Comunicação interna nas empresas: a base de toda a Transformação Digital

 

É bem verdade quando falamos que a Transformação Digital é fundamental para o crescimento das empresas. No entanto, isso é possível sem uma comunicação interna eficiente?

Com a pandemia do novo coronavírus, as companhias se viram obrigadas a repensar seus modelos de trabalho e de negócios.

Hoje, o trabalho híbrido, ou mesmo o 100% remoto, é uma realidade, e não há como voltar atrás em alguns aspectos: é preciso entrar de vez no mundo da Transformação Digital.

No entanto, vários gestores se veem diante do desafio de tornar a comunicação mais eficiente e colaborativa entre as equipes e, com as estações de trabalho espalhadas em diversos locais, isso não é tarefa fácil. 

Um dos pilares para o sucesso de qualquer empresa diante desse cenário é uma comunicação interna centralizada e efetiva.

Mas, afinal, como isso funciona na prática?

Continue lendo nosso artigo e descubra!

 

O que é a comunicação interna?

A comunicação interna é tudo aquilo a que se referem os esforços de uma empresa para promover e estabelecer um alinhamento de relacionamento entre seus colaboradores.

Em suma, ela é vista como o pilar para que as equipes e suas diversas posições de trabalho atuem de maneira organizada, equilibrada e eficiente.

Focada na força de trabalho de uma companhia, a comunicação interna representa o compartilhamento de informações e estratégias no ambiente corporativo.

Em suma, também pode ser vista como a forma com que os times se comunicam entre si e deve estar de acordo com os valores e a cultura organizacional.

 

A importância da comunicação interna para as empresas 

Como já dissemos, a comunicação interna é necessária para que haja harmonia nas relações entre líderes e equipes dentro de uma empresa.

Sua padronização possibilita que as informações entre todos os setores da companhia sejam transmitidas de maneira adequada, evitando-se ruídos que podem causar problemas maiores.

Sem uma comunicação interna eficiente, esse fluxo de informações torna-se incapaz de ser absorvido de maneira correta e, com isso, perde-se em produtividade, engajamento, colaboração e segurança.

Para evitar o mal estar e o comprometimento dos resultados, todos precisam ter ciência dos parâmetros de comunicação: o quê, quando e como algo deve ser dito para alguém. 

 

Tipos de comunicação interna

Há diversas formas de se estabelecer uma comunicação interna coerente com os valores da empresa. 

No entanto, é necessário que os gestores estejam atentos às maneiras de colocá-la em prática. 

Tendo isso em mente, podemos dizer que há 5 tipos de comunicação interna que sua empresa pode utilizar no dia a dia:

 

1 - Comunicação escrita

Tradicional forma de comunicação, a escrita é a forma mais praticada nos ambientes corporativos.

Ela pode ser vista em informativos, blogs e e-mails. Com as novas ferramentas de comunicação, ela também pode ser vista em diversos apps de mensagens e outras plataformas, como as redes sociais. 

 

2 - Comunicação verbal

Por meio de palestras, reuniões e confraternizações, a comunicação verbal é uma ótima forma de incentivar a interação entre toda a equipe.

Com os avanços impostos pelo trabalho remoto e a super conectividade da Transformação Digital, a forma verbal de se comunicar chegou também aos aplicativos de mensagens e às videoconferências. 

 

3 - Comunicação vertical

Esta é uma forma de comunicação que está ligada ao nível hierárquico na empresa. 

Geralmente, utilizada entre líderes e gestores, ela é indicada no planejamento estratégico e também nas diretrizes a serem cumpridas.

 

4 - Comunicação horizontal

Também condicionada à hierarquia, com a diferença que esta é uma forma direta de comunicação entre colaboradores de mesmo nível.

Muito utilizada para coordenação de atividades de forma fluida e dinâmica. Também serve para integração e compartilhamento de informações entre grupos da mesma cadeia hierárquica. 

 

5 - Comunicação diagonal

A forma diagonal de comunicação empresarial também está relacionada ao nível hierárquico, porém ela é mais abrangente que os dois tipos anteriores.

Gestores, líderes e equipes distintas recebem a mesma informação de maneira igualitária. Muito utilizada em reuniões gerais, confraternizações, onboardings, entre outros. 

 

Cada empresa possui necessidades e objetivos específicos, então faz-se necessário entender sua realidade para analisar e encontrar os canais disponíveis mais adequados para o seu negócio.

