MAS – Microsoft Advisory Services von SoftwareOne

Jemand hat Microsoft einmal mit einem Brombeerstrauch verglichen. Fantastische, wohlschmeckende Früchte, ein Wunder der Natur, die dabei mit zunehmendem Wachstum des Strauches sogar noch immer besser werden, zugleich aber auch von immer dichterem, dornigem Geäst umgeben sind. Wie soll man sich in dem riesigen Busch zurechtfinden und vorteilhaft ernten, ohne sich im Geäst rettungslos zu verlieren, sprich: Die Investition technologisch und kaufmännisch zu optimieren? Gibt es im Falle von Microsoft entsprechende Services der Beratung? Ja, und davon handelt dieser erste Teil einer vierteiligen Blogreihe, die richtiges „Ernten“ mit Hilfe von Microsoft Advisory Services am Beispiel einer fiktiven Firma erläutert.

1. Warum ist es für Unternehmen eigentlich schwierig, die richtige Microsoft Technologie zum bestmöglichen Preis zu finden? Das sind die Herausforderungen.
2. Das wäre eine Lösung: Ein Microsoft Advisory Services Projekt mit SoftwareOne
3. Die Dauerlösung: Die Microsoft Advisory Services von SoftwareOne als Managed Service
4. Die Microsoft Advisory Services nach der FinOps-Methodik als Managed Service

1. Die Herausforderung, die richtige Microsoft Technologie zum bestmöglichen Preis zu finden.

Die TIRELI GmbH
Wir begleiten in diesen Blogbeiträgen die Reise der TIRELI GmbH. Die Firma ist ein deutsches Unternehmen mit Hauptsitz in einer bekannten deutschen Großstadt, dazu kommen einige Niederlassungen im In- wie auch im Ausland. Die TIRELI GmbH ist seit über zwei Jahrzehnten in diversen Bereichen sowohl der Produktion, wie auch von Dienstleistungen aktiv und hat am Markt einen überaus guten Ruf. Den verdankt sie nicht zuletzt der Kompetenz und dem Engagement ihrer rund 6000 Mitarbeiter. Zwei davon wollen wir Ihnen näher vorstellen. 
Einmal ist da Zoe Zio: Sie ist die Leiterin der IT; also mit anderen Worten, der CIO. Eine Power-Frau mit langjähriger Erfahrung, die weiß, was sie will und wovon sie spricht. An sie berichtet Steffen Stelf, ihr Stellvertreter. Ebenfalls ein versierter Experte und Fachmann, der zudem über die Eigenschaft verfügt, Sachverhalte auf sehr blumige Weise bildhaft deutlich zu machen.

Technologische Anforderungen hier – kaufmännische Fragen dort

Zoe: „Steffen?“ 
Der hört sie gar nicht. Zumindest tut er so.
Zoe, lauter: „Steffen!!!“
Steffen: „Zoe?“ 
Zoe: „Steffen, Du solltest die Schreibweise Deines Namens ändern: Von Steffen Stelf in Steffen Stealth.“
Steffen: „Stealth? So wie das Tarnkappenflugzeug? Warum?“
Zoe: „Weil Du jetzt tagelang so gut wie unsichtbar gewesen bist. Zudem schleichst Du auffällig leise herum und sagst nichts. Immer, wenn Du das machst, gibt es ein Problem. Was ist dieses Problem?“ 
Steffen: „Aber Zoe: Es gibt doch keine Probleme, nur Herausforderungen.“
Zoe: „Gut. Raus damit: Was ist gerade die Herausforderung.“ 
Steffen: „Microsoft.“
Zoe: „Geht es etwas genauer?“
Steffen: „Nehmen wir uns einen Kaffee…“
Gesagt – getan. Bald sitzen beide beim Kaffee. Erst weiß Steffen gar nicht recht, wo er beginnen soll – dann sprudelt es aus ihm heraus.
Steffen: „Also: Ich hatte endlose Meetings mit dem Vertrieb und dem Einkauf. Es ging beim Vertrieb um die Microsoft-Technologie, also die Lösungen und Tools, die wir verwenden. Beim Einkauf war es das Thema, wie man eben diese Technologie am günstigsten einkauft.“
Zoe: „Ich habe auch von mehreren Seiten gehört, dass es da irgendwo hakt. Aber wo genau? Was erzählen die?“
Steffen: „Es geht um eine Diskrepanz zwischen der Microsoft-Technologie und den damit verbundenen Lieferverträgen. Wie soll man das erklären? Also mich erinnert das irgendwie an mein Studium: Meistens war, wenn mein Geld schon alle war, noch Monat übrig.“
Zoe, lacht: „So war es bei mir auch oft. Aber was hat das mit Microsoft zu tun?“ 
Steffen: „In der Regel wird ein mehrjähriger Liefervertrag abgeschlossen, weil die Software so mit Abstand am günstigsten zu beschaffen ist. Das Problem, sorry, die Herausforderung ist nun, dass aber nie zum Renewal-Datum eines Vertrages zufällig auch gerade neue Technologien gelauncht werden.“
Zoe: „Verstehe. So wie bei Dir Monat und Geld als Student nicht immer synchron liefen, ist jetzt oft noch Liefervertrag übrig, wenn längst neue Technologien auf den Markt kommen, richtig?“
Steffen: „Genauso ist es. Oder anders herum – denn es sind ja zwei Varianten denkbar, die beide überaus unvorteilhaft sind. 
Der Vertrieb schreit nach den aktuellsten Lösungen. Verständlich, weil uns die Konkurrenz, wenn wir mit veraltetem Kram arbeiten, abhängt.“

Zweimal abgeschnitten. Immer noch zu kurz? 

