Jak na úspěšný přechod na Microsoft Teams?

Nasazení Microsoft Teams je unikátní příležitostí pro změnu způsobu, jakým při práci komunikujeme, spolupracujeme ale i řídíme každodenní agendy či projekty. Je ale třeba provést jej správně.

Málokterá větší firma se dnes obejde bez nástrojů na vzdálenou spolupráci a online komunikaci. Proto není divu, že si řešení Skype for Business vybudovalo po celém světě obrovskou základnu firemních zákazníků a spokojených uživatelů. Microsoft se před dvěma lety rozhodl provést zásadní krok a přenesl všechny komunikační funkce řešení Skype for Business do zcela nového produktu Teams. Jelikož bude vývoj Skype for Business ukončen, dochází postupně k přesunu všech uživatelů tohoto řešení do moderního prostředí Microsoft Teams. Od 1. října loňského roku je u nových zákazníků Office 365 s méně než 500 uživateli automaticky nasazováno řešení Teams a o měsíc později začal proces postupného upgradu ze Skype for Business Online na Teams.

Aby Microsoft tento přesun podpořil, poskytuje firmám a organizacím řešení Teams až pro 300 uživatelů zcela zdarma. Velmi lákavá nabídka bezplatného nasazení nástroje na týmovou spolupráci, komunikaci a sdílení dat má ale jeden háček. Jakkoli se může jevit implementace Microsoft Teams jako snadná věc, bez dodržení určitých postupů se nedostaví očekávané přínosy v podobě efektivní práce jednotlivých zaměstnanců a celých týmů.

Mnohem více než Skype

Microsoft Teams nenahrazuje pouze funkcionality Skype for Business pro online komunikaci a schůzky formou audio a videokonferencí, ale představuje celý virtuální pracovní prostor zaměřený na spolupráci, v němž najdete všechno na jednom místě. Členové týmu tak mohou efektivně spolupracovat bez ohledu na to, kde se právě nacházejí. Mohou jednoduše komunikovat prostřednictvím chatu, ukládat a sdílet soubory, řídit úkoly, mít přístup k poznámkám, kontaktům na kolegy a dalším nástrojům. Současně mají členové týmu možnost spolupracovat nad Office dokumenty.

Z rozsáhlé nabídky funkcí a nástrojů Microsoft Teams ale také vyplývá, že při přechodu ze Skype for Business nejde jen o prostou výměnu jednoho komunikačního řešení za jiné, ale o implementaci zcela nového systému, který ovlivní individuální i týmovou práci všech uživatelů. Proto je třeba k nasazení Teams, ať už jako nového řešení nebo v rámci přesunu ze Skype for Business, postupovat projektovým způsobem.

Úspěšné nasazení Microsoft Teams

Předpoklady úspěšného nasazení Microsoft Teams jsou podobné, jako při dalších projektech implementace podnikových systémů. Nejde však jenom o systém. Teams, více než kterékoliv systémy, mění v mnoha případech zaběhnuté způsoby, jakým lidé pracují nebo komunikují, ale také často předpokládá změnu myšlení a přístupu uživatelů. Naprosto klíčové je, aby se přechodu to Teams účastnili zástupci a vlastníci klíčových agend, a celý projekt nebyl veden pouze jako IT projekt, ale projekt změnový. Sestavte projektový tým, který bude garantem provedení jednotlivých kroků přechodu, a zaměřte se na jednotlivé fáze:

• Analýza: Rozhodně začněte analýzou skutečných potřeb vašich zaměstnanců při týmové spolupráci a komunikaci. Jakým způsobem vaši zaměstnanci nejčastěji pracují? Jaké nástroje používají dnes a jak dopovídají jejich potřebám? S jakými zařízeními zaměstnanci nejčastěji pracují?
• Implementace: Během přechodné fáze je třeba zajistit bezproblémovou funkčnost nástrojů a aplikací, které zaměstnanci každodenně využívají. Velmi dobrým řešením, kterým se vyhnete mnoha případným problémům, je postupná implementace Microsoft Teams v rámci jednotlivých úloh (komunikace, sdílení dat, spolupráce) nebo oddělení a týmů. Po ověření těchto pilotních projektů bude implementace v rámci celé firmy či organizace mnohem snazší.
• Adopce: Naprosto klíčové pro přechod na nové nástroje v rámci Teams je, aby s nimi všichni zaměstnanci uměli efektivně pracovat. V SoftwareOne tento problém řeší naše služba Easy365, v rámci, které poskytujeme průvodce, návody a uživatelské scénáře, na základě kterých zaměstnanci zjistí a pochopí, jak jim nové nástroje usnadní práci.
• Řízení: Přestože je Microsoft Teams plně cloudovým řešením, o jehož provoz se z technického hlediska nemusí nikdo z firmy starat, je třeba nastavit pravidla používání nástrojů týmové spolupráce a zabezpečení dat a spravovat uživatelské účty zaměstnanců i externích spolupracovníků.
• Kontinuální podpora: Microsoft Teams je moderní nástroj, jehož funkce a možnosti se neustále vyvíjejí. Již nyní jsou k dispozici desítky aplikací a doplňků, kterými lze systém Teams rozšířit o rozsáhlé možnosti zpracování dat a napojení na další podnikové systémy nebo cloudové služby. Mění se i úlohy a procesy v rámci firem, proto je třeba neustále hledat příležitosti a scénáře, kde mohou nové nástroje zefektivnit práci a podpořit nové podnikatelské příležitosti.

NÁVODY, TIPY A TRIKY

NÁSTROJE PRO TÝMOVOU SPOLUPRÁCI

Chci vědět více

Rozhodně přejděte, ale s rozumem

Našim zákazníkům přechod na moderní řešení Microsoft Teams (na základě analýz potřeb) doporučujeme, nejen proto, že podpora Skype for Business brzy skončí. Teams je ale vhodným nástrojem i pro společnosti, které zatím žádný online nástroj pro týmovou komunikaci a spolupráci nepoužívají. Důležité ale je, řídit nasazení Teams jako projekt, získat pro něj podporu managementu a správně jej komunikovat zaměstnancům. Kontaktujte nás, pokud se chcete o nasazení Microsoft Teams poradit s nezávislými odborníky.