A forma de comunicação centralizada está diretamente ligada ao seu modo hierárquico de verticalização. Ou seja, as decisões de como ela será abordada na empresa depende da responsabilidade de profissionais capacitados para a sua implementação.

No entanto, a participação de colaboradores de todas as esferas é de suma importância, pois todos precisam fazer com que ela aconteça de maneira harmoniosa e coerente.

Com o distanciamento das estações de trabalho em virtude da pandemia e também na geração da Transformação Digital, é especialmente importante que haja ferramentas de comunicação integradas em uma mesma plataforma, e que estejam em conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

O uso da tecnologia na comunicação interna centralizada pode definir o sucesso ou não de suas estratégias. 

 

Benefícios da comunicação interna centralizada

Quando a comunicação em uma empresa é centralizada, evita-se desencontros que podem interferir no clima organizacional da companhia.

Por isso, deve-se levar em conta que a centralização nesse aspecto é capaz de proporcionar uma série de benefícios, como:

 

Transparência nas informações

Dados confiáveis ajudam na tomada de decisões de maneira mais assertiva. Quando uma empresa possui muitos registros para as mesmas informações, esse processo se torna um empecilho, que pode levar a erros de execução. 

Na centralização, reduzem-se esses registros, mantendo apenas o que é relevante. Assim, as informações ficam mais claras, coesas e fáceis de serem compreendidas. 

 

Facilidade de acesso

De nada adianta ter as informações se a equipe não consegue ter fácil acesso a elas.

Se uma informação se encontra fragmentada em locais diferentes, como computadores distintos, pastas e arquivos em diversas plataformas, ou mesmo em papel, levará muito mais tempo para organizá-la.

Em um sistema centralizado e integrado, todos os dados ficam disponíveis em um só lugar, facilitando o acesso e, consequentemente, aumentando a produtividade.

 

Agilidade, alinhamento e padronização

Ao alinhar e padronizar a comunicação, tendo em vista onde e como as informações serão transmitidas e armazenadas, é possível garantir muito mais facilidade no entendimento das tarefas aos colaboradores.

Assim, os gestores têm em mãos uma forma eficiente no momento de seguir um planejamento e colocá-lo em prática junto aos responsáveis por sua execução. 

 

Documentação de registros

Ter um registro de dados de longo prazo é muito importante, pois torna possível comparar, corrigir e atualizar os documentos quando for necessário.

Assim, fica claro que a comunicação interna centralizada também depende de um sistema integrado que possa registrar dados e informações relevantes ao negócio.

 

Ferramentas de comunicação interna centralizada

Há no mercado diversas ferramentas para comunicação interna centralizada que facilitam a gestão, melhoram a produtividade e protegem os dados das empresas.

O bom uso da tecnologia é muito importante, principalmente nos atuais modelos de trabalho que cada vez mais se encontram independentes e em locais distintos.

A seguir, separamos algumas ferramentas bastante úteis que ajudam muito nesse desafio. 

 

E-mail corporativo

Utilizado há muito tempo por empresas de todos os portes, os e-mails corporativos oferecem uma série de recursos, como padronização de assinaturas, personalização e backups de mensagens.

Além disso, também é uma excelente forma de divulgar sua marca para o mercado.

 

Videoconferência

As chamadas por vídeo estão se tornando cada vez mais populares frente às necessidades do trabalho remoto.

As reuniões online são feitas em tempo real e podem contar com até até 250 pessoas, com duração de até 24 horas e criptografia para segurança.

Em alguns casos, há também a possibilidade de gravar as reuniões para futuras consultas da equipe.

 

Computação em nuvem

A computação em nuvem oferece mais integração entre as aplicações e ainda reduz custos com dispositivos físicos para armazenamento. 

Além de possuir capacidade para guardar arquivos de vários tamanhos e formatos, também conta com gerenciamento seguro de informações, sendo cada vez mais utilizada em empresas que promovem a Transformação Digital.

 

Mensagens instantâneas

Recurso extremamente popular, os chats online chegaram a um patamar ainda mais interessante no que se refere a produtividade da equipe.

É possível compartilhar tarefas e arquivos para interação em modo seguro com muita praticidade e em tempo real. 

Além disso, algumas ferramentas contam com recursos de pesquisa que possibilitam encontrar mensagens antigas ou arquivos.

E a sua empresa? Já conta com alguma solução de integração para tornar sua comunicação interna centralizada ainda mais assertiva?