SoftwareOne case study

Bodø kommune oppnådde 50% reduserte skykostnader

På samme side av bordet som Bodø kommune

Kostnadskontroll er avgjørende for enhver organisasjon, og Bodø kommune er intet unntak. Bodø kommune reduserte skykostnadene med 50%, samtidig som de også har fått redusert sitt klimaavtrykk ved hjelp av SoftwareOne FinOps og GreenOps tjenester. Noe som utgjør en årlig besparelse på 5 millioner kroner.

Bodø er Nord-Norges nest største by og har utviklet seg til å bli et betydningsfullt handels-, service-, administrasjons-, utdannings- og kommunikasjonssenter. Over flere år hadde Bodø lett etter måter å redusere sine IT-kostnader, samt øke effektiviteten. De bestemte seg for å starte et prosjekt som til slutt ville skape omfattende besparelser og større teknologisk fleksibilitet.

- Da vi tok en beslutning om å migrere til skyen, måtte vi samarbeide med en IT-tjenestepartner siden vi ikke har den kompetansen internt, sier Bjørn Inge Furunes, seniorrådgiver i Bodø kommune. Kommunen, en Microsoft Enterprise-kunde, hadde allerede outsourcet IT-tjenestene sine.

Bodø kommune tok først beslutningen om å overføre sine lokale servere til skyplattformen Azure. Overgangen til Azure innebar flere fordeler, spesielt muligheten til å eliminere unødvendig bruk som genererte kostnader, krevde energi og hadde et høyt karbonavtrykk.

Kunde: Bodø kommune
Tjenester: Cloud Services, FinOps Services
Land: Norge

Vår primære motivasjon var å spare penger.

Bjørn Inge Furunes

Seniorrådgiver, Bodø kommune

En annen viktig årsak til å migreringen til sky, var ikke minst muligheten for raskere skalering, og evnen til å håndtere endringer og nye teknologiske muligheter mer smidig.

Etter noen måneder i prosjektet ble det imidlertid tydelig at det var behov for spesifikk kompetanse. På dette tidspunktet henvendte kommunen seg til SoftwareOne, for å optimalisere ressursbruken i skyen