Enterprise Search: Eine vielversprechende Suchmaschine in M365

Gehen wir einmal davon aus, dass Sie bereits wissen, wie Sie Inhalte in Ihrem Microsoft 365-Tenant suchen und finden können. Weiterhin nehmen wir an, dass Sie die Suche auch bereits nutzen, um Inhalte auf SharePoint-Seiten zu finden, um sich mit Personen zu verbinden oder um direkt auf Anwendungen zuzugreifen.

Aber wussten Sie, dass die neuesten Entwicklungen es Ihnen ermöglichen, Microsoft Search als Enterprise Search-Lösung zu nutzen? In diesem Blogbeitrag möchte ich Ihnen die Möglichkeiten aufzeigen, die sich aus der steten Weiterentwicklung der Microsoft Search Engine für Sie ergeben.

Sie können jetzt Inhalte aus anderen Quellen und Systemen innerhalb Ihrer IT-Landschaft über dasselbe Suchfeld finden, an das Sie gewöhnt sind. Verwenden Sie Microsoft Graph Connectors, um eine Verbindung zu Ihren anderen Inhaltsquellen herzustellen und Ihre Ergebnisse in derselben Suchumgebung neben Ihren Microsoft 365-Inhalten anzuzeigen. Gehen Sie noch einen Schritt weiter und verwenden Sie Search Verticals, um Ihre Inhalte nach Quelle, Typ oder Beziehung innerhalb Ihrer Organisation zu gruppieren. Noch besser wird es, wenn Sie Ihre Informationen in Ihrem eigenen Suchergebnis-Layout anzeigen. Wenn Sie auf den Geschmack gekommen sind, zeige ich Ihnen jetzt, wie das geht:

Microsoft verwendet Graph Connectors, um Ihrer Suche eine Verbindung zu anderen Microsoft- oder Drittanbietersystemen zu ermöglichen. Während Microsoft eine Auswahl von Konnektoren zu Systemen wie Azure, Salesforce und ServiceNow kostenlos anbietet, finden Sie eine noch größere Auswahl von Drittanbietern auf der Microsoft Graph Connectors Gallery.

Sie müssen diese Verbindungen in Ihrem Microsoft 365 Admin Center einrichten, indem Sie sie zu Ihren Graph Connectors hinzufügen. Der neu erstellten Verbindung wird ein Name gegeben und dann werden die Verbindungseinstellungen selbst konfiguriert. Wählen Sie einfach die Eigenschaften aus, nach denen Sie suchen möchten. Daraufhin verwalten Sie Ihre Suchberechtigungen, um einen angemessenen Zugriff auf Ihre Inhalte zu ermöglichen. Weisen Sie Eigenschaftskennzeichnungen zu, damit Microsoft Ihre Suchergebnisse besser in die Gesamtergebnisse integrieren kann. Danach müssen Sie Ihr Suchschema verwalten, Ihre Einstellungen aktualisieren und die Einrichtung abschließen, indem Sie Ihre neue Quellenverbindung überprüfen.

Um ehrlich zu sein, mag dies ein wenig einschüchternd klingen, aber es ist die Mühe wert und erspart Ihnen ein komplettes Enterprise Search Projekt mit einer Technologie eines Drittanbieters, das Sie viel Zeit und Geld kosten kann.

Für den Fall, dass für Ihr Zielsystem kein Graph Connector verfügbar ist oder Sie Anforderungen haben, die über die mitgelieferten Funktionen hinausgehen, ist es sogar möglich, eigene Graph Connectors zu schreiben. Verwenden Sie .Net, die Microsoft Graph Connectors API und die Microsoft Identity Platform, um einen zuverlässigen, auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Connector zu erstellen.

Vertikale Suchbegriffe sind Klassifizierungen Ihrer gefundenen Inhalte. Diese werden direkt in der Dropdown-Liste Ihres Suchfelds oder auf der Seite mit den Suchergebnissen angezeigt. In der Microsoft-Suche werden standardmäßig die Rubriken Alle, Personen, Dateien, Websites und Nachrichten angezeigt.

Sie können aber auch Ihre eigenen Rubriken hinzufügen, um Inhalte anzuzeigen, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Diese Inhalte können in Ihrem Microsoft 365-Tenant wie PowerBI gefunden werden oder sie stammen aus Ihren neu erstellten Graph Connector-Ergebnissen. Dies ist also eine großartige Möglichkeit, Suchergebnisse aus Ihren anderen IT-Systemen anzuzeigen und sie sofort wissen zu lassen, dass diese Inhalte aus einer anderen Quelle stammen. Sie können auch vertikale Bereiche erstellen, die auf inhaltlichen Beziehungen basieren, wie z.B. vertriebsbezogene Inhalte oder produktspezifische Informationen. Diese Vertikalen werden dann in der Microsoft-Suche in SharePoint, Bing und Ihren Office-Anwendungen angezeigt.

Wenn die oben genannten Optionen noch nicht ausreichen, um Ihre Anforderungen zu erfüllen, können Sie sogar noch weiter gehen, indem Sie die Layouts Ihrer Suchergebnisse vollständig anpassen.

Durch die Verwendung von JSON können Sie Ihr eigenes Layout mit Hilfe des Adaptive Card Schemas von Microsoft erstellen. Schreiben Sie Ihr eigenes Ergebnisdesign und implementieren Sie es in Ihre Suche, um ein noch besseres Erlebnis für Ihre Kollegen zu schaffen.

Während das Layout Informationen darüber enthält, wie Ihre eigenen Suchergebnisse aussehen sollen, ist es auch notwendig, die Daten in Ihr Layout zu implementieren. Nach der Fertigstellung Ihres Layoutentwurfs müssen Sie Ihre Ergebniseigenschaften und Verbindungseigenschaften auf Ihr neues Design abbilden. Dies ist sehr einfach und wird von Microsofts Search Layout Designer Tool unterstützt. Danach ist Ihr neues Ergebnislayout bereit für den Einsatz.

Auch wenn Microsofts Search Experience noch mehr Möglichkeiten zur Anpassung und Erweiterung Ihrer Sucherfahrung bietet, sind die oben genannten Optionen ein guter erster Schritt in die Welt der Suchanpassung. Und wie gezeigt, ist es wirklich einfach, mit den gegebenen Möglichkeiten zu arbeiten - auch ohne ein ausgewachsenes Suchprojekt.