Wie entwickelt man am besten eine Device-Strategie

Angesichts der Bedeutung, die der Zukunftssicherheit Ihres Arbeitsplatzes zukommt, um sich einen Platz auf dem gegenwärtigen Markt zu sichern, ist es nicht verwunderlich, dass die Notwendigkeit mit den neusten technologischen Erweiterungen Schritt zu halten, noch weiter gestiegen ist. Die heutigen Mitarbeiter haben hohe Erwartungen an die Vernetzung am Arbeitsplatz - Sprache allein reicht nicht mehr aus. Sie wollen Kommunikationsmöglichkeiten wie Messaging, Video, kreative Konferenzoptionen, Flexibilität und natürlich auch Mobilität.

Aus diesem Grund, sollte der Erwerb von Software und Hardware, welche Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglichen, nicht vernachlässigt werden. Bei der Festlegung der Anforderungen für den modernen Arbeitsplatz sollten Sie mit der Technologie beginnen, die Ihre Mitarbeiter am liebsten nutzen und diese ausbauen. Orientieren Sie sich an den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter und richten Sie Ihre Medienzentren so ein, dass sie über flexible Optionen verfügen, um die Arbeit optimal zu erledigen. Eine größere Flexibilität ermöglicht es den Benutzern produktiv zu bleiben, unabhängig davon, wie sie ihre Arbeit erledigen möchten. Letztendlich ist es von entscheidender Bedeutung, dass Ihr Strategieansatz von den Bedürfnissen Ihrer Nutzer ausgeht.

An dieser Stelle kommen die Mitarbeiter-Personas ins Spiel. Personas sind halbfiktionale Charaktere, die anhand von Daten und anderen Untersuchungen erstellt werden, um verschiedene Mitarbeitergruppen mit ähnlichen Eigenschaften, Verhaltensweisen und Benutzererfahrungen darzustellen. Jeder Mensch arbeitet anders, und Ihre Endpunktstrategie muss jede Persona in Ihrem Unternehmen berücksichtigen. Aus diesem Grund ist es wichtig, einen Plan zu entwickeln, der den Anforderungen aller Mitarbeiter gerecht wird und mit der digitalen Reife Ihres Unternehmens wächst. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Technologie für all die neuen Möglichkeiten der Kommunikation und Zusammenarbeit in der vernetzten Welt von heute planen können.

Trotz ihres Alters sind Sprach- und E-Mail-Kommunikation immer noch sehr beliebt. Neue Technologien haben jedoch die Endpunktoptionen so erweitert, dass die heutigen Büro- und Besprechungsräume nicht mehr so aussehen und sich so verhalten, wie wir es vor zehn oder sogar fünf Jahren kannten.

5G läutet eine neue Welt der Verbindung und Mobilität ein. Dies ermöglicht nicht nur eine mobile Belegschaft, sondern auch immersive Interaktionen mit der neuesten Technologien wie Videokonferenzen, sowie VR und AR. Unternehmen stehen noch an der Schwelle zur Einführung von Virtual Reality und Augmented Reality, aber es wird nicht lange dauern, bis diese Technologien als grundlegende Mittel für Arbeit und Meetings angesehen werden. Betrachten wir für einen Moment die Tools, welche bereits weit verbreitet sind:

• Multimedia-Telefone: Laut Gartner wird bis 2024 nur noch ein Viertel der Besprechungen persönlich stattfinden. Stattdessen werden Unternehmen Videotechnologie für Besprechungen nutzen, wodurch wertvolle Ressourcen freigesetzt werden und dadurch Geld und Zeit gespart werden kann. Mitarbeitergespräche, B2B- und Kundengespräche werden durch Multimedia-Telefone verbessert, die es jedem ermöglichen, zu wählen, was für ihn in der jeweiligen Situation am besten geeignet ist. Multimedia Endgeräte können alles von Instant Messaging über Sprachanrufe bis hin zu Videokonferenzen abwickeln.
• ATA-Adapter: Wenn Sie in einer Unternehmensumgebung arbeiten, kennen Sie das IP-Telefon. Diese Telefone nutzen die VoIP-Technologie und ermöglichen kostengünstige globale Anrufe in großem Umfang. Jedes Telefon kann über einen ATA-Adapter von analog auf digital umgestellt werden. Das bedeutet, dass die digitale Transformation auch dann stattfinden kann, wenn es noch nicht an der Zeit ist, alte Telefonsysteme zu ersetzen.
• Conference Phones: Hierbei handelt es sich um IP-Endpunkte, welche mehrere Teilnehmer miteinander verbinden, die sich in das Gespräch einwählen. Einige sind in der Lage, Multimedia-Kommunikation mit Video-Streaming und Content-Sharing in Echtzeit durchzuführen.
• Wi-Fi-Telefone: Die Ausstattung der mobilen Mitarbeiter mit geeigneten Endgeräten treibt die Entwicklung schneller voran als jeder andere Faktor. Drahtlose Telefone ermöglichen Großraumbüros, in denen die Mitarbeiter nicht an einen Ort für ihre Kommunikation gebunden sein wollen. Die drahtlose Kommunikation kann mit DECT-Telefonen (Digitally Enhanced Cordless Telecommunications) erfolgen, die zuverlässiger und sicherer sind und eine bessere Leistung als Wi-Fi-Telefone bieten. Wi-Fi-Telefone hingegen sind kostengünstig und die Technologie ist in hohem Maße skalierbar.
• Headsets: Auch Headsets sind IP-Endpunkte und verfügen über Funktionen wie Drahtlosfähigkeit, Geräuschunterdrückung, Stummschaltung und Verfügbarkeitsanzeigen, die anderen signalisieren, dass ein Mitarbeiter am Telefon ist. Achten Sie bei der Auswahl von Headsets darauf, dass diese mit Ihrer UC-Plattform verbunden werden können.
• Raumsysteme: Konferenzräume und Huddle-Räume: Konferenz- und Huddle-Raumsysteme sind zu einem integralen Bestandteil jeder UC-Strategie geworden. Huddle-Räume sind kleine Räume, die für drei bis sechs Personen ausgelegt sind und mit den erforderlichen Telekonferenztechnologien ausgestattet sind. Konferenzräume sind für eine größere Gruppe von Personen ausgelegt und verfügen ebenfalls über die entsprechenden Kommunikationstechnologien. Diese Räume ermöglichen es den Teammitgliedern, miteinander in Kontakt zu treten und zusammenzuarbeiten, unabhängig davon, ob sie direkt nebeneinander oder auf der anderen Seite der Welt sitzen.