Steffen: „Möglichkeit 1: Es wird dem entsprochen und ein neuer Liefervertrag abgeschlossen. Dann bleiben wir im Rennen, zahlen aber für die Restdauer des alten Vertrages für Technologie, die keiner nutzt. Das ist extrem unwirtschaftlich.
Möglichkeit 2: Man sagt, „Arbeitet doch mit dem, was Ihr habt.“ und lässt den alten Vertrag auslaufen. Dann erst wird ein neuer für die aktuellste Technologie abgeschlossen. Vielleicht ist das wirtschaftlicher – dafür hinsichtlich unserer Position am Markt möglicherweise aber ein Desaster!“
Zoe: „Das ist also der Kern der Herausforderung. Klar, dass das immer wieder zu Diskussionen führt. Die Frage ist eben, wie man den Knoten löst.“
Steffen: „Genau. Es kommen allerdings noch einige Komponenten hinzu, die die ganze Angelegenheit weiter verkomplizieren. Wir haben hier ein ganzes Netz aus Anforderungen, die einander bedingen oder auch ausschließen: Da ist einmal das Budget. Dann sind da die technologischen und geschäftlichen Anforderungen. Und dann die aktuelle Nutzung der Cloud Services und unsere zukünftige Strategie: Wie sollen wir eine technologische Roadmap definieren, die Sinn macht …“
Zoe: „… wenn wir das alles mit sich rasant wandelnden Software-Nutzungsbedingungen und vertragliche Aspekten unter einen Hut bringen müssen. 
Gut, dass Du Dich da nochmal reingehangen hast, Steffen. Wir müssen diese Herausforderung zeitnah angehen.“
Steffen: „Eine Herausforderung – aber kein Problem. Ich kenne da jemanden bei SoftwareOne. Der beschäftigt sich seit Jahren ausschließlich mit Microsoft und eben diesen Fragen. Ich rufe mal Massimo an.“  

Microsoft Advisory Services: Eine Thematik, die so gut wie alle Unternehmen betrifft

Schon am Tag darauf ist die Kaffeerunde zu dritt. 
An dieser Stelle lernen wir die Person kennen, die Licht in das Microsoft-Dunkel von Zoe und Steffen bringen soll: Massimo Swoboda. Der Name kommt ihnen bekannt vor? Richtig: Massimo ist der Bruder von Sam Swoboda, der die TIRELI GmbH vor kurzem bei Einsparungen im Software-Bereich beriet und ein Cost Take-Out Projekt erfolgreich realisiert hatte.
Wie sein Bruder, so ist auch Massimo schon seit Jahren Consultant bei SoftwareOne; angeblich hat er noch die Zeiten von Word 1.0 selbst erlebt. Wie auch immer, eins ist sicher: Er hat jahrelange Erfahrung hinsichtlich Microsoft und eigentlich in diesem Bereich schon alles einmal gesehen.
So reichen Massimo auch wenige Sätze von Zoe und Steffen, um über die aktuelle Herausforderung der TIRELI GmbH bereits genau im Bilde zu sein. 

Massimo: „Eins kann ich Euch schon vorab versichern: Ihr seid absolut nicht alleine! Hinsichtlich Cloud Services sehen sich fast alle Unternehmen mit der von Euch als Netz beschriebenen, zunehmenden Komplexität konfrontiert – nicht zuletzt natürlich auch deshalb, weil sich bei Microsoft die Produkt-Innovationen in immer schnellerer Folge ablösen.“
Zoe: „Was ja eigentlich auch überaus positiv zu bewerten ist!“
Massimo: „Selbstverständlich: Aber dennoch muss man Mechanismen oder Prozesse etablieren, um dabei trotz zunehmender Komplexität den optimalen Mehrwert aus diesen innovativen Microsoft-Lösungen sowie -Diensten zu schöpfen und den Return of Invest im Softwarebereich zu optimieren.“
Steffen: „Aber wie?“ 
Massimo: „Tatsächlich bieten wir mit MAS, unseren Microsoft Advisory Services eine Hilfestellung an, die dieses Netz aus Rahmenbedingungen in den Griff bekommt. Wir sehen uns morgen Vormittag wieder – dann erkläre ich Euch die Details, Einverstanden?“ 
Und ob Zoe und Steffen einverstanden sind.
Zoe: „Ich bin mal gespannt, wie MAS genau aussieht und zuversichtlich, dass SoftwareOne uns helfen kann: Die haben hier ja auch schon andere Baustellen nachhaltig beseitigt. 
Aber mal ganz was anderes. Sag mal Steffen: Was hast Du denn als Student gemacht, wenn am Ende vom Geld noch Monat über war?“
Steffen: „Ich bin dann immer ins „Hotel Mama“ gezogen. Wieso?“ 

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2. Der Weg eines Unternehmens zur richtigen Microsoft Technologie zum bestmöglichen Preis.

Die TIRELI GmbH
Wir begleiten in diesen Blogbeiträgen die Reise der TIRELI GmbH. Die Firma ist ein deutsches Unternehmen mit Hauptsitz in einer bekannten deutschen Großstadt, dazu kommen einige Niederlassungen im In- wie auch im Ausland. Die TIRELI GmbH ist seit über zwei Jahrzehnten in diversen Bereichen sowohl der Produktion, wie auch von Dienstleistungen aktiv und hat am Markt einen überaus guten Ruf. Den verdankt sie nicht zuletzt der Kompetenz und dem Engagement ihrer rund 6000 Mitarbeiter. Zwei davon wollen wir Ihnen näher vorstellen. 

