SAP Licensering en Indirect Use - is DAAP geschikt voor jou?

SAP’s licensering en richtlijnen omtrent ‘Indirect Use’ zijn vaak een hekelpunt voor klanten. En nu cloud vaak de voorkeur geniet zijn de prijsstellingen in SAP omgevingen veelal onduidelijk. Maar er is goed nieuws. SAP heeft aangekondigd dat ze de periode voor het Digital Access Adoption Program (DAAP) programma verlengen tot en met 31 december 2022. Dit betekent dat wij als partner meer tijd hebben om je te ondersteunen in deze reis. De eerste stap is namelijk het in kaart brengen van het huidige SAP gebruik (User-based Legacy model). Op basis hiervan wordt er een weloverwogen beslissing genomen om deel te nemen aan het DAAP programma. Een derde partij als SoftwareOne geeft je onafhankelijk advies en houdt rekening met toekomstige bedrijfsbehoeften voor het bepalen van de korting: de 15% Growth Method of de 90% Discount Method.

SAP Consultant Omar Cuntapay legt het je uit:

Wat is Indirect Use?

Met ‘Indirect Use’ worden SAP functionaliteiten gebruikt via non-SAP applicaties. Deze transacties worden vaak gecreëerd zonder tussenkomst van menselijk handelen op het gebied van workflows en processen. Dit heeft er tot geleid dat IT teams zich vaak de vraag stellen of ‘bots’ als ‘gebruikers’ moeten worden gelicenseerd of dat deze workflow apart moet worden gelicenseerd?

Daarom is het belangrijk om goed het onderscheid te kunnen maken op basis van de SAP richtlijnen; wie/wat is wel een gebruiker en wie/wat is geen gebruiker? Anders is het achteraf vaak lastig om in te schatten hoe de eindafrekening eruit komt te zien en of je nu wel of niet compliant bent.

Nieuw model: Digital Access

SAP heeft geluisterd naar de onduidelijkheid die hierover heerst en past daarom haar licensering aan. Je kunt nu met een extra optie Named User issues verwijderen en daarvoor in de plaats kiezen voor ‘Indirect Use’ op basis van het aantal documenten die zijn gecreëerd in SAP ERP (ECC of S/4 HANA). Deze licentie-vorm is door SAP neergezet in de markt als ‘Digital Access’ (gelanceerd in 2018).

Digital Access Adoption Program (DAAP)

In de toekomst zal SAP naar een licentiestrategie gaan gebaseerd op ‘Indirect Use’. Echter voor dit moment adviseert SAP haar gebruikers om via het Digital Access Adoption Program (DAAP) de ‘Digital Access’ alvast aan te zetten. Voor klanten die deelnemen aan dit eerste programma is er daarnaast nog een aanzienlijke korting als je 'Digital Access' voor 31 december 2022 aanzet.

Hoe werkt DAAP?

SAP heeft een programma opgesteld voor organisaties om gebruik te kunnen maken van deze korting. Als eerste zal SAP een voorspelling doen lettend op jouw consumptieverbruik en op basis hiervan kun je kiezen uit verschillende kortingen. Hoe meet je jouw SAP consumptieverbruik?

• Aantal Documenten – met deze optie wordt een SAP note geplaatst in de SAP systemen om te bepalen hoeveel documenten er worden gecreëerd. Doordat dit best een lastig proces is en je diepgaande kennis van SAP systemen moet hebben, heeft het ‘SAP’s Global License Audit & Compliance (GLAC) team’ aangeboden om organisaties te helpen een schatting te maken van het huidige aantal gecreëerde documenten.
• SAP Passport Tool – met deze optie wordt er een tool uitgerold (cross-checked door het SAP’s audit team) en bepaald hoeveel documenten er momenteel in gebruik zijn. De tool telt de documenten die zijn gecreëerd vanaf de start van de installatie en geeft aan hoeveel van deze documenten in SAP gecreëerd zijn. Deze optie is alleen beschikbaar voor gebruikers met de laatste versie van Enterprise Resource Planning (ERP) Central Component (ECC).

Waarom biedt SAP nieuwe licentiemodellen?

SAP heeft altijd moeite gehad met het accuraat meten van non-SAP applicaties. Het nieuwe model maakt de licensering een stuk transparanter waardoor klanten het model beter zullen begrijpen. En laten we eerlijk zijn … het biedt SAP ook een makkelijkere manier om de verwarring lettend op dit verbruik uit de lucht te nemen.

De grootste reden is echter cloud. SAP merkt op dat automatisering en Artificial Intelligence in veel organisaties een centrale rol begint in te nemen. Deze ontwikkelingen passen niet bij de huidige legacy licentiemodellen. Op dit moment heeft SAP geen duidelijke richtlijnen om de kosten hiervan te bepalen.

Met de prijsstellingen en structuur van Digital Access zal SAP eenvoudig de nieuwe workflows in kaart kunnen brengen alswel de non-SAP applicaties, van menselijk handelen, tot IoT, bots en AI etc.

Hulp inschakelen van een partner

Voor een onafhankelijk advies ben je bij ons aan het juiste adres. SoftwareOne zorgt dat je precies begrijpt hoe het tellen van de documenten in zijn werk gaat en wat de implicaties zijn van de nieuwe licentie modellen.

Wanneer we overeenstemming hebben bereikt over het gekozen licentiemodel zullen we samen kiezen voor de korting die van toepassing is op jouw organisatie. Het is belangrijk om hier de haken en ogen goed in acht te nemen:

• De 15% Growth Method – deze korting houdt in dat klanten voor 115% het huidige aantal documenten licenseren, waarbij ze slechts 15% hoeven te betalen. Deze optie is met name interessant voor organisatie die groeien in non-SAP cloud omgevingen of omgevingen die in de nabije toekomst Artificial Intelligence (AI) functionaliteiten zullen toepassen. Let op: bij het op/afschalen van het afgesproken aantal documenten na het accepteren van deze optie, ben je gebonden aan de afgesproken 15% en kunt deze daarmee ook niet verlagen.
• De 90% Discount Method – deze korting houdt in dat klanten 100% de documenten, die door SAP worden gegenereerd, licenseren. Echter betalen ze maar 10% van deze kosten gedurende de looptijd van het contract. Let op: gedurende deze periode kan er niet worden opgeschaald lettend op de korting. Voor status-quo organisaties die niet van plan zijn te migreren naar een non-SAP cloud applicatie of huidige AI-enabled processen nog een aantal jaren zullen gebruiken.

Daarbij valt op te merken dat welke van de twee methodes je ook kiest, het is in ieder geval een betere optie dan het voorzetten van je huidige licentiemodel.