A área de TI da sua empresa conta com diversos ativos, incluindo hardware, como computadores e notebooks utilizados pela equipe, e software instalado em cada um deles. Eles requerem manutenção, atualização e eventual substituição ao longo do tempo. É aqui que entra o IT Asset Management, conhecido como ITAM.
Esse conceito refere-se ao processo de gerenciar esses componentes de TI dentro de uma empresa e envolve diversas etapas para uma administração mais completa dos recursos relacionados aos equipamentos e à infraestrutura de TI.
Quer entender como isso funciona e quais benefícios pode trazer para o seu negócio? Confira este artigo que preparamos. Nele, explicaremos esse conceito, apresentaremos sete boas práticas e as melhores ferramentas para ajudar nesse processo. Acompanhe!
O que é IT Asset Management (ITAM)?
A gestão de ativos de TI, conhecida como ITAM (IT Asset Management, em inglês), envolve as etapas de obtenção, classificação, rastreamento, reparação e descarte dos ativos tecnológicos de uma empresa.
Um elemento fundamental do ITAM é compreender como a tecnologia da informação apoia as operações comerciais, com um foco especial nos usuários finais.
Essa etapa inclui a administração dos custos relacionados aos equipamentos e à infraestrutura de TI ao longo de todo o seu ciclo de vida, buscando otimizar tanto os gastos quanto o uso desses ativos.
Entenda o que é um ativo de TI
Qualquer software, hardware ou até mesmo informações que a empresa considera valiosos são classificados como ativos de TI.
Podemos usar como exemplos os laptops, desktops, celulares corporativos, bancos de dados de sistemas, software empresarial e aplicativos licenciados.
Levar em consideração o "ciclo de vida" dos ativos é uma etapa vital, pois seu valor diminui ao longo do tempo, sendo a gestão desses ativos essencial para maximizar seu aproveitamento de acordo com as necessidades da empresa.
Como essa gestão revolucionou os resultados nos ativos?
Com a transformação digital alterando a forma como as empresas operam, a gestão moderna de recursos evoluiu além do simples controle de laptops e mouses.Nesse cenário, estão sendo adotados princípios de DevOps e SRE, que necessitam de processos e ferramentas de gestão de recursos que permitam oferecer novas funcionalidades e serviços de forma eficiente e rápida, sem comprometer a confiabilidade.
Com o aumento da confiança nos serviços de plataforma e infraestrutura, uma gestão de recursos eficaz pode ajudar as empresas a controlar o consumo de serviços sob demanda.
Ao obter maior gerenciamento, visibilidade e atribuição de responsabilidades, as equipes podem reduzir o consumo excessivo, como o superprovisionamento e as instâncias inativas, para evitar custos desnecessários.
Quais são as boas práticas de Asset Management?
Confira as 7 melhores considerações para aplicar o IT Asset Management no seu negócio.
1. Obtenha inventários completos e atualizados
É importante identificar e rastrear cada recurso na sua empresa. Detalharemos essa abordagem em três etapas.
A primeira envolve a identificação dos ativos inseridos na sua rede local. A depender dos tipos de dispositivos que você deseja detectar e monitorar, isso pode ser feito por uma varredura de rede ou pelo domínio do Windows.
A segunda etapa consiste em identificar os ativos fora da sua rede local. Para isso, são úteis as verificações fundamentadas em agentes. É necessário implantá-los nas suas estações de atividade, a fim de coletar dados dos equipamentos e encaminhá-los de volta ao servidor principal.
Nas avaliações subsequentes, o agente analisa as mudanças nos ativos e repassa apenas os dados modificados para o ServiceDesk Plus, reduzindo a carga sobre o servidor e a rede.
A terceira e última etapa envolve certificar o rastreamento dos seus ativos móveis. Mesmo que inicialmente você não tenha uma política de "apresente seu próprio dispositivo" implementada, é possível iniciar pedindo que os usuários façam o registro dos seus dispositivos pessoais para o gerenciamento de dispositivos móveis (MDM).
