94 Prozent
Positives Nutzererlebnis im Pilotprojekt
SoftwareOne Case Study
Copilot in der Praxis: Hohe Nutzung, klare Zeitersparnis
Die Erwartungen an KI waren hoch, ebenso wie die Skepsis. Versprechen wie mehr Produktivität und bessere Ergebnisse sind schnell formuliert, doch im Arbeitsalltag eines global aufgestellten Industrieunternehmens zählen belastbare Daten und klare Kennzahlen.
Vor diesem Hintergrund entschied sich das Unternehmen, Microsoft 365 Copilot proaktiv und kontrolliert zu erproben. In einem strukturierten Proof of Concept (PoC) sollte geklärt werden, in welchen Bereichen Copilot messbar Unterstützung bietet und welche Voraussetzungen für eine skalierbare Einführung erfüllt sein müssen. Gemeinsam mit SoftwareOne begann ein sechsmonatiges Programm aus Enablement, Adoption und Change Management sowie kontinuierlicher Messung, das eine klare Entscheidungsgrundlage schuf.
Ø 96 Minuten
Zeitersparnis pro Nutzer und Tag
Klare Skalierungsbasis
Rollout nach PoC vorbereitet
- Kunde
- Globales Industrieunternehmen
- Branche
- Produktion
- Plattform
- Microsoft Azure
- Services
- Microsoft 365 Copilot Proof of Concept (PoC) inkl. Tenant Review, Enablement / Adoption / Change Management (Workshops/Drop-ins), sowie Messung und Reporting
- Land
- Deutschland
Hohe Erwartungen, aber fehlende belastbare Nachweise
Die Organisation war stark diversifiziert, von Finance und IT über Produktion bis hin zu HR, Legal und Compliance. Entsprechend unterschiedlich waren die Arbeitsweisen, die Tool-Nutzung und die Reifegrade im Umgang mit KI-Unterstützung im Arbeitsalltag.
Vor einer Skalierung wollte das Management drei Fragen beantworten:
· Steigert Copilot tatsächlich Produktivität und Qualität?
· Wird das Tool regelmäßig genutzt oder bleibt es ein Experiment für wenige Enthusiasten?
· Kann der wirtschaftliche Nutzen belastbar quantifiziert werden?
Ohne klare Antworten bestand das Risiko, Lizenz- und Einführungsaufwände zu investieren, ohne den Nutzen belastbar quantifizieren zu können.
Ein strukturierter Proof of Concept als Entscheidungsgrundlage
Gemeinsam mit dem Kunden konzipierte und begleitete SoftwareOne einen über die technische Aktivierung hinausgehenden Proof of Concept (PoC) für Microsoft 365 Copilot, bei dem gezielt Enablement, Adoption und Change Management sowie Erfolgsmessung kombiniert wurden.
Im Zentrum standen drei Säulen:
· Gezielte Nutzeraktivierung: Über die Laufzeit des PoCs wurden rund 350 Mitarbeitende aus acht Fachbereichen eingebunden. Onboarding-Sessions, praxisnahe Hands-on-Workshops und regelmäßige Drop-in-Calls sorgten dafür, dass Copilot nicht nur erklärt, sondern im Arbeitsalltag erlebbar wurde.
· Begleitete Einführung: Eine interne Community, regelmäßige Umfragen und Fokusgruppen stellten sicher, dass Feedback kontinuierlich gesammelt und in die weitere Ausgestaltung einbezogen wurde.
· Messbarkeit und Transparenz: Nutzung, Zeitersparnis, Zufriedenheit und Business Impact wurden fortlaufend analysiert – von Nutzungsquoten über den Net Promoter Score (NPS) bis hin zu wirtschaftlichen Effekten.
So entstand keine isolierte IT-Lösung, sondern eine belastbare Entscheidungsgrundlage für das Top-Management.
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Der Proof of Concept (PoC) übertraf die Erwartungen: 96 Prozent der Nutzerinnen und Nutzer arbeiteten aktiv mit Copilot und 94 Prozent bewerteten die Nutzung positiv. Auch die Bereitschaft zur Weiterempfehlung war sehr hoch. Damit lag nicht nur ein Stimmungsbild, sondern auch ein belastbarer Indikator für eine nachhaltige Nutzung vor. Für das Management besonders relevant:
- Signifikante Zeitersparnis: Im Durchschnitt sparten Mitarbeitende 96 Minuten pro Arbeitstag, vor allem bei der Erstellung von Dokumenten und E-Mails, bei Meeting-Zusammenfassungen, Recherchen und Analysen.
- Hohe Zufriedenheit: Viele Teilnehmende äußerten den Wunsch, die Lizenzen auch nach dem PoC weiterzuverwenden, und bewerteten die Trainings- und Enablement-Formate als praxisnah.
- Messbarer wirtschaftlicher Nutzen: Selbst konservativ gerechnet ergab sich ein erheblicher Nutzen pro Mitarbeitenden und Jahr. Besonders in Rollen mit viel Informationsarbeit, z. B. Analyse und Kommunikation.
- Neue Perspektiven: Während anfangs einfache Anwendungsfälle dominierten, verlagerte sich der Fokus zunehmend auf Automatisierung, Copilot Agents (spezialisierte KI-Assistenten) sowie Integrationen in bestehende Systeme und Wissensplattformen.
Der PoC machte den Nutzen im Alltag transparent und schuf die Grundlage, Copilot gezielt zu skalieren, mit einer klaren Entscheidungsbasis für die nächsten Schritte.
