KI-gestützte Produktivität im Arbeitsalltag steigern

Herausforderungen beim Umgang mit KI-gestützten Tools

Die ARAG SE wollte die Potenziale von Microsoft 365 Copilot für die tägliche Arbeit bestmöglich nutzen, stand dabei jedoch vor mehreren Herausforderungen. Unter Gewährleistung des Datenschutzes galt es, der großen Zahl an Mitarbeitenden aus den verschiedensten Bereichen zu vermitteln, welche Anwendungsfälle für sie sinnvoll und zielführend sind. Darüber hinaus musste eine strukturierte Vorgehensweise geschaffen werden – für das Change Management ebenso wie  für interne Befähigungsmaßnahmen, wie beispielsweise das Champions-Netzwerk oder Schulungen. Dies führte zu Unterstützungsbedarf im Umgang mit KI-gestützten Tools und einem hohen Bedarf an Schulung und Transparenz.

Champions, Trainings und technische Integration als Erfolgsfaktoren

Um die Herausforderungen zu adressieren, kombinierte das Versicherungsunternehmen die Einführung von Microsoft 365 Copilot mit dem strukturierten Adoption- & Change-Management-Ansatz von SoftwareOne. Der Rollout umfasste mehrere aufeinander aufbauende Maßnahmen:

Frühe Einbindung und Pilotierung: Führungskräfte und ausgewählte Mitarbeitende erhielten zunächst eine Einführung sowie Demonstrationen, um erste Erfahrungen zu sammeln und den Mehrwert von Copilot sichtbar zu machen.

Aufbau einer Champions-Community: Eine Gruppe ausgewählter Mitarbeitender fungierte als interne Multiplikatoren. Sie wurden geschult, begleitet und aktiv in die Gestaltung von Use Cases eingebunden, um das Wissen innerhalb der Organisation zu verbreiten.

Zentrale Wissens- und Austauschplattform: Das Copilot Center of Excellence auf SharePoint diente als zentrale Informationsquelle. Hier fanden Mitarbeitende Best Practices, Schulungsmaterialien, FAQs und Raum für Fragen und Feedback.

Gezielte Schulungsformate:

• Instructor-Led-Trainings für die Champions und andere Nutzer
• Regelmäßige Drop-in-Calls für Endanwender und Champions
• Inspiration Sessions mit praktischen Anwendungsbeispielen
• Tipps-&-Tricks-Kampagnen, die gezielt den Alltag erleichtern
• Das Programm „The Great Copilot Journey“, das Erfahrungen und Erfolgsgeschichten in die Organisation brachte

Technische Integration und organisatorische Maßnahmen: Copilot wurde in bestehende Microsoft-365-Workflows integriert. Zudem wurde eine organisationsweite Bibliothek für ARAG gebrandete Präsentationen eingerichtet.

Hohe Akzeptanz und messbare Produktivitätsgewinne

Die Einführung von Microsoft 365 Copilot hat bei ARAG SE klare Vorteile erzielt. Durch KI-gestützte Automatisierung können Mitarbeitende nun repetitive Aufgaben wie das Verfassen von E-Mails, Erstellen von Präsentationen oder Zusammenfassen von Besprechungsnotizen deutlich schneller erledigen. Dies ermöglicht ihnen, sich stärker auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren und die Qualität ihrer Arbeitsergebnisse zu steigern – insbesondere bei Textstrukturierung, Datenanalysen und Präsentationsvorbereitung.

Die Zeitersparnis im Arbeitsalltag ist spürbar: 57 % der Mitarbeitenden berichteten von mindestens einer Stunde täglich Ersparnis durch den Einsatz von Copilot.

Das strukturierte Adoption & Change Management hat zudem die digitale Kompetenz des Versicherungsunternehmens gestärkt. Der Aufbau einer Champions-Community, zielgerichtete Trainings in mehreren Sprachen, On-Demand-Inhalte, die Einrichtung eines Copilot Center of Excellence und die regelmäßige Kommunikation ermöglichten eine breite Partizipation. 

Microsoft 365 Copilot ist inzwischen nachhaltig im Arbeitsalltag verankert: Mitarbeitende entwickeln eigene Use Cases und teilen diese innerhalb ihrer Teams. Die Lösung wurde intern durchweg positiv wahrgenommen, die Akzeptanzrate liegt bei 72 %, und die Mehrheit der Nutzenden möchte Copilot dauerhaft verwenden. 

Insgesamt zeigt das Projekt, dass KI-gestützte Tools nicht nur Effizienzgewinne bringen, sondern auch die Qualität der Arbeit steigern und die digitale Kompetenz der Mitarbeitenden nachhaltig fördern.