Weit mehr als nur Compliance: Software Digital Supply Chain als Teil einer umfassenderen IT Asset Management-Lösung - gerade auch für Software-Sourcing und Beschaffung

Im Zuge der digitalen Transformation entfernen sich Unternehmen immer mehr von den traditionellen Beschaffungs- und Fulfillment-Prozessen für Software. Verständlich, denn nun sind - zum Beispiel durch Automatisierung – eine viel höhere Geschwindigkeit, mehr Transparenz und damit mehr Effizienz möglich. Gerade hinsichtlich dieser Entwicklung ist ein solides IT Asset Management, kurz ITAM, entscheidend für die Sicherstellung der Compliance und die Optimierung von Investitionen. Das heißt, dass sich gegebenenfalls auch die ITAM-Strategie weiterentwickeln muss, wenn Software in der sich ständig weiterentwickelnden digitalen Umgebung nicht nur optimal verwaltet werden, sondern darüber hinaus mehr Agilität und Kosteneffizienz erreicht werden soll. Ein Kernpunkt dabei ist die Software Digital Supply Chain (DSC). Warum genau das so ist und warum jedes Team im Unternehmen vom Stärken der ITAM- Prozesse sowie von einem umfassenderen Ansatz für Software-Sourcing und Beschaffung profitieren kann, das beleuchtet dieser Blogbeitrag. 

Software Digital Supply Chain: Wichtiger Teil einer umfassenderen ITAM-Strategie

Eine durchdachte ITAM-Strategie ist für die Business Continuity von entscheidender Bedeutung. Die Herausforderung besteht darin, dass für ein effizientes IT Asset Management im Zeitalter der digitalen Transformation diverse grundlegende Anforderungen erfüllt sein müssen - anders als bei vielen herkömmlichen ITAM-Strategien, die sich lediglich auf Teilaspekte des Software Lifecycle konzentrierten.

In vielen Organisationen fokussiert sich ITAM jedoch in erster Linie immer noch darauf, die Anzahl der vorhandenen Softwarelizenzen mit der Nutzung abzugleichen und sicherzustellen, dass die Software der spezifischen Lizenzvereinbarung des Anbieters entspricht. Selbst dies erfolgt in der Regel aber ad hoc und dann meist als Reaktion auf ein anstehendes Vertrags-Renewal, neuen, intern aufgetretenen Bedarfen oder externe Anforderungen, wie einem Audit. 

Mit der Digitalisierung muss umfassender, größer gedacht werden: Eine durchdachte ITAM-Strategie sollte eine vollwertige  Software Digital Supply Chain (DSC) zum Ziel haben, die sowohl die Digitalisierung wie auch die damit einhergehende Datentransparenz konsequent und kontinuierlich nutzt, um den Betrieb über den gesamten Software-Lebenszyklus hinweg zu optimieren.

Was leistet Software DSC in diesem Zusammenhang? 

Ein standardisiertes DSC digitalisiert und pflegt Datensätze in definierten Systemen und reichert sie an. Diese Daten dienen dann im Rahmen eines ITAM-Programms zu vielen Zwecken – für die Beschaffung, zur Kostensenkung oder zur Workload-Priorisierung; um nur einige der potentiellen Anwendungsgebiete zu nennen.

Dadurch geht ITAM über den bisher gesteckten Rahmen – wie der Einhaltung der Compliance-Regeln – weit hinaus und steigert im gesamten Unternehmen die Effizienz in Bezug auf Transparenz und damit der Ausgaben. Darüber hinaus wird Compliance natürlich weiter sicher gestellt: Neue Technologien, die in das Unternehmen gelangen, sind vorab ausreichend überprüft worden.

Stärken der ITAM-Prozesse durch DSC-Management

Bei der Bereitstellung, Beschaffung und Verwaltung von Software und Cloud gibt es viele inhärente Herausforderungen, darunter:

• Schlechte User Experience: Der Mangel an effektiven Tools und Systemen zur Anforderung von Software führt unternehmensweit zu einer schlechten User Experience.
• Getrennt operierende Abteilungen: Der Beschaffungsprozess ist häufig schlecht auf die Kern-Geschäftsanforderungen abgestimmt, was zu Verzögerungen und unnötigen Kosten führt.
• Mängel bei der Datenverwaltung: Existiert kein strategisches Datenmanagement, werden Missstände nicht erkannt; potentielle Verbesserungen können nicht umgesetzt werden.
• Risikoanfälligkeit: Nicht geprüfte Software samt Nutzungsbedingungen führen zu erhöhten Rechts- und Sicherheitsrisiken.

Im Gegensatz dazu bietet DSC-Management einen nahtlosen, integrierten Ansatz von Systemen und Aktivitäten -  von der Anfrage, über den Kauf, die laufende Verwaltung bis hin zur Außerdienststellung: Sprich, dem gesamten Software Lifecycle.

Ziel ist es, eine beschleunigte, korrekte und proaktive Entscheidungsfindung bei der Anschaffung und Wartung von Software zu ermöglichen. Dies führt zu einer besseren User Experience im gesamten Unternehmen sowie einer Optimierung von Software- und Cloud-Ausgaben. Darüber hinaus wird auch die Arbeit der IT- und Beschaffungsteams effizienter: Diese können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. 

Vorteile eines DSC-Managements

Die Implementierung eines Software DSC-Managements bewirkt durch Stärkung der ITAM-Prozesses folgende Vorteile:

• Effizienz: Es ist weniger Aufwand für die Verwaltung von Budgets, Software-Anwendungen und Verhandlungen erforderlich.
• Compliance: Die Software-Nutzungsrechte werden gründlich evaluiert; eventuelle kaufmännische Risiken werden dadurch transparent.
• Kosteneinsparungen: Durch optimierte Lizenz-Zuteilungen werden Kosten vermieden. Konsolidierungen im Bereich der Software werden möglich – Verhandlungen, etwa mit den Herstellern, starten aus einer weitaus verbesserten Position.
• Workload-Priorisierung: Es wird möglich, auf transparente und klare Weise die Software auswählen, die für die Produktivität einer Rolle benötigt wird.
• ITAM-Reifegrad: Durch effektive ITAM-Prozesse werden Kontrolle und fundierte Bewertung möglich; Risiken werden reduziert, Software-Ausgaben optimiert.

Wie profitieren einzelne Abteilungen und Stakeholder von Software-DSC?

Ein organisationsweiter Ansatz für Software-DSC hat Vorteile für die KPIs einzelner Stakeholder - vom CIO und CFO bis hin zu den Endbenutzern. Im Kontext des Software Lifecycle können Unternehmen das DSC-Management also nutzen, um die Komplexität des ITAM direkt in einen geschäftlichen Mehrwert umzuwandeln.

Wer profitiert wie? 

• Beschaffungsteams: Durch Software-DSC  können Kaufentscheidungen optimiert und vor allem Ausgabenrisiken exakt bewertet werden. Konkret kann die Beschaffung durch die richtigen Genehmigungen und Kontrollen sicherer erfolgen. Darüber hinaus unterstützt DSC Beschaffungsteams bei der Aushandlung und Auswahl der richtigen Beschaffungsmechanismen, um sicherzustellen, dass auf die wirtschaftlichste Art und Weise eingekauft wird. 
• IT-Asset-Management : Durch die Standardisierung der Softwarebeschaffung und -nutzung kann man „Schatten-IT“ ebenso wie die Komplexität im Softwarekatalog des Unternehmens durch Konsolidierung wo möglich reduzieren.
• Lieferanten-Vertragsmanagement: Ein integriertes DSC-Management ermöglicht einen umfassenden Überblick sowohl über frühere Softwareausgaben wie auch zukünftige Pipelines für die Beschaffung. Dadurch wird für vollständige Transparenz gesorgt - unnötige Ausgaben werden reduziert.
• Endbenutzer und das Unternehmen insgesamt: Mit einem einzigen Kanal/Einstiegspunkt für alle Softwareanfragen erhöht sich die Geschwindigkeit, mit der Benutzer auf Software zugreifen können – damit wird das gesamte Unternehmens agiler.
• CFO: Hier wird eine globale Perspektive auf IT-Ressourcen möglich, um Budgets und Prognosen effizient zu verwalten. 
• CIO- und IT-Teams. Mit einem zentralisierten DSC-System kann ein einfaches wie effektives Management für den Software Lifecycle eingeführt werden – um somit die Budget- und Projektplanung zu unterstützen und die Ausgabenoptimierung zu steigern.
• Compliance-Beauftragter/Lizenzmanager: Hier kann der Verantwortliche sicherstellen, dass jeder Vertrag hinsichtlich Risiken bezüglich Daten und IT-Security bewertet wurde. Die Pflege der Vereinbarungen in einer zentralen Datenbank ermöglicht es zudem, die Workflow-Überwachung zu automatisieren.