Preisanpassungen bei Microsoft 365: Wie Sie damit umgehen und sich bis Juli 2026 vorbereiten können

Letzte Woche kündigte Microsoft Erweiterungen für Microsoft 365 an, zb. Endpoint Management (Intune Services) und Security-Funktionen (Defender for Office 365, Plan 1), die die Nutzung von Produktivitäts- und Sicherheitstools für Unternehmen und Organisationen grundlegend verändern werden. Diese Updates bringen fortschrittliche KI-Fähigkeiten, verbessern die Sicherheit sowie optimierte Verwaltungsfunktionen mit sich. Außerdem wurden im gleichen Atemzug Preisänderungen ab dem 1. Juli 2026 von bis zu 33% angekündigt SoftwareOne kann Sie dabei unterstützen, diesen Veränderungen optimal zu begegnen. 

Was sind die Preisänderungen? 

Die Preisänderungen gelten für alle nach dem 1. Juli abgeschlossenen Verträge. Unternehmen können also planvoll agieren. Beispielsweise können Sie vorzeitig Ihre Verträge verlängern, damit die Preisänderung verschieben und schon frühzeitig von einigen neuen Funktionen profitieren. 

Weitere Konkretisierungen von Microsoft, welche Kundengruppen (Bildung, Öffentlicher Sektor, Non Profit) explizit und in welcher Höhe betroffen sind, werden noch erwartet.  

Microsoft passt die Preise in mehreren Plänen an: 

• Business-Pläne
  • Business Basic → $7/user/month(↑16.7%)
  • Business Standard → $14/user/month(↑12%)
• Enterprise Pläne
  • Microsoft 365 E3 → $39/user/month(↑8.3%)
  • Microsoft 365 E5 → $60/user/month(↑5.3%)
• Frontline Pläne
  • Microsoft 365 F1 → $3/user/month(↑33%)
  • Microsoft 365 F3 → $10/user/month(↑25%)

Copilot Add-on: Immer noch 30 $/Nutzer/Monat, nicht im Basistarif enthalten. 

Frontline-Pläne: Die größte Anpassung zum aktuellen Listenpreis

Frontline-Pläne – beliebt im Einzelhandel, in der Fertigung und im Gesundheitswesen – verzeichnen die stärksten Zuwächse (bis zu 33 %). Dies wird eine Reihe von Auswirkungen haben.

Feature-Erweiterungen in M365 Apps: Die Einbindung von Copilot 

Copilot ist jetzt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams eingebettet. 

• In Word und PowerPoint: Erstellen Sie erste Entwürfe, fassen Sie Dokumente 
• In Excel: Daten analysieren, Formeln erstellen und Diagramme ohne manuellen Aufwand erstellen.
• In Outlook: Entwerfen Sie E-Mails, fassen Sie lange Threads zusammen und verwalten Sie Ihren Posteingang schneller.
• In Teams: Verwandeln Sie Meeting-Transkripte sofort in Aktionspunkte und Zusammenfassungen.

Diese Funktionen sparen Zeit und reduzieren sich wiederholende Aufgaben. KI wird somit zu einem zentralen Bestandteil der täglichen Arbeitsabläufe. Von der Erstellung von Vorschlägen und der Datenanalyse über Budgetprognosen bis hin zur Unterstützung bei der Vorbereitung von Meetings. Und mit Copilot Chat, der Pay-as-you-go-Agenten hinzufügt, die den Nutzern schnellen Zugriff auf Antworten geben und sie effizienter machen.

Security Copilot beschleunigt die Analyse von Sicherheitsvorfällen, verbindet Daten über Microsoft Sicherheitstools hinweg für einen vollständigen Risikokontext und empfiehlt oder automatisiert Reaktionsmaßnahmen, während proaktive Bedrohungsverfolgung ermöglicht wird; während das Copilot Control System das Richtlinienmanagement zentralisiert, die Einhaltung der Vorschriften durchsetzt, Erfahrungen anpasst und Analysen sowie Audit-Trails für Sichtbarkeit und Kontrolle bereitstellt.  

Outlook- und Office-Apps enthalten jetzt URL-Prüfungen für Business Basic und Standard, und Business Basic-, Standard- und Premium-Tarife erhalten zusätzlich 50 GB E-Mail-Speicher für insgesamt 100 GB. 

Wechselkursanpassung für Microsoft Commercial Cloud Services Preise 

Microsoft hat zusätzlich angekündigt, die lokalen Währungsumrechnungskurse (Exchange Rates) für kommerzielle Cloud-Services Preise in Landeswährung, abgestimmt auf die USD-Listenpreise, zum 01. Februar 2026 anzupassen. 

Mehr Informationen dazu finden Sie hier. 

Für Kunden im Euro-Raum bedeutet dies zunächst eine preisliche Entlastung:

• Der Euro-Listenpreis für Microsoft 365 sinkt vorübergehend um ca. 7,4 %

• Der CHF-Listenpreis sinkt vorübergehend um 9,5 %

• Diese Anpassung erfolgt vor der inhaltlichen und preislichen Änderung der M365-Suiten im Juli 2026

Damit fällt die Gesamtpreisentwicklung auf den ersten Blick moderater aus, als ursprünglich vermutet. Weitere Informationen dazu sind noch ausstehend. 

Was bedeuten diese Änderungen für Sie?

Auch wenn sieben Monate noch weit entfernt erscheinen, wird Juli 2026 schneller da sein, als man denkt. Die Auswirkungen höherer Lizenzkosten sollten deshalb bereits jetzt berücksichtigt werden. Ebenso sollten Sie frühzeitig prüfen, welche Pläne und Add-ons sinnvoll sind und welche Maßnahmen Sie für die Einführung von KI sowie für Sicherheitsupgrades im Rahmen der nächsten Vertragserneuerung einplanen müssen.

Wir empfehlen, so bald wie möglich folgende Schritte einzuleiten: 

• Überprüfen Sie Ihre aktuellen Microsoft Lizenzen und die tatsächliche Nutzung im gesamten Unternehmen
  Vergleichen Sie, welche Lizenzen Sie besitzen und welche davon aktiv genutzt werden. Identifizieren Sie untergenutzte Lizenzen und stellen Sie sicher, dass Ihre Berechtigungen zu den Geschäftsanforderungen und Wachstumsplänen passen. 
• Bewerten Sie die Copilot-Einführung und den ROI
  Analysieren Sie, wo Copilot bereits einen Mehrwert liefert, wo weiterer Enablement-Bedarf besteht und wie eine breitere Nutzung Produktivität, Sicherheitsniveau oder operative Effizienz verbessern könnte.
• Planen Sie schon jetzt Maßnahmen zur Kostenoptimierung
  Entwickeln Sie ein proaktives Budgetmodell, das die kommenden Preisänderungen berücksichtigt, Chancen zur Plan-Optimierung prüft und Automatisierung sowie Governance einsetzt, um die Ausgaben bestmöglich zu nutzen.
• Frühzeitig aktiv werden
  Wenn Sie frühzeitig eine Vereinbarung zu Laufzeiten, Produktmix und Mengen treffen, besteht möglicherweise die Chance, denselben Verlängerungs- und Zahlungstermin beizubehalten. Alternativ können Sie auch eine frühzeitige Verlängerung prüfen und den Restwert Ihres bestehenden Vertrags anteilig angerechnet bekommen.