Einmal ist da Zoe Zio: Sie ist die Leiterin der IT; also mit anderen Worten, der CIO. Eine Power-Frau mit langjähriger Erfahrung, die weiß, was sie will und wovon sie spricht. An sie berichtet Steffen Stelf, ihr Stellvertreter. Ebenfalls ein versierter Experte und Fachmann, der zudem über die Eigenschaft verfügt, Sachverhalte auf sehr blumige Weise bildhaft deutlich zu machen.
Dritter Protagonist ist Massimo Swoboda. Der Name kommt ihnen bekannt vor? Richtig: Massimo ist der kleine, pardon, jüngere Bruder von Sam Swoboda, der die TIRELI GmbH vor kurzem bei Einsparungen im Software-Bereich beriet und ein Cost Take-Out Projekt erfolgreich realisiert hatte.

Wie sein Bruder, so ist auch Massimo schon seit Jahren Consultant bei SoftwareOne; angeblich hat er noch die Zeiten von Word 1.0 selbst erlebt. Wie auch immer, eins ist sicher: Er hat jahrelange Erfahrung hinsichtlich Microsoft und in diesem Bereich schon alles einmal gesehen.
Und wieder sitzen die drei schon morgens früh in den Räumlichkeiten der TIRELI GmbH beim Kaffee.

Was ist MAS? Welche Ziele stecken dahinter?

Zoe: „Massimo, was dürfen wir uns unter MAS, dem Microsoft Advisory Service von SoftwareOne vorstellen?“ 
Massimo: „Der Service wurde entwickelt, um in einer ganz bestimmten Situation Hilfestellung zu geben: Ihr hattet Euch ja auch unser 60-Sekunden Video zum Thema Microsoft Advisory Services angesehen, nicht wahr?“

Zoe und Steffen nicken.

Zoe: „Ja, das Video hat eigentlich alles recht schön zusammengefasst: MAS hilft auf der Suche nach der idealen Software zum günstigsten Preis – vor dem Hintergrund, dass sich Business-Anforderungen rasant wandeln.“
Steffen: „Genau. Das ist bei uns der Fall – ebenso, wie wir auf der anderen Seite in langfristigen Lieferverträgen stecken.“
Massimo: „ Eben: Und die langfristigen Verträge bereiten dabei Probleme … sorry, schaffen Herausforderungen hinsichtlich - ich greife mal die vier Stichworte aus dem Video auf -  Return on Value, Lizenzexpertise, Risikomanagement und Transparenz. Und jeden dieser Punkte nimmt unsere Beratungsleistung in Angriff.“
Zoe: „Entschuldige, wenn ich etwas pragmatisch nachfrage: Mit welchem Ziel genau?“
Massimo: „Pragmatische Frage – pragmatische Antwort: Ziel ist die Schaffung eine idealen Lizenzierungssituation, um Eure langfristigen Geschäftsziele unter Berücksichtigung von Budget, technischen Möglichkeiten, Produktnutzungsrechten, Einsatzszenarien und anderen technologischen Investitionen, die zur Verfügung stehen, zu erreichen. Es soll sichergestellt werden, dass Ihr über einen Investitionsplan verfügt, der technologisch und zeitlich angemessen ist und damit sowohl kurzfristige wie auch langfristige Roadmap-Anforderungen erfüllt.“
Steffen: „Das klingt nah der Erfüllung all unserer Wünsche, um nicht zu sagen, der Lösung all unserer Probleme. Aber auch ganz schon ambitioniert. Wie geht Ihr genau vor?“