2. Faça a gestão do ciclo de vida dos ativos
A organização conta com suas próprias políticas específicas para aquisição, manutenção e descarte de ativos.
Estabeleça um ciclo de vida para os ativos que cubra todos os estágios dentro da empresa. Cada uma dessas etapas pode ter um ou mais estados associados.
Outra tarefa indispensável é monitorar de forma meticulosa esses estados, pois eles são dinâmicos por natureza. Por exemplo, uma estação de trabalho pode ser utilizada por alguns dias e depois armazenada até que a próxima necessidade apareça. Portanto, atualize regularmente os estados dos ativos.
Os avanços na tecnologia têm nos beneficiado com conceitos de etiquetagem de ativos, como códigos de barras, RFID e GPS, que facilitam o seu rastreamento.
Essas técnicas de etiquetagem ajudam a manter atualizadas as informações sobre propriedade, localização e configuração dos ativos de hardware de maneira contínua.
3. Automatize os processos
Para maximizar o valor dos ativos de TI por meio do IT Asset Management, várias práticas e ferramentas são essenciais.
Automatizar os processos aumenta a eficiência operacional e garante conformidade. Isso pode ser feito por meio de sistemas de Gerenciamento de Configuração (CMS), ferramentas de descoberta de rede e plataformas de automação de fluxos de trabalho.
4. Analise o software
Essa é outra prática indispensável para melhorar a eficiência e a visibilidade da operação empresarial.
Integrações entre CMS e ITSM, por exemplo, alinham dados de ativos com processos de gerenciamento de serviços de TI e melhoram a capacidade de resposta a ameaças de segurança, devendo ser observadas.
Além disso, analisar ferramentas como plataformas de gerenciamento de vulnerabilidades, administração de contratos e soluções de controle de ativos na nuvem é crucial para uma gestão eficaz de ativos de TI.
5. Mapeie os usuários
Essa etapa ajuda a compreender melhor as necessidades e os padrões de uso dos ativos de TI. Pode ser realizada por meio da gestão de serviços de TI (ITSM) e da análise de uso de aplicativos.
6. Treine e capacite a equipe
Essa dica é válida para qualquer implementação no setor de TI, especialmente na gestão de ativos. Assim, as tarefas serão executadas com menos erros, devido ao conhecimento abrangente das funcionalidades, o que resulta em menores custos para o negócio.
7. Realize integrações
Integre práticas de segurança cibernética e conformidade regulatória ao gerenciamento de ativos de TI.
Dessa forma, é possível proteger dados sensíveis e mitigar riscos. Implemente medidas de segurança robustas, como criptografia de dados, autenticação multifatorial e atualizações regulares de segurança.
Além disso, garanta conformidade com regulamentos relevantes, como GDPR e HIPAA.
Quais ferramentas podem auxiliar nos resultados de ITAM?
Existem ferramentas conhecidas como MDM (Mobile Device Management, ou gerenciamento de dispositivos móveis), que fornecem um conjunto de funcionalidades, incluindo desde a gestão de uso até funções colaborativas, controle de dispositivos, acesso remoto e segurança de dados.No entanto, para uma abordagem mais completa, temos os serviços de ITAM da SoftwareOne. Eles preenchem a lacuna ao procurar novos aplicativos ou otimizar investimentos existentes em software e na nuvem.
Nós cuidamos do trabalho pesado ao fornecer visibilidade aos seus recursos digitais, permitindo que você se concentre no que realmente importa: expandir o seu negócio.
Com nossa assistência, é possível implementar rapidamente regras financeiras e de governança para otimizar seus recursos de TI e diminuir custos na sua empresa.
Desenvolver maturidade em IT Asset Management exige um compromisso contínuo com a melhoria e a adaptação de processos e políticas. Conforme a tecnologia e as necessidades do negócio avançam, a abordagem da organização referente ao ITAM também deve evoluir.
Uma implementação madura de ITAM resulta em uma gestão de ativos mais estratégica, alinhada com os objetivos gerais da empresa e capaz de oferecer retornos substanciais sobre os investimentos em TI.
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