Ob Neuabschluss oder Renewal: Für jedes Unternehmen stehen regelmäßig Vertragsverhandlungen mit seinen strategischen Software-Herstellern sowie Software- oder Cloud-Providern an. Ein schwieriges Feld, denn bei diesen Gesprächen geht es oft um große Investitionen, die Verhandlungen sind zudem aufgrund der Vielzahl von Faktoren, die eine Rolle spielen, in der Regel auch recht komplex. Auch Teil 3 unserer Blogreihe gibt Hinweise und Tipps, wie man die mitunter schwierigen Verhandlungen mit Software-Herstellern erfolgreich zum Abschluss bringt – wie etwa durch das strikte Befolgen vorab definierter Strategien, immer aber mit einem Plan B in der Tasche.
Die Frage nach der geeigneten Software steht bei fast allen Unternehmen auf der Strategie-Agenda ganz oben. Das ist leicht erklärbar, denn Software ist heute in so gut wie jedem Bereich der Wirtschaft die Grundlage, auf der das Geschäft vorangetrieben werden kann. Sicherzustellen, dass die beschaffte Software technisch auch in der Lage ist, die optimalen Ergebnisse zu erzielen, ist letztendlich von entscheidender Bedeutung für den kommerziellen Erfolg des jeweiligen Unternehmens.
Dazu aber muss der Einkauf eng mit der IT und anderen, von einer Kaufentscheidung unmittelbar berührten Abteilungen zusammenarbeiten: Denn die günstigsten Konditionen oder der beste Preis sind vielleicht erfreuliche „Beifänge“ der Verhandlungen zu einer Beschaffung, aber möglichweise gar nicht das wichtigste Kriterium.
Die Aushandlung von Softwareverträgen erfordert also den Input aller wichtigen Stakeholder. Idealerweise bildet man nun ein Team, in dem Vertreter aller Interessen versammelt und in denselben Kommunikationsprozess mit eingebunden sind. Dann werden Informationen gesammelt. Ist dies geschehen, kann eine Verhandlungsstrategie definiert werden Das mag komplex und damit zeitaufwändig sein, zahlt sich aber in den Verhandlungen hundertprozentig aus.
Apropos Kommunikation: Ist es im Vorfeld unerlässlich, alle ins Boot zu holen und auf dem Laufenden zu halten, so sind in dieser Hinsicht bei den Verhandlungen selbst jedoch einige House-Keeping-Rules unbedingt zu beachten:
Sonst besteht im schlimmsten Falle die Gefahr, dass ein vermeintlich vorteilhafter Vertrag unterzeichnet wird, den jemand anders durch eine eigenmächtig getroffene Nebenabrede bereits ad Absurdum geführt hat.
Oft sind es die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die über Gut oder Schlecht einer Abmachung entscheiden, nicht der Preis. Sie sind deshalb sorgfältig zu prüfen: Hersteller oder Provider haben -insbesondere, wenn es sich um einen der strategischen Tier-1-Anbieter handelt - oft mehr Spielraum bei den Geschäftsbedingungen als beim Preis.
Ein Beispiel: Wenn ein Unternehmen aktuell an- einer Fusion oder in eine Übernahme involviert ist, bietet sich die Möglichkeit an, dem Vertrag eine Klausel für ein Auditverbot hinzuzufügen, die für einen bestimmten Zeitraum, wie etwa zwei Jahre, gültig ist. Das würde davor schützen, nicht mitten in einem komplexen Integrationsprojekt einen Deal neu verhandeln oder ein Audit bewältigen zu müssen, sondern sich ohne Unterbrechung darauf konzentrieren zu können, die Systeme zum Laufen zu bringen.
Ähnlich kann dies auch bei einer Veräußerung erfolgen: Wenn ein Unternehmensteil verkauft oder in sonst einer Form abgespalten wird, wäre es von Vorteil, vorab eine Art von „Schonfrist“ auszuhandeln, in der die Software des verkaufenden Unternehmens für eine bestimmte Zeit von dem neu entstandenen Firma benutzt werden kann, auch dann, wenn diese bereits eine neue, also andere juristische Person ist. So bieten einige Hersteller etwa die Möglichkeit der unbegrenzten Nutzung zu einem vereinbarten Preis für einen bestimmten Zeitraum an. Am Ende dieser Laufzeit wird der tatsächliche Verbrauch gemessen und auf dieser Grundlage der Preis für die verbleibende Vertragslaufzeit festgelegt.