Wie geht MAS vor sich – Pflicht und Kür

Massimo: „Punkt 1 ist das Solution Alignment. Also, zu Deutsch, der Beginn der Anstrengung, alles unter einen Hut zu  bekommen. Dazu sammeln wir alle relevanten Information und Daten und bewerten so Eure geschäftlichen und technologischen Anforderungen, Eure Prioritäten sowie die in Frage kommende Ausrichtung der Microsoft-Lösung - natürlich mit entsprechender Berücksichtigung der verfügbaren und vielleicht schon für die Zukunft angekündigten Lizenzmodelle.“ 
Zoe: „Sammeln, sagst Du? Wie genau geht dieses Sammeln vor sich?“ 
Massimo: „Den Rahmen dazu bietet ein von uns nach bewährten Mustern strukturierter Workshop, bei dem wir – vor Ort oder remote – die Business-Stakeholder interviewen. 
Ziele sind ein Business Discovery zum Verständnis der Anforderungen. Daraus folgt die Beurteilung der technologischen Roadmap mit Überlegungen zur Lizenzierung, die Definition von Benutzerprofilen auf der Grundlage von Funktionalitäten und die Betrachtung der Produktnutzungsrechte, einschließlich der Auswirkungen von Software Assurance, Vertragsbeschränkungen, Lizenzmodellen auf die Nutzung von Microsoft-Lösungen und  Diensten.“
Steffen: „Ein ambitionierter Plan!“
Massimo: „Richtig. Aber nur wenn wir verstehen, was genau bei Euch läuft, Stichwort „Discovery“, können wir die Technologie auf die geschäftlichen Anforderungen ausrichten. Ohne das werden später leider Akzeptanz und Unterstützung beim Aufbau eines künftigen Technologie-Business-Case fehlen.“
Zoe: „Was genau steht auf dem Prüfstein, bzw. wird „entdeckt“?“
Massimo: „Was relevant ist, also etwa Benutzerprofile, die technische Ausrichtung, bestehende Microsoft-Vereinbarungen und  Berechtigungen, die Fragen des Future Datacenter oder der Kerninfrastruktur. Dazu kommen Lizenzierungs- und Geschäftsmodelle für Azure sowie diverse weitere Punkte. Ganz wichtig aber ist: Ihr beiden müsst sicherstellen, dass die wichtigsten Ansprechpartner mit den entsprechenden Rollen und Kenntnissen zur Verfügung stehen, um Themen innerhalb des Projektumfangs angemessen anzugehen.“
Zoe: „Logisch. Könnten wir diese Feststellungen theoretisch nicht auch selbst vornehmen?“
Massimo: „Selbstverständlich. Theoretisch zumindest. Aber aller Erfahrung nach nur mit einer unglaublich langen Einarbeitungszeit. Du würdest über Monate nichts anderes tun, hättest am Ende aber immer noch nicht die Erfahrung aus vielen Jahrzehnten und unzähligen Projekten, die unsere Experten mitbringen.“
Zoe: „Das leuchtet ein: Hier scheint es mir wie zum Beispiel beim Steuerberater zu sein. Je größer der Rahmen, desto mehr Fachwissen ist erforderlich; genauer gesagt ist es so viel Know-how, dass es wirtschaftlicher ist, es quasi „einzukaufen“ – so wie Ihr es anbietet, als Managed Service!“ 
Steffen: „Da ist was dran. Natürlich müsst Ihr auch sehr ins Detail gehen, richtig?“
Massimo: „Korrekt, Steffen. Und dazu zählen zum Beispiel:
Aufbau von Verständnis für Eure Benutzer-Technologieprofile – der aktuellen, aber, ganz wichtig, auch der geplanten.
Die Durchführung eines Data Layers. Unerlässlich für eine fundierte Bewertung des Ist-Zustands Eurer Software-Umgebung.“
Steffen: „Verstehe – das alles sind quasi die „Hausarbeiten“ – so wie beim Arzt Fieber- und Blutdruck messen.“ 
Massimo, lacht: „Sehr schön Steffen. Ja, so könnte man es beschreiben. Natürlich hinkt der Vergleich, den die TIRELI GmbH ist nicht krank. Im Gegenteil. Aber wo wir schon bei hinkenden Vergleichen sind: Als nächsten Schritt schauen wir für Euch in die Apotheke. Sprich, wir scannen das gesamte, komplexe und – wenn man nicht wirklich drin steckt – teils sehr undurchsichtige Angebot von Microsoft nach geeigneten Lizenzierungsoptionen. Das Ergebnis ist eine transparente Analyse der für Euch in Frage kommenden Lizenzoptionen samt einer Prognose vorhersehbarer Kosten sowie darüber hinaus gehenden Empfehlungen von unserer Seite.“

Wissen ist Macht – alle Kniffe beim Einkauf kennen, macht was her!

Zoe: „Das klingt so, als hätten wir danach tatsächlich die Technologie, die wir bräuchten. Aber die günstigste Methode zum Einkauf zu kennen und sie auch umzusetzen sind aller Erfahrung nach zwei grundverschiedene Dinge. Wie kann der Einkauf das, was wir brauchen, auch optimal beschaffen?“
Massimo: „Mit unserer Hilfe. Zunächst durch ein umfassendes Advisory hinsichtlich der Optimierung bestehender Lizenzbestände – natürlich BEVOR  auch nur irgendein Vertragsabschluss erfolgt.“
Steffen: „Logisch: Wenn der Tank 50 Liter fasst, brauche ich ja keine 50 zu tanken, wenn noch 20 drin sind, oder?“ 
Massimo: „Steffen, Du bist heute in Hochform. Auch das kann man sicherlich so beschreiben. 
Jetzt aber kommt ein wesentlicher Teil von MAS: Verhandlungsunterstützung. Wir reden zusammen mit Euch mit dem Hersteller. Mit unseren Kenntnissen und unserer Erfahrung verschaffen wir Euch Verhandlungsvorteile. Damit erzielt die TIRELI GmbH die optimalen Vertragsabschlüsse.“

Das Ergebnis von MAS – Vorteile im Überblick

Zoe: „Eben hatten wir das Ziel klar definiert. Wenn ich nun zu meinem Vorstand gehe, um denen MAS vorzuschlagen. Welche Vorteile ergeben sich für TIRELI, wenn das Ziel erreicht ist?“
Massimo: „Ich fasse das gerne für Euch zusammen: Da gibt es fünf Punkte. 

Erstens: Return on Investment. Ihr erfahrt Wertsteigerung durch sinnreiche Ausgabenverwaltung für die gesamte Cloud-Investition.
Zweitens: Cloud Cost Optimization. Ihr zeichnet Verträge mit dem richtigen Volumen und den richtigen Kosten im Einklang mit Eurer Geschäftsstrategie.
Drittens: Expertise. Ihr verfügt über Mitarbeiter mit dem Wissen zur kontinuierlichen Verwaltung und Optimierung von Lizenzverträgen.
Viertens: Risikomanagement. Ihr besitzt Klarheit über die Auswirkungen von Technologieentscheidungen auf die Lizenzierung und könnt so ungünstige Vertragsbedingungen vermeiden.
Und last but not least: Transparenz. Ihr profitiert von faktenbasierten Lieferanteneinblicke zum Benchmarking von Verträgen und Preisen.


Zoe: „Danke Massimo: Ich denke, wir werden SoftwareOne mit dem Microsoft Advisory Service beauftragen. Ich denke auch, als Managed Service.“
Massimo: „Das würde mich freuen – danke für Euer Vertrauen!“ 

Schweigen. Zoe begibt sich gedanklich schon hinauf in das Büro des Vorstandes. Steffen geht noch etwas im Kopf herum, was ihm scheinbar keine Ruhe lässt.