Zu wissen, was Ihre Nutzer jetzt brauchen, ist eine Möglichkeit, eine fundierte Gerätestrategie zu entwickeln. Aber wie sieht es damit aus, was sie in zwei Jahren wollen oder brauchen werden? Um eine Gerätestrategie zu entwickeln, die Ihren Nutzern jetzt wirklich dient, aber auch mit ihnen wächst, müssen Sie wissen, was diese Nutzer in Zukunft brauchen werden. Deshalb ist die Erstellung von Mitarbeiter-Personas ein wichtiger Teil dieses Prozesses. Wenn Sie sich ein genaueres Bild von einem bestimmten Nutzertyp machen, können Sie vorhersagen, was dieser Nutzertyp in ein paar Jahren tun wird. Aus diesem Grund empfehlen wir Unternehmen, eine Endpunktstrategie zu entwickeln, die sich an den Arbeitsstilen und Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter orientiert und nicht nur daran, was in der Welt der Technologie gerade angesagt ist.

Finden Sie heraus, wie die Mitarbeiter ihre Arbeit am besten erledigen, wo ihre persönlichen Pain Points liegen, was ihre Wünsche sind und wohin die Zukunft ihrer Arbeit sie führen wird. Denn was für den einen Nutzer funktioniert, funktioniert nicht immer für den anderen. Wenn Sie den verschiedenen Persönlichkeiten in Ihrem Unternehmen wirklich zuhören, werden Sie besser verstehen, welche Elemente wichtig sind. Dann haben Sie eine Vision, die Sie bei Ihren Kaufentscheidungen für Geräte unterstützt - mit anderen Worten, eine funktionierende Gerätestrategie, die für Ihr Unternehmen funktioniert.

Vor einiger Zeit, galten Geräte als bloßes Zubehör, welches wenig Einfluss darauf hatte, ob ein Projekt erfolgreich war oder scheiterte oder ob Teams produktiv und effizient waren. Doch heute ist eine effektive Kommunikation für Unternehmen weitaus wichtiger. Unternehmen, die keine Zeit und Ressourcen für die sorgfältige Auswahl und Verwaltung von Endgeräten aufwenden, beeinträchtigen ihre eigene Wettbewerbsfähigkeit im digitalen Zeitalter. Einer der grundlegendsten Schritte besteht darin zu verstehen, wie sich die in Ihrem Unternehmen verwendeten Plattformen auf die Geräte auswirken.

Einige Ihrer bevorzugten Geräte sind möglicherweise perfekt kompatibel, während andere auf bestimmten Plattformen weniger gut funktionieren. Wenn die Benutzer die Kompatibilität der Endgeräte nicht verstehen, wählen sie möglicherweise ein Standard-Kommunikationsgerät, das nur eine eingeschränkte Funktionalität bietet, was sich letztlich negativ auf ihre Effizienz auswirkt. Daher ist es wichtig zu verstehen, wie sich Ihre Endgeräte in Ihre allgemeine UC-Strategie einfügen und wie diese konfiguriert ist.

Es ist egal, ob Sie Microsoft, IBM oder einen anderen Anbieter verwenden, jede Plattform wirkt sich auf die Geräte auf unterschiedliche Weise aus. Wir bei SoftwareONE wissen zum Beispiel, dass eine vollständige UC-Transformation die richtigen Mitarbeiter, Technologien und Gesamtprozesse erfordert. In Bezug auf Microsoft 365 haben wir unser 365Simple-Angebot entwickelt, um sicherzustellen, dass Sie

a) wissen, wie Sie die Plattform optimal nutzen können und 
b) bei jedem Schritt unterstützt werden.

Ihre Gerätestrategie sollte nicht für sich allein stehen. Im Idealfall ist sie Teil eines soliden Unified Communications-Plans, der mit der modernen Belegschaft mitwachsen kann und den Benutzern hilft, sich mit anderen Unternehmensbenutzern und ihren Partnern, Anbietern, Kunden und Klienten zu verbinden. Mit der richtigen Gerätestrategie kann jeder Benutzer von einer höheren Produktivität und einer effektiveren Kommunikation profitieren und gleichzeitig einen Mehrwert für das Unternehmen als Ganzes schaffen.