Met de Microsoft Advisory Services profiteert Zorggroep Elde Maasduinen van een veilige it omgeving tegen lagere kosten

Over de klant

Zorggroep Elde Maasduinen (ZGEM) richt zich op ouderenzorg in de regio Midden- en Noordoost-Brabant. Met zo’n 2200 medewerkers draagt de organisatie bij aan het welzijn van ouderen door ontmoeten, verbinden en het creëren van kleine geluksmomenten centraal te stellen. ZGEM biedt ondersteuning aan huis, maar ook specialistische zorg en zorg in combinatie met wonen. ZGEM doet haar werk vanuit de kernwaarden liefdevol, veerkrachtig, zelfbewust, vooruitstrevend en deskundig. Met plezier, voldoening en zingeving en met échte aandacht voor de cliënt.

De uitdaging

Zorggroep Elde Maasduin (ZGEM) werkte al een aantal jaren met een vaste IT-partner voor haar Microsoft licenties, die deels in de cloud en deels on-premise stonden. Als zorginstelling hebben zij bij Microsoft de non-profit status verkregen. Van Keulen: "Eerder dit jaar werd echter een prijsstijging aangekondigd, die in september 2022 zou ingaan. Zeker voor ons als zorginstelling is dat niet wenselijk omdat we willen dat er zoveel mogelijk budget overblijft voor de cliënten. Onze wens was dan ook over te stappen naar een Microsoft Enterprise Agreement (EA). Maar we wisten dat onze huidige IT-partner dit niet zou kunnen bieden. Ook ervaarden we te weinig transparantie binnen de licentie structuur en zijn we om ons heen gaan kijken. Vanuit Zorggroep Elde hebben we in het verleden prettig samengewerkt met SoftwareOne, geeft De Mol, Adviseur Informatiemanagement, Zorggroep Elde Maasduinen, aan. Bovendien is er tijdens de gesprekken duidelijk geworden dat SoftwareOne een speciale non-profit afdeling heeft. We besloten daarom op hun kennis en kunde terug te vallen met twee belangrijke wensen. Ten eerste moest het traject snel in gang worden gezet. Daarnaast wilden we niet dat de medewerkers hinder zouden ondervinden van eventuele nieuwe licenties. Zij moesten gewoon op dezelfde manier hun werkzaamheden kunnen uitvoeren.

De oplossing

SoftwareOne begreep de wensen van ZGEM en dit resulteerde in een overstap naar een Microsoft Enterprise Agreement. Om een goed advies te kunnen geven en een kostenbesparing mogelijk te maken, bracht SoftwareOne eerst het huidige licentielandschap in kaart. Van Keulen: “SoftwareONE keek daarbij goed naar Zorggroep Elde Maasduinen (ZGEM) richt zich op ouderenzorg in de regio Midden- en Noordoost-Brabant. Met zo’n 2200 medewerkers draagt de organisatie bij aan het welzijn van ouderen door ontmoeten, verbinden en het creëren van kleine geluksmomenten centraal te stellen. ZGEM biedt ondersteuning aan huis, maar ook specialistische zorg en zorg in combinatie met wonen. ZGEM doet haar werk vanuit de kernwaarden liefdevol, veerkrachtig, zelfbewust, vooruitstrevend en deskundig. Met plezier, voldoening en zingeving en met échte aandacht voor de cliënt. SoftwareOne keek naar welke licenties we in huis hadden, welke functionaliteiten daarbij hoorden en maakte een scan van onze omgeving en het netwerk. Hun bevindingen werkten ze uit in een rapportage die we presenteerden aan het management en de directie. Zij waren meteen enthousiast, omdat we medewerkers met andere licenties dezelfde functionaliteiten konden blijven bieden en tegelijkertijd een forse kostenbesparing konden realiseren."

Heldere afspraken volgden waarin SoftwareOne alles tot in detail vastlegde. De Mol: "Het waren lange sessies, maar ze verliepen wel bijzonder soepel. SoftwareOne wist al onze vragen te beantwoorden, maar ze wisten ook precies welke vragen ze aan ons moesten stellen. Ook dit traject is recentelijk naar volle tevredenheid afgerond". Van Keulen vult aan: "De licenties zijn nu op een andere manier opgebouwd, maar medewerkers kunnen nog precies hetzelfde als voorheen. Bovendien hebben we nu de juiste veiligheidsmaatregelen aan die licenties gekoppeld waardoor de bescherming beter geregeld is. Daarin zit dus eveneens die meerwaarde van SoftwareOne. Naast het Microsoft Enterprise Agreement, liep nog een stukje CSP dat SoftwareOne moest oppakken. Nog een traject dat recent naar volle tevredenheid is afgerond".

De Mol: "Vanuit de organisatie hebben we geen enkele vraag gekregen. Niemand heeft doorgehad dat we die overstap hebben gemaakt, precies zoals we dat ons hadden voorgesteld. De partnerschap met SoftwareOne willen we daarom graag voortzetten. We moesten de licenties in vrij korte periode omzetten en hebben daarom gekozen voor licenties met dezelfde functionaliteiten. Komend jaar gaan we kijken of die functionaliteiten daadwerkelijk allemaal worden gebruikt, wellicht kunnen we wel naar een minder uitgebreide licentievorm. Van Keulen vult aan: "Daarnaast willen we onze back-up oplossingen op een andere manier gaan regelen en samen met SoftwareOne kijken of het beter en voordeliger kan. We hebben afgesproken elke maand om tafel te gaan. Dan praat SoftwareOne ons bij over eventuele interessante trends en ontwikkelingen. Precies zoals je dat verwacht van een goede partner".