Steffen: „Massimo, eine abschließende Frage: Hattest Du als Student auch manchmal das Problem, dass noch Monat über war, wenn das Geld schon am Ende war?“ 
Massimo: „Nein, nie. Ich war aber auch bei SoftwareOne als Werkstudent angestellt. Warum fragst Du das, Steffen?!?“

Wie finden Sie die richtige Microsoft Technologie zum bestmöglichen Preis?

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3. Die Dauerlösung: die Microsoft Advisory Services von SoftwareOne als Managed Service

Die TIRELI GmbH
Wir begleiten in diesen Blogs die Reise der TIRELI GmbH. Die Firma ist ein deutsches Unternehmen mit Hauptsitz in einer bekannten deutschen Großstadt, dazu kommen einige Niederlassungen im In- wie auch im Ausland. Die TIRELI GmbH ist seit über zwei Jahrzehnten in diversen Bereichen sowohl der Produktion, wie auch von Dienstleistungen aktiv und hat am Markt einen überaus guten Ruf. Den verdankt sie nicht zuletzt der Kompetenz und dem Engagement ihrer rund 6000 Mitarbeiter. Zwei davon wollen wir Ihnen näher vorstellen.
Einmal ist da Zoe Zio: Sie ist die Leiterin der IT; also mit anderen Worten, der CIO. Eine Power-Frau mit langjähriger Erfahrung, die weiß, was sie will und wovon sie spricht. An sie berichtet Steffen Stelf, ihr Stellvertreter. Ebenfalls ein versierter Experte und Fachmann, der zudem über die Eigenschaft verfügt, Sachverhalte auf sehr blumige Weise bildhaft deutlich zu machen

Wie lange ist der richtige Kurs der richtige Kurs?  

Zoe, Steffen und Massimo sitzen zusammen und lassen - bei einem Kaffee - das Microsoft Advisory Services Projekt Revue passieren. In dessen Verlauf konnte die SoftwareOne vor einigen Monaten der TIRELI GmbH tatsächlich helfen, die ideale Microsoft Software zum günstigsten Preis zu identifizieren und damit eine recht verfahrene Lage bereinigen.  

Zoe: „Massimo, wir sind extrem zufrieden. Mit den systematischen Evaluierungen und den darauf basierenden Analysen Eurer Microsoft Advisory Services ist es uns in der Tat gelungen, unsere Firma hinsichtlich Microsoft-Software auf den richtigen Kurs zu lenken. Aber nun – wie soll ich es ausdrücken… Steffen, hilf mir bitte. Worüber wir gestern sprachen - wie soll ich das sagen?“  
Steffen: „Gerne, Zoe. Also, Kurs ist schon das richtige Wort. Denn in der Tat ist es wie beim Schiff. Dem Matrosen am Steuer zu sagen „Kurz Nordnordwest 142 Grad – volle Kraft voraus!“ reicht für einige Zeit – auf hoher See. In engen Gewässern aber, noch dazu, wenn der eigene Kurs den anderer Schiffe kreuzt, muss an der Peilung eigentlich stetig und permanent gearbeitet werden. Und nicht mal auf hoher See geht das. Strömungen, Stürme lassen auch hier das Schiff vom Kurs abdriften, die Gezeiten …“  

Zoe: „Danke, Steffen. Tatsächlich Massimo, so stellen wir fest, ist die Beschäftigung mit Microsoft ein Fulltime-Job. Wenn ich Dich damals, vor dem Projekt, aber richtig verstanden habe, bietet Ihr die Microsoft Advisory Services auch als Managed Service an?“  
Massimo: „Das tun wir. Und wirklich ist es so, dass viele SoftwareOne Kunden, die MAS als Projekt erprobt haben, auf die Managed Service Schiene schwenken – pardon – bei MAS einen Managed Service Kurs einschlagen. Hauptunterschied ist, dass sich die einmalige Beratung in einen laufenden Support durch unsere Consultants wandelt.“  
Steffen: „Klar. Macht Sinn! Wenn der Gärtner den Garten nur einmal im Jahr pflegt, findet er ihn jedes Mal völlig zu gewuchert vor. Kommt er hingegen einmal in der Woche, braucht er oft lediglich festzustellen, dass alles gut ist – oder zu planen, wann was fällig wird. Das Mähen des Rasens, das Trimmen der Hecke, das Schneiden der duftenden Rosensträuche, die…“  
Zoe: „Danke! Steffen! Verstanden!“  
Massimo: „Auch wenn vielleicht ein Baum morsch ist, wird das bei regelmäßigem Check gesehen, im Verlauf eines Jahres ist er vielleicht schon aufs Haus gestürzt…“  
Zoe: „Danke auch Dir, Massimo: Verstanden! Jetzt gib uns mal Details zum Managed Service.“  
Massimo: „Aber sicher.“  

