Wie Syntegon generative KI strategisch in den Arbeitsalltag bringt

Vom frühen KI-Einsatz zur unternehmensweiten Plattformstrategie

Syntegon erkannte früh, welches Potenzial generative KI für die Wissensarbeit bietet. Der nächste Schritt bestand darin, diese Nutzung aus einzelnen Anwendungsszenarien heraus in eine unternehmensweite Plattformstrategie zu überführen.

Im Mittelpunkt stand eine Lösung, die produktive Anwendungsfälle ermöglicht und zugleich den Schutz sensibler Informationen unterstützt. Internes Wissen aus Systemen wie Confluence und SharePoint sollte perspektivisch kontrolliert und unter Berücksichtigung bestehender Zugriffsrechte in KI-gestützte Arbeitsprozesse einbezogen werden.

Aus IT-Perspektive bedeutete dieser Anspruch, organisatorische Leitlinien um technische Mechanismen zu ergänzen: mit zentraler Authentifizierung, rollenbasierten Zugriffsrechten, nachvollziehbarer Protokollierung und einer Architektur, die offen genug bleibt, um verschiedene Modelle, Wissensquellen und Funktionen einzubinden.

Damit war Syntia von Beginn an als strategische Unternehmensplattform gedacht: nah an den Anforderungen der Fachbereiche, offen für verschiedene Modelle und Wissensquellen und zugleich eingebettet in einen verlässlichen Governance-Rahmen.

Eine offene Plattform verbindet Sicherheit mit technologischer Flexibilität

Syntegon entschied sich bewusst für eine offene Plattformarchitektur, die Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und technologische Flexibilität miteinander verbindet. Gemeinsam mit SoftwareOne entstand Syntia als zentraler Einstiegspunkt für generative KI im Unternehmen. Die Lösung basiert auf Open WebUI und ermöglicht autorisierten Mitarbeitenden, je nach Aufgabe mit unterschiedlichen Sprachmodellen und KI-Funktionen in einer einheitlichen, mehrsprachigen Oberfläche zu arbeiten.

Governance als Teil der Nutzererfahrung

Sicherheit und Governance wurden von Beginn an als Teil der Nutzererfahrung gedacht. Die Anmeldung erfolgt über das Syntegon-Unternehmenskonto. Vor der ersten Nutzung erhalten Mitarbeitende den Code of Conduct und bestätigen dessen Bedingungen aktiv. Erst danach gelangen sie zur Chatbot-Oberfläche. Relevante Interaktionen und Systemereignisse werden datenschutzkonform protokolliert. So unterstützt Syntia die bestehende AI Guideline technisch und schafft einen verlässlichen Rahmen für den produktiven Einsatz generativer KI.

Im Arbeitsalltag bündelt Syntia mehrere konkrete Anwendungsfälle: Mitarbeitende können Dokumente zusammenfassen, Texte übersetzen, Bilder aus Texteingaben erzeugen, aktuelle Informationen über die Websuche recherchieren und mit angebundenen Sprachmodellen interagieren. Darüber hinaus wurde Wissen aus Confluence in die Plattform eingebunden; die Integration von SharePoint-Inhalten wurde in einem Proof of Concept untersucht.

Flexible Architektur und gezielte Erweiterungen

Technologisch setzt Syntia auf eine containerisierte Cloud-Architektur. Open WebUI dient als offene Benutzeroberfläche, während AWS Bedrock und Azure OpenAI den Zugang zu verschiedenen KI-Modellen ermöglichen. Entra ID übernimmt die Authentifizierung; Rollen- und Zugriffsrechte, IAM-Mechanismen sowie durchgängige TLS-Verschlüsselung schützen Plattform und Ressourcen.

Die Infrastruktur wurde mit Terraform als Code definiert und kann dadurch automatisiert und wiederholbar bereitgestellt werden. Docker-Container und eine CI/CD-Pipeline über GitHub unterstützen eine kontrollierte Bereitstellung und Weiterentwicklung. Der zugrunde liegende Code wurde versioniert und Syntegon zur Verfügung gestellt.

Für einzelne Anforderungen entwickelte SoftwareOne gezielte technische Erweiterungen. Da Open WebUI nicht nativ mit AWS Bedrock kommuniziert, wurde ein Bedrock Access Gateway als Vermittlungsschicht implementiert. Eine zusätzliche Middleware hält die Architektur offen und reduziert einseitige Herstellerabhängigkeiten. Auch bei der Einbindung von SharePoint-Inhalten wählten Syntegon und SoftwareOne einen pragmatischen und kontrollierten Ansatz. Da keine Standardschnittstelle zu Open WebUI verfügbar war, wurde ein klar begrenzter Proof of Concept umgesetzt: Relevante Dokumente wurden zeitgesteuert exportiert, in ein durchsuchbares Format überführt und skriptgestützt in die Wissensdatenbank übernommen. Auf Basis der Ergebnisse konnte Syntegon über die weitere Ausgestaltung entscheiden.

Agile Umsetzung mit Wissenstransfer

SoftwareOne begleitete Syntegon von der Architektur- und Anforderungsabstimmung bis zum Wissenstransfer. Das Leistungsspektrum umfasste Projektmanagement, Infrastrukturautomatisierung, Container-Build und Deployment, Konfiguration und Absicherung von Open WebUI sowie die Integration von KI-Modellen, Suchfunktionen und Wissensquellen. Hinzu kamen die Architektur- und Sicherheitsdokumentation sowie die vollständige, editierbare Projektdokumentation in der Confluence-Umgebung von Syntegon.

Die Umsetzung erfolgte agil und in klar definierten Schritten. Ein Product Owner auf Kundenseite priorisierte die Anforderungen. Regelmäßige Abstimmungen, ein visualisiertes Arbeitsboard, Reviews und Retrospektiven machten Fortschritte und offene Entscheidungen transparent. Die einzelnen Bausteine wurden in Demo-Sessions anhand festgelegter Abnahmekriterien gemeinsam mit dem Syntegon-Team geprüft. So entwickelte sich Syntia schrittweise zu einem funktionsfähigen Minimum Viable Product (MVP) für den Produktivbetrieb.

Nach dem Go-live begleitete eine zusätzlich beauftragte Hypercare-Phase den Übergang in die Nutzung. Zwei Wochen lang unterstützte das SoftwareOne Entwicklungsteam bei technischen Rückfragen, Service Requests, betrieblichen Anpassungen sowie im erweiterten Support. Tägliche Abstimmungen halfen dabei, Themen in der Startphase schnell einzuordnen und gemeinsam mit Syntegon zu bearbeiten.