Einfacher zusammenarbeiten mit MS Teams Connect – Shared Channels

Mit einer Teilen-Funktion für ganze Teams-Kanäle schickt Microsoft sein nächstes Update für die Zusammenarbeit mit MS Teams in die Public Preview Phase. Wir haben vorab schon mal auf die Details geschaut und zusammengefasst, welcher Vorbereitung und Überlegungen es bis zur ersten Nutzung bedarf.

“Noch einfacher, noch grenzenloser mit Microsoft Teams zusammenarbeiten” ist das Versprechen für die kommende “Shared Channels” Funktion in MS Teams. Was sich für die Anwender leicht und einfach anhört, könnte bei der Unternehmens-IT, die evtl. gerade eine umfangreiche M365 Einführung inkl. aller Security & Compliance Entscheidungen sowie Governance Regelungen hinter sich gebracht hat, zu einem nervösen Augenzucken führen. Das muss aber nicht so sein, wenn wir uns vorab über den Funktionsumfang und Regulierungsmöglichkeiten des neuen Features aus den verschiedenen Blickwinkeln Klarheit verschaffen.

In Zukunft können dann also, wie der Name schon sagt, einzelne Kanäle eines Teams innerhalb des Unternehmens mit weiteren Anwendern geteilt werden. Diese müssen dafür (anders als bisher bei privaten Kanälen) nicht Mitglied dieses Teams sein. Diese Art der Freigabe soll auch für ganze Teams/Nutzergruppen möglich sein. Das Marketing-Team könnte also in Zukunft einen Kanal seiner Teams-Umgebung mit den Mitgliedern des IT-Teams teilen, ohne dass hier ein Inhaltszugriff auf die weiteren Kanäle des Marketing Teams entsteht. Man sollte sich hier nur bewusst sein, dass sich die Besetzung des eingeladenen Teams fortlaufend ändern kann, die Freigabe aber bestehen bleibt.

In Zukunft können dann also, wie der Name schon sagt, einzelne Kanäle eines Teams innerhalb des Unternehmens mit weiteren Anwendern geteilt werden. Diese müssen dafür (anders als bisher bei privaten Kanälen) nicht Mitglied dieses Teams sein. Diese Art der Freigabe soll auch für ganze Teams/Nutzergruppen möglich sein. Das Marketing-Team könnte also in Zukunft einen Kanal seiner Teams-Umgebung mit den Mitgliedern des IT-Teams teilen, ohne dass hier ein Inhaltszugriff auf die weiteren Kanäle des Marketing Teams entsteht. Man sollte sich hier nur bewusst sein, dass sich die Besetzung des eingeladenen Teams fortlaufend ändern kann, die Freigabe aber bestehen bleibt.

Gleiches wird auch mit externen Nutzern außerhalb des Unternehmens möglich sein, so dass diese z.B. innerhalb eines ausgewählten Kanals eines Projekt-Teams Inhalte bearbeiten und kommunizieren können. Sofern die Administratoren beider beteiligter Umgebungen entsprechende Vorbereitungen getroffen haben (siehe Abschnitt „die administrative Kontrolle“), benötigt die externe Person keinen Gast-Account mehr, sondern kann direkt innerhalb ihrer eigenen MS Teams Umgebung auf die mit ihr geteilten Kanäle zugreifen, die in der Liste ihrer Teams angezeigt werden. Damit entfällt das oft nervige Account-Hopping mit An- und Abmelden in die verschiedenen Gast-Accounts.

Als Ersteller ist man gleichzeitig Besitzer und Administrator des Shared Channels und ist verantwortlich für dessen Berechtigungen und Lebenszyklus. Somit kommt auf diese Nutzergruppe noch etwas mehr Verantwortung zu, zumal die Mitgliederverwaltung eines Shared Channels hier komplett von der des Teams unabhängig ist.

Wenn sich die Erwartungen erfüllen, könnte vielerorts die oft genutzte 2-Teams-Strategie davon abgelöst werden. Oft wird bisher ein Teams für den internen Teil des Projektes angelegt und ein weiteres für die externe Zusammenarbeit im Projekt, um hier strikt und sicher zu trennen. Das könnte sich damit ändern.

Die Shared Channels verhalten sich hier nicht anders als die privaten Teams-Kanäle und stellen im Hintergrund des Kanals ihre eigene SharePoint Site bereit, auf der alle Inhalte unter den separaten Berechtigungen gespeichert werden.  Generell gilt: Die Heim-Umgebung des Shared Channels hält alle Daten und Informationen. Daher gilt für diese auch uneingeschränkt die dortige Security und Compliance mit deren Policies und es wird z.B. das Label eine Teams an den Kanal vererbt.

Per Default wird die Erstellung von Shared Channels eingeschaltet sein, lässt sich aber global deaktivieren und dann auf User-Policy Ebene einzelnen Anwendern ermöglichen. Separat dazu kann geregelt werden, wer einen Shared Channel nach extern freigeben, oder Einladungen zu externen Channels annehmen kann.

Bevor allerdings externe Shared Channels in eingehende oder ausgehende Richtung möglich sind, muss von den beiden beteiligten Umgebungen eine „B2B direct connect“ Beziehung als oberste Kontrollinstanz eingerichtet werden.

Die darin enthaltenen Cross-Tenant Access Settings, die die wechselseitige Freigabeoption (inbound/outbound) und deren Rahmenbedingungen genau definiert, stellt hier klar was möglich wird und was nicht. Also doch kein Augenzucken wegen der detaillierten Steuerungsmöglichkeiten pro Zusammenarbeitspartner und User.

Mit mehr Möglichkeiten in der Zusammenarbeit wächst auch die Verantwortung bei Anwendern und Admins (!), das notwendige Regelwerk technisch und organisatorisch aufzustellen und einzuhalten.

Dafür sind allerdings ausreichend technische Möglichkeiten gegeben, den kontrollierten Rahmen für die zusätzlichen Zusammenarbeitsoptionen vorzugeben. Natürlich sollte ein Unternehmen bei allen technischen und organisatorischen Details auch hier entsprechendes Adoption und Change Management betreiben und den Nutzern in ihrer verantwortungsvollen Rolle den notwendigen Support anbieten.