Gelungener Umstieg von Skype for Business auf Microsoft Teams

Auf dem Weg zum Digital Workplace mit Microsoft Teams

Oettinger Davidoff wollte seine bisherige Telefonie mit Skype for Business modernisieren und war auf der Suche nach einer flexiblen und ortsunabhängigen Kommunikationslösung, die wesentlich mehr beinhalten sollte als nur eine reine Sprachübermittlung. Für die interne sowie externe Kommunikation sollten den Mitarbeitern verschiedene Kommunikationskanäle wie Chat, Video, Telefonie oder Informationen über die Erreichbarkeit zur Verfügung stehen und gleichzeitig in die bereits bestehende Microsoft Umgebung des Unternehmens integriert werden. Damit die Umstellung ein Erfolg werden würde, sollten die Anwender frühzeitig in die neue Kommunikationsstrategie eingebunden und durch Trainings vorbereitet werden. Aus diesem Grund wandte sich das Unternehmen an die Experten von SoftwareOne, um eine technische Beratung sowie Setup, Konfiguration und Umsetzung der neuen M365 Services zu erhalten. Die Vorstellung der neuen IT-Lösung sowie das Training ausgewählter PowerUser sollte ebenfalls von SoftwareOne realisiert werden. Genauso wie die fortlaufende Betriebsunterstützung der Unified-Communications-Lösung durch den Managed Services UCNext.

So gelingt der Neuanfang mit Microsoft Teams

Als innovatives Familienunternehmen möchte auch Oettinger Davidoff die digitale Transformation vorantreiben, um nicht nur die Produktivität der Mitarbeiter mit neuen IT-Lösungen zu steigern, Mitarbeiter und Kunden besser zu vernetzen, sondern auch mobiles Arbeiten von jedem Ort aus zu ermöglichen. Aus diesem Grund entschied sich das Unternehmen für eine Umstellung von Skype for Business zu Microsoft Teams. SoftwareOne unterstütze bei der Migration zu Microsoft Teams durch:

• Technische Beratung: Erstellung eines Lösungsdesigns sowie der Lösungsarchitektur; Ist-Aufnahme der bisherigen Telefonie-Infrastruktur an den verschiedenen Standorten → Festlegung eines Migrationskonzeptes inkl. Timeline für die weitere Vorgehensweise
• Setup & Konfiguration: Nach einer erfolgreich durchgeführten Testphase wurde die gesamte Telefonie auf Microsoft Teams überführt, inkl. der User-Migration pro Standort, Rufnummer Portierung, Anbindung analoger Schnittstellen, Einbindung einer Videokonferenzlösung sowie die Erstellung aller notwendigen Dokumentationen
• Governance & Security: Innerhalb mehrerer Workshops wurde ein für Oettinger Davidoff passendes Governance & Security Konzept zur sicheren und zukunftsorientierten Nutzung der Microsoft 365 Services konzipiert. Darüber hinaus wurden Prozesse, wie beispielsweise das On – und Offboarding von internen Nutzern als auch Gästen entworfen und gemeinsam umgesetzt.
• Integration SharePoint Online: Um die Vorteile von Microsoft Teams sowie der bereits vorhandenen SharePoint Umgebung vollumfänglich nutzen zu können, wurden beide Dienste sinnvoll miteinander verbunden. Dies hat z.B. den Vorteil, dass wichtige Dokumente und Informationen innerhalb von Teams zu Kollaborationszwecken verfügbar und offizielle Dokumente im Intranet auffindbar sind. Mit optimierten Suchseiten und der richtigen Verschlagwortung sind Informationen somit einfacher zu finden, was die Produktivität der Mitarbeiter deutlich verbessert.
• Power Platform: Durch die Nutzung von Power Automate und Power Apps als Low/No-Code Plattform, konnten einige Prozesse durch Automatisierung optimiert werden. Altlasten und Eigenentwicklungen, wie die mehrstufige globale Investitionsgenehmigungen, konnten somit kosteneffizient mit den bis dahin eingeführten Services SharePoint Online, Teams, Power Automate und Apps abgelöst werden. Der Prozess deckt einfache Bestellungen von Hardware, aber auch größere Investitionen wie einen Ersatz für Kassensysteme oder Einrichtungen von Stores ab. Neben Geschäftsprozessen wurde die Plattform auch für das Tooling in der IT verwendet, wie z.B. bei der Provisionierung von Microsoft Teams, dem Guest Lifecycle Management oder der Verwaltung von Servern.
• Adoption & Change Management Services: Der Erfolg der neuen Telefonie-Lösung mit Microsoft Teams hängt ganz von der Akzeptanz und dem Verständnis der eigenen Mitarbeiter ab. Diese von Anfang an zu involvieren war Oettinger Davidoff ein großes Anliegen, weshalb sie sich für die Adoption & Change Management Services von SoftwareOne entschieden haben. Diese leisteten umfangreiche Unterstützung in der Erstellung von Kommunikationsrichtlinien sowie Trainingsplänen anhand von Best Practices, welche direkt auf die verschiedenen Zielgruppen ausgerichtet wurden. Darüber hinaus wurde eine globale „Power User Community“ aufgebaut, die auch nach dem Projektende durch SoftwareOne den Mitarbeitenden bei Fragen weiterhelfen können. Auch beim Aufbau und Struktur der neuen Intranetlösung standen die Adoption & Change Management Services beratend zur Seite, um diese anwenderfreundlich und leicht bedienbar zu gestalten.
• Projektmanagement: Aufgrund der langjährigen Erfahrung und vieler erfolgreich abgeschlossener Migrationsprojekte, wurde das Projektmanagement bewusst an SoftwareOne ausgelagert. Dabei profitierte Oettinger Davidoff von der proaktiven Zusammenarbeit mit dem Projektmanager, der neben Planung, Steuerung und zentrale Koordination auch stets den Projektfortschritt im Blick hatte und in regelmäßigen Statusberichten die Verantwortlichen über den aktuellen Stand informierte.
• SoftwareOne IT Campus: Unterstützung durch ein passgenaues Schulungskonzept, das speziell auf die Bedürfnisse der unterschiedlichen Mitarbeiter sowie Führungskräfte zugeschnitten wurde. Neben individuellen Lernvideos mit einem qualifizierten SoftwareOne Trainer, entschied sich Oettinger Davidoff mit dem SoftwareOne Partner Soluzione42 zusammenzuarbeiten, und deren Learning on Demand-Anwendung für alle Mitarbeitenden zu nutzen.
• Managed Services UCNext: SoftwareOne bietet mit UCNext einen Support, der Oettinger Davidoff hilft, ihre neuen digitalen Kommunikationswege optimal zu nutzen. Dabei kann der modular gestaltete Support mit den Anforderungen des Unternehmens mitwachsen und sich flexibel an neue Bedürfnisse anpassen.