MAS als Managed Service

Massimo: „Wir von SoftwareOne definieren das so: Ziel von SoftwareOne ist es, beim Kunden eine ideale Lizenzierungssituation zu schaffen, um die langfristigen Geschäftsziele des Kunden unter Berücksichtigung von Budget, technologischen und geschäftlichen Anforderungen, aktueller und geplanter Nutzung der Cloud Services, Software-Nutzungsbedingungen und vertraglichen Aspekten, erreichen zu können.“  
Zoe: „On-Premises und in der Cloud, versteht sich?“  
Massimo: „Versteht sich! Bei der Optimierung der aktuellen Microsoft Lizenzverträge und gleichzeitiger Ausrichtung der Lizenzierung auf die geschäftlichen Anforderungen und technologische Roadmap des Kunden, spielt die Cloud - angesichts der steigenden Nutzung von Cloud Services und den damit verbundenen Ausgaben für Online Services – natürlich eine entscheidende Rolle!“  
Steffen: „Das ist gut, denn wie die meisten Unternehmen so geht es auch bei TIRELI darum, Mehrwerte aus den Microsoft-Lösungen und -Diensten zu schöpfen. Was hat es in diesem mit der „Modern Commerce“ Initiative von Microsoft auf sich?“  
Massimo: „Die wurde ins Leben gerufen, um die eigene Plattform so zu modernisieren, um auf eine immer schnellere Entwicklung von Online Services reagieren zu können. Diese Reaktion unterstützt permanent unser MAS als Managed Service!“  
Zoe: „In welchem zeitlichen Rahmen läuft das ab? Wie ist der – sagen wir mal – der Lieferumfang?“  
Massimo: „Zuerst definieren wir die Variablen, wie Standorte, eventuelle Tochtergesellschaften, die Anzahl der User, Desktops, Server etc. Kurz: Alle Daten, die den Umfang der Leistungen festlegen. Das ist in Eurem Fall ja bereits durch das MAS Projekt geschehen. Bei der Ausweitung eines Projekts zum Managed Service geht die Sache meist recht schnell über die Bühne. Ich würde es so ausdrücken: Das Projekt wird permanent. Über die Dauer wird dann ebenfalls gesprochen.“  
Steffen: „Da spielt die Dauer der aktuellen Microsoft-Verträge sicher eine Rolle?“  
Massimo: „Genau: Ein Beispiel für eine vom Zeitpunkt bestimme Vertragsleistung ist zum Beispiel der Negotiation Support – also unsere Euch unterstützende Teilnahme an anstehenden Verhandlungen mit dem Hersteller: Dies wird logischerweise durch das Auslaufdatumdatum des primären Microsoft-Vertrags bestimmt.“  
Zoe: „Der Sinn der ganzen Beratung – sagen wir mal Synchronisation von kaufmännischen und technischen Zyklen, bestimmt einen sinnvollen Einstieg in den Managed Service?“  
Massimo: „So könnte man das ausdrücken. In der Folge sind die Microsoft Advisory Services als „MAS Managed“ Angebot so aufgebaut, dass während der gesamten Laufzeit des Microsoft-Vertrags des Kunden eine fundierte Consultingleistung als dauerhaftes Angebot zur Verfügung steht: Basierend auf dem bestehenden Data Layer, für den Ihr die vorhandenen Inventory Daten und Reports der eingesetzten SAM-Technologie nutzt, sowie Microsoft 365 Utilization Reports - wie zum Beispiel aus PyraCloud 365 Analytics; dem entsprechenden Tool in der von uns entwickelten und von Euch schon lange genutzten PyraCloud Plattform.“  
Steffen: „Mit diesen Daten als Grundlage könnten wir eigentlich während der gesamten Microsoft Vertragslaufzeit unseren IT- und Business-Stakeholdern eine Analyse der Ist-Situation liefern, oder?“  
Massimo: „Richtig, Steffen. Infos liefern einerseits und – ganz wichtig - die daraus notwendige Aktivitäten ableiten! Also permanente Korrektur des Kurses, der für das Schiff optimal ist!  
Zoe: „Faszinierend!“  
Massimo: „Stimmt. Das ist der Vorteil von MAS als Managed Service! Ihr erhaltet nicht einmal, sondern konstant Ergebnisse! Damit ist sichergestellt, dass Ihr über einen Investitionsplan in der richtigen Höhe verfügt, der sich technologisch und zeitlich im definierten Rahmen bewegt und der neben den kurzfristigen auch die langfristigen Roadmap-Anforderungen erfüllt.“  

Nicht nur Gutes tun – sondern auch in der Chefetage darüber reden  

Steffen: „Wie wird das dokumentiert? Wir müssen das auch alles dem Vorstand erklären.“  
Massimo: „Keine Sorge – das ist eine der Stärken des Managed Service. Wir erstellen dazu zum Beispiel eine Microsoft 365 Investment Scorecard, die das Erzielen von Kosteneinsparungen und die Steigerung der Wertschöpfung über die Vertragslaufzeit hinweg vorgibt. Dazu kommen realistisch umsetzbare Right-Cost- und Right-Size-Empfehlungen, um Azure-Kosten zu optimieren.  
Übrigens ist, nebenbei bemerkt, diese Cloud Cost Analysis inzwischen auch ein Hauptbestandteil der FinOps-Methodik. Damit könnt Ihr richtig punkten!  
Oder die Workshops. In Workshops liefern wir Licensing Updates. So behaltet Ihr den Überblick über relevante Lizenzierungs-Updates, Beratung zu Chancen und Risiken. Wir optimieren übrigens auch Euer eigenes Reporting – wie etwa das Lizenz-Reporting an Microsoft, um so die vertraglichen Anforderungen zu erfüllen.“  
Steffen: „Gilt das alles nur für das Daily Business oder auch für Sonderprojekte?“  
Massimo: „Alles möglich! Dafür gibt es unser License Design Advisory. Dahinter verbirgt sich On-Demand Support zur Beratung hinsichtlich möglicher Lizenzierungsoptionen für geplante IT-Projekte, samt einer Abschätzung der anfallenden Kosten und Best-Practice Empfehlungen.“  

Microsoft Advisory Service und FinOps 

Steffen: „Zoe, was denkst Du? Der MAS Managed Service scheint mir die passende Maßnahme zu sein, um eine unserer größten, permanenten Herausforderungen in eine echte Chance zu wandeln.“  
Zoe: „Das denke ich auch. Massimo, wir brauchen sofort ein Angebot.“  
Massimo: „Gerne, kommt umgehend. Noch eins: Ich sprach eben schon von FinOps. Da haben sich ganz aktuell, mit dem neuen Status von SoftwareOne als Premier Member der FinOps Foundation, auch für unsere Microsoft Advisory Services wieder weitere, vollkommen neue Perspektiven ergeben, von der die TIRELI GmbH enorm profitieren kann!“  
Steffen: „FinOps? Ich glaube, das hatten wir an der Uni!“  
Zoe: Das glaube ich nicht Steffen. Es sei denn, Du hättest erst letztes Jahr und nicht schon 1990 Examen gemacht. Also beim nächsten Mal mehr über FinOps! Massimo, ich bin gespannt!“

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4. Die Microsoft Advisory Services nach der FinOps-Methodik als Managed Service

Die TIRELI GmbH
Wir begleiten in diesen Blogbeiträgen die Reise der TIRELI GmbH. Die Firma ist ein deutsches Unternehmen mit Hauptsitz in einer bekannten deutschen Großstadt, dazu kommen einige Niederlassungen im In- wie auch im Ausland. Die TIRELI GmbH ist seit über zwei Jahrzehnten in diversen Bereichen sowohl der Produktion, wie auch von Dienstleistungen aktiv und hat am Markt einen überaus guten Ruf. Den verdankt sie nicht zuletzt der Kompetenz und dem Engagement ihrer rund 6000 Mitarbeiter. Zwei davon wollen wir Ihnen näher vorstellen. 
Einmal ist da Zoe Zio: Sie ist die Leiterin der IT; also mit anderen Worten, der CIO. Eine Power-Frau mit langjähriger Erfahrung, die weiß, was sie will und wovon sie spricht. An sie berichtet Steffen Stelf, ihr Stellvertreter. Ebenfalls ein versierter Experte und Fachmann, der zudem über die Eigenschaft verfügt, Sachverhalte auf sehr blumige Weise bildhaft deutlich zu machen.Dritter Protagonist ist Massimo Swoboda. Der Name kommt ihnen bekannt vor? Richtig: Massimo ist der kleine, pardon, jüngere Bruder von Sam Swoboda, der die TIRELI GmbH vor kurzem bei Einsparungen im Software-Bereich beriet und ein Cost Take-Out Projekt erfolgreich realisiert hatte.

Wie sein Bruder, so ist auch Massimo schon seit Jahren Consultant bei SoftwareOne; angeblich hat er noch die Zeiten von Word 1.0 selbst erlebt. Wie auch immer, eins ist sicher: Er hat jahrelange Erfahrung hinsichtlich Microsoft und in diesem Bereich schon alles einmal gesehen. 

Und wieder sitzen die drei schon morgens früh in den Räumlichkeiten der TIRELI GmbH zusammen.

Was sind eigentlich FinOps?

Der Kaffee dampft auf dem Tisch. Zoe, Steffen sind gespannt darauf, was Massimo ihnen vorstellen möchte. Nach dem erfolgreichen Project mit den Microsoft Advisory Services von SoftwareOne und der Weiterbeauftragung als Managed Service hatte Massimo als eine weitere Perspektive FinOps ins Spiel gebracht. 

Steffen: „Natürlich haben wir von FinOps gehört, Massimo. Alle reden davon. Ich hoffe nur, die dazugehörige Software ist nicht mit einer komplizierten Lizenzierung verbunden. Oder doch?“ 
Massimo: „Zwei Dinge dazu: Ich kann Euch beide hinsichtlich der Lizenzierung vollkommen beruhigen. Die andere Sache ist, dass mir die Frage zeigt, dass ich bei FinOps etwas ausholen muss. FinOps ist keine Software. Deshalb gibt es keine Lizenzen. Und: FinOps ist auch kein Software-Hersteller. FinOps ist eine Wortschöpfung aus “Finance” und “DevOps” und enthält damit schon den Hinweis darauf, welche beiden Bereiche hier zusammenarbeiten. Aber dazu gleich mehr. Nein: FinOps ist eine kulturelle Methodik. Kultur ist in diesem Zusammenhang die Unternehmenskultur. Die wird insofern auf den Prüfstand gestellt, als Bereiche zusammenarbeiten – und zur Umsetzung der FinOps-Methodik auch unbedingt zusammen arbeiten müssen -  die sonst in den Organisationen eher Silos bilden.“ 
Zoe: „Wo aber kommt FinOps nun her?“ 
Massimo: „Also, die FinOps Foundation ist eine Stiftung. Mitglieder sind rund 5.300 Mitarbeiter aus 1.600 global agierenden Unternehmen. Das System ist ganz einfach: Alle bringen ihre Best Practices in die Foundation ein und als Synergie aus den Erfahrungen aller Mitglieder entsteht die FinOps-Methodik; ein Best Practice Ansatz, den sich alle Unternehmen zu Nutze machen können. Das Beste aus dem Besten der Besten, sozusagen. Ergebnis: FinOps als das Non plus Ultra Verfahren für Cloud Financial Management.“ 
Zoe: „Wie aber kommt dieses Verfahren in die Unternehmen? Wie wird es implementiert? 
Massimo: „Durch zertifizierte FinOps Partner  - so wie SoftwareOne: Als aktives Mitglied der FinOps Foundation mit dem Premier Member Status. Und – besonders wichtig - mit bislang rund 150 individuell als „FinOps Practitoner“ zertifizierten Mitarbeitern. Von denen einer – frisch gebacken - hier vor Euch sitzt!“ 
Steffen: „Herzlichen Glückwunsch, Massimo! Aber gleich nochmal zurück zum Silo: Es ist also Teil der Methodik, die klassischen, eher getrennt agierenden Silos zur Zusammenarbeit zu bewegen?“  
Massimo: „So ist es. Eckpunkte von FinOps sind die Zusammenarbeit bislang getrennt operierender Bereiche, bei der jeder die Verantwortung für seine Cloud-Nutzung übernimmt und parallel darauf hinwirkt, Cloud Services effektiv und sinnvoll zu nutzen. Zu allem kommt eine weitest mögliche Automatisierung aller relevanten Prozesse.“ 

Wie setzt der Microsoft Advisory Service von SoftwareOne FinOps ein? 

Zoe:„Euer Microsoft Advisory Service verfolgt ja – und wie wir sehen, bislang auch als Managed Service überaus erfolgreich – das Ziel, die richtige Microsoft Technologie zum besten Preis zu finden. Wenn nun FinOps, wie Du eben sagtest, aktuell das Non plus Ultra Verfahren für Cloud Financial Management ist, dann heißt das doch: FinOps wird von Euch als Methode angesehen, mit der Euer Advisory Service die Herausforderungen hinsichtlich bester Microsoft Technik zum besten Preis im Cloud-Bereich löst. Richtig?“ 

Massimo: „Wow! Besser hätte ich es nicht zusammenfassen können!“ 
Steffen: „Und wie sieht das konkret aus. Was sind die Schnittstellen?“  
Massimo: „Die Cloud Cost Analysis zum Beispiel ist bereits einer der Hauptbestandteile der FinOps-Methodik.“ 
Zoe: „Ach so, Du sprichst von den Right-Cost- und Right-Size-Empfehlungen im Rahmen Eurer Beratung, um so unsere Azure-Kosten zu optimieren?“  
Massimo: „Genau: Dabei verfolgen wir kontinuierlich die Preismechanismen von Azure, um Möglichkeiten für Einsparungen zu finden. Right Costing-Einsparungen sind dabei solche, die eine Kostenoptimierung durch die Nutzung kommerzieller Konstrukte, einschließlich natürlich der Lizenzierung, ermöglichen. Bei Right Sizing-Einsparungen lässt sich Kostenoptimierung durch Änderung der technischen Spezifikationen der Ressourcen realisieren.“  

Vom Microsoft Advisory zum Managed FinOps Essentials Service 

Zoe: „Wenn Ihr nun den gesamten Managed Service auf FinOps aufbauen würdet? Was gäbe FinOps konkret noch her? Anders gefragt, wie wäre Euer Fahrplan?“
Massimo: „In diesem Zusammenhang sprechen wir von einem Managed FinOps Essentials Service. Die Leistungsinhalte – also quasi der Fahrplan, Zoe – umfasst drei Kernmodule:  

1. FinOps Grundlagen und Analyse;  
2. Die Implementierung von Spend Management sowie 
3. Die Implementierung einer Cloud-Kostenoptimierung. Soll ich die Module kurz im Detail erläutern?“ 

Steffen: „Ja, sehr gerne?“ 
Massimo: „Also zunächst geben wir einen Überblick über den Service; dabei beginnen wir mit einer allgemeinen Einführung in FinOps, inklusive Betriebsmodell, Methodik, Funktionalitäten, Grundprinzipien und deren Implementierung.“  
Zoe: „Macht Sinn: Dabei können wir auch den Vorstand ins Boot holen: Schließlich ist das Neuland.“  
Massimo: „Ja, das macht sicherlich Sinn. Vor allem weil FinOps, wie ich schon sagte, immer eben auch die Unternehmenskultur hinterfragt. 
Weiter: Nach der Einführung erfolgt die Sammlung von Informationen über die bestehende Cloud-Strategie, Methoden und Prozesse. Das erste Modul wird mit der Festlegung des Umfangs, mit Zeitplan, Ansprechpartnern, Projektplan und technischen Informationen abgeschlossen.“ 
Steffen: „Das sind die üblichen Einstiegsvorbereitungen, klar. Wenn Du jetzt wahrscheinlich die Umsetzung erläuterst, würde es mich wundern, wenn da nicht Eure PyraCloud Plattform ins Spiel kommt. Die müsste sich als Tool eigentlich anbieten, oder?  
Massimo: „Exakt! Und tatsächlich sieht das auch die FinOps Foundation so: Deshalb ist die von uns eigenentwickelte PyraCloud nun als FinOps-zertifizierte Plattform gelistet. Das hat kaum ein weiterer FinOps-Anbieter am Markt.“ 
Zoe: „Wie kommt die PyraCloud konkret zum Einsatz?“ 
Massimo: „Zunächst erfolgt die Aktivierung des SoftwareOne PyraCloud Spend Management-Moduls. Damit wird eine Zuordnung der Cloud Ausgaben zu den Geschäftseinheiten möglich sowie eine vollständige Zuweisung zu den Verursachern der Kosten.“ 
Zoe: „Vereinfacht das nicht auch die Festlegung von Budgets?“ 
Massimo: „Genau! Das betrifft Budgets und vor allem auch die kleine Schwester des Budgets: Die Prognose. All das ist danach nicht mehr Ergebnis des Blicks in die Glaskugel, sondern fundierte Information. Auf dieser Basis arbeitet dann das PyraCloud Spend Management-Modul ebenso, wie auch – und da wären wir bei Punkt Drei – das PyraCloud Cloud-Kostenoptimierungs-Modul.“  
Zoe: „Eine beeindruckende Methodik, dieses FinOps. Danke für die Infos, Massimo!“ 
 Massimo: „Gerne, ich danke Euch!“  
Zoe: „FinOps werden wir prüfen und erwägen. Was denkst Du Steffen?“  
Steffen: „Auf jeden Fall: Das ist die Methode, die zu den Anforderungen der digitalen Transformation passt.”