller Wachstumschancen
    - Ungenaue Finanzprognosen zu Cloud-Kosten führen zu versäumten Budgets
    - Es gelingt nicht, die Kultur der Organisation zu verbessern
    - Es besteht die Gefahr, hinter wichtige Konkurrenten zurückzufallen, die eine FinOps-Praxis anwenden