Man sollte sich Gedanken darüber machen, wann ein Geschäft idealerweise abgeschlossen werden sollte – dies muss nämlich keineswegs der gleiche Tag sein, an dem auch der alte Vertrag ausläuft. Im Gegenteil: Es verschafft Vorteile, einen ausreichenden Zeitraum als Puffer einzuplanen. Ist dieser vorhanden, kann einen der Anbieter nicht dadurch unter Druck setzen, dass bald das Recht an irgendeiner Nutzung ausläuft oder geschäftskritische Software sogar wegen fehlender Lizenzierung deinstalliert werden muss.
Und auch die Anbieter haben Ziele: Da steht etwa das Ende eine Quartals oder Geschäftsjahres an – gute Zahlen müssen her. Werden Werbekampagnen für neue Produkte und Dienstleistungen gefahren, steht dahinter nicht selten der Versuch, Kunden von Services oder Plattformen wegzulocken, die vielleicht auslaufen. Auch bei einem Hersteller fangen kontinuierlich neue Mitarbeiter an: Gerade diese wollen sich vielleicht gleich zu Beginn mit einem großen Abschluss profilieren.
Wenn man weiß, wie der Hersteller oder seine Vertreter ticken, dann lernt man auch die Hebel kennen, die man in Verhandlungen zum eigenen Vorteil nutzen kann.
Selbstverständlich sollten Verhandlungen stets höflich und professionell ablaufen. Schließlich macht jeder der Beteiligten lediglich seinen Job. Es lohnt auf jeden Fall, langfristige, auf Vertrauen basierende Beziehungen zu entwickeln und zu pflegen, die dann für beide Seiten Vorteile bringen: Es ist wichtig, dass sich Diskussionen entwickeln und beide Parteien eine gemeinsame Basis finden.
Allerdings können Verhandlungen auch schnell einmal in eine Sackgasse geraten. Nun greift Plan B. Es kann hilfreich sein, die Probleme auf eine höhere Management-Ebene des Herstellers zu eskalieren. Dazu allerdings sind Know-how und Verständnis über die Hierarchie und die Entscheidungsstruktur dieses Unternehmens zwingend erforderlich.
Nochmals kurz zusammengefasst: Ziel ist es doch, dass die Mitarbeiter genau das haben, was sie für ihre Arbeit benötigen, auch wenn sich ihre Aufgaben im Laufe der Zeit weiter entwickeln. Der technisch ideale Vertrag – und dabei auch noch der günstigste Preis.
Es gibt viele Hilfsmittel, um die Waage auszubalancieren. Ohne sorgfältige und methodische Vorbereitung und Planung wird diese Waage tendenziell jedoch eher zugunsten der strategischen Anbieter ausschlagen: Die Hersteller verfügen schließlich über ganze Abteilungen, die sich allein mit Verhandlungen beschäftigen. Was kann man dieser Macht an Ressourcen entgegensetzen?
Natürlich können Sie sich alleine auf Verhandlungen vorbereiten oder diese bestreiten. Es lohnt an diesem Punkt aber sicherlich darüber nachzudenken, sich von Experten unterstützen zu lassen, die gerade hinsichtlich bestimmter Hersteller über viele Jahrzehnte an Erfahrung verfügen. Experten, die Hersteller-Verhandlungen jeder Art als ihr Daily Business betreiben, die den Markt und die Anbieter verstehen und die Hebel kennen, mit denen in Verhandlungen etwas erreicht werden kann.
Wir können Ihnen helfen zu verstehen, was möglich ist und sicherstellen, dass Sie sich bei Gesprächen auf die richtigen Bereiche konzentrieren. Die verschiedenen Hersteller haben unterschiedliche Prioritäten, die regelmäßigen Änderungen unterliegen. Unsere Experten sind hier immer auf dem neuesten Stand – und damit auch Sie!
Erfahren Sie mehr und kontaktieren Sie uns: Wir sind im Vorfeld und bei den Verhandlungen selbst an Ihrer Seite, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen.
Holen Sie sich das Hersteller-Fachwissen, um wichtige Vertragsverhandlungen und Renewals erfolgreich vorzubereiten, zu planen und durchzuführen.
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