So gewinnen Unternehmen die Kontrolle über ihre IT-Beschaffung zurück

Wollen Unternehmen ihre Beschaffung von Software und Cloud-Services optimieren, stoßen sie in der Regel immer auf die drei gleichen Hindernisse. Dieser Blogbeitrag listet diese Herausforderungen auf und zeigt, warum sich eine Digital Supply Chain hier als Ideallösung anbieten kann, um Kosten zu sparen, die User Experience zu verbessern, Schatten-IT auszubremsen und bei Audits besser dazustehen.

Herausforderung Nummer 1, der Klassiker: Komplexität

Die erste Herausforderung ist ein „Klassiker“: Software wird immer teurer, ihre Verwaltung wird immer komplexer und damit wird es immer schwieriger, die Kontrolle über die Kosten zu behalten. Unternehmen haben es heute mit immer mehr Software- und Cloud-Anbietern zu tun. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Nutzung lokal, vom Verbrauch abhängig oder Cloud-basiert ist – es existieren eine Vielzahl verschiedener Geschäftsmodelle mit jeweils eigenen Lizenz- und Vertragsbedingungen, Preisen und wichtigen Punkten bei Verhandlungen.
Da sich viele Unternehmen in der Hauptsache auf ihre großen, strategischen Lieferanten konzentrieren, stellt die schnell wachsende Anzahl kleinerer Lieferanten eine enorme Herausforderung dar. Sich ein genaues Bild von der sich so auftuenden, komplexen und stetig im Wandel befindlichen Softwarelandschaft zu machen, ist eine Wissenschaft für sich: Jedes Asset, das von den unzähligen Software- und Cloud-Anbietern bereitgestellt wird, muss schließlich in Bezug auf Anforderung, Kauf, Zuweisung, Verlängerung und Stilllegung verwaltet werden.

Herausforderung Nummer 2: Transparenz

Die zweite Herausforderung ist die Transparenz. Gerade weil 80 % der Softwareausgaben für strategische Anbieter wie Microsoft, SAP, Oracle, Salesforce ausgegeben werden, hat sich die Verwaltung in diesem Bereich eingespielt: Die entsprechenden Systeme und vor allem Mitarbeiter mit dem entsprechenden Know-how sind in der Regel vorhanden.
Nicht jedoch für das Management der vielen kleineren Anbieter. Auch hier sind Prozesse vorhanden. Einzeln betrachtet mag der Aufwand zwar relativ gering sein – allerdings wird deswegen das Risiko in dem Fall, dass man nicht weiß, was für Software man da eigentlich genau im Einsatz hat, in keiner Weise geringer. 

Herausforderung Nummer 3: Merger & Acquisitions (M&A)

Die dritte Herausforderung betrifft zwar eher größere Organisationen, allerdings tritt der M&A-Fall hier relativ häufig auf. Wenn Unternehmen fusionieren, neue Geschäftszweige erwerben oder Unternehmensteile veräußern, stehen IT-Asset-Management- und Beschaffungsteams plötzlich vor dem Problem, alle kaufmännischen Fragen der Software zu einem festgelegten Stichtag in den Griff zu bekommen.

Wie kann man mit einer DSC sparen?

Die Implementierung einer robusten Digital Supply Chain (DSC) kann alle drei Herausforderungen bewältigen. Wie genau? Eine Digital Supply Chain wird nicht dabei helfen, mit Microsoft einen größeren Rabatt auf Software-Lizenzen auszuhandeln – aber massiv dazu beitragen, die Arbeitsbelastung der IT- und Beschaffungsteams sowie die Kosten und Risiken zu reduzieren, die durch die vielen kleineren Software-Hersteller und Cloud-Service-Provider entstehen.

Die Digital Supply Chain wirkt dabei durch Automatisierung aller Software- und Cloud-Beschaffungs- und Verwaltungsprozesse und der damit vereinfachten Kontrolle. Das führt meist umgehend zu einer ganzen Reihe von positiven Ergebnissen:

• es kann leicht überprüft werden, dass nur das bezahlt, was auch tatsächlich genutzt wird;
• es zeigt sich sofort, wo verschiedene Produkte mit dem gleichen Zweck eingesetzt sind. Ein Produkt kann entfernt, das Portfolio konsolidiert und damit rationalisiert werden; 
• günstigere Ersatzprodukte können leichter identifiziert werden; 
• Cloud-Dienste können vollständig genutzt werden; 
• Lizenzen können nach Möglichkeit wiederverwendet werden. 

Diese vielen, kleineren Optimierungen summieren sich in der Regel zu signifikanten Einsparungen. Kurz: Mit einer gut implementierten Digital Supply Chain kann man die tatsächliche Software- und Cloud-Nutzung leicht analysieren, Audit-Risiken verringern, Beschaffungsanfrage-Verfahren vereinfachen und dadurch Zeit, Geld und Ressourcen einsparen. Durch die Rationalisierung bei Produkten, vor allem aber durch ein Right-Sizing von Verträgen und kompetente, auf verlässliche Daten gestützte Verhandlungen mit langjährigen Anbietern können erhebliche Einsparungen erzielt und ungeplante Ausgaben vermieden werden.

Lässt sich eine DSC problemlos implementieren? 

Hier ist eine Analyse des Ist-Zustandes, also des Reifgrades, erforderlich. Aller Erfahrung nach sind selbst dort, wo Unternehmen über recht fortschrittliche Systeme verfügen, diese oftmals nicht vollständig integriert – wenn zum Beispiel E-Ticket-Systeme für Softwareanfragen existieren, die sich jedoch nicht mit dem E-Procurement-System verknüpfen lassen. Oft findet man auch einen eher „harten Bruch“ zwischen Beschaffungs- und IT-Asset-Management-Systemen (ITAM). Das ist die technische Seite. In der Regel repräsentieren unterschiedliche Systeme aber auch unterschiedliche Abteilungen. Dann muss der Fokus beim Aufbau einer effektiven Digital Supply Chain darauf liegen, neben Prozessen und Technologien vor allem auch die dafür verantwortlichen Menschen zusammenzubringen.

Die Vorteile einer DSC an einem konkreten Beispiel

Ein Vorteil einer DSC ist eine bessere User Experience, da durch eine schnellere Bereitstellung von Software und Services deren Produktivität gesteigert und das innovative Potential gefördert wird. Aber – diese Verbesserungen werden auch ganz klar als Leistung der IT-Beschaffung anerkannt, die so nicht mehr als Buhmann, sondern als Mehrwerte-Erzeuger gesehen wird.

Ein Beispiel: SoftwareOne arbeitet mit einem mittelständischen Chemieunternehmen in Großbritannien zusammen. Vorher mussten die Mitarbeiter 25 Tage auf die Erfüllung von Softwareanforderungen warten, was zu Produktivitätsverlusten und zunehmenden Problemen mit Schatten-IT führte. Das Unternehmen hatte Mühe, seine Long-Tail-Ausgaben von 6 Millionen £ an kleinen Lieferanten auch nur annähernd adäquat zu verwalten – geschweige denn, Chancen oder Risiken der beschafften Software wirklich zu verstehen.

Jetzt erhalten Mitarbeiter die Software, die sie benötigen, in nur fünf Tagen! Das Ergebnis sind zufriedenere, produktivere Teams und weniger Risiken durch Schatten-IT. Das Unternehmen hat volle Transparenz über seine Long-Tail-Ausgaben und führt Verhandlungen über Neuverträge oder Verlängerungen aus einer starken Position heraus. Neben den Einsparungen bei den Lizenzen konnte vor allem aber auch die Höhe der Strafzahlungen als Folge von Audits um sage und schreibe 98 % gesenkt werden.

Wie geht man eine DSC am besten an?

Dies sind einige der entscheidenden Faktoren eines erfolgreichen DSC-Projekts: 

• Es ist wichtig, sich die Unterstützung aller beteiligten bzw. involvierten Unternehmensbereiche zu sichern. Eine gute Gelegenheit dazu bietet der Ansatz, in einem eher überschaubaren Rahmen in das Projekt zu starten und einen schnellen Erfolg vorzuweisen – etwa durch den gelungenen Abschluss eines Proof-of-Concept. 
• Die Frage muss geklärt werden, welche internen Ressourcen zur Verfügung stehen und was gegebenenfalls besser von externen Dienstleistern eingebracht werden sollte.
• Ein genauer Zeitplan muss erstellt werden, der genügend Puffer besitzt, da zum Beispiel die Implementierung und das laufende Onboarding von Herstellern und Anbietern zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen kann. 
• Vor dem Start des DSC-Projekts müssen klare Ziele definiert und der Reifegrad des Unternehmens bestimmt werden. Für die Frage „Wie viel Automatisierung und Datenanalyse ist erforderlich, um eine positive Wirkung zu erzielen?“ sollte eine fundierte Antwort gefunden werden, damit das optimale Betriebsmodell angemessen und vor allem auch erreichbar ist.
• Ein schrittweiser Ansatz hat den Vorteil, dass die Zunahme des eigenen Reifegrades deutlich beobachtet, dies aber vor allem auch allen wichtigen Stakeholdern in der Organisation durch Verbesserungen und Einsparungen demonstriert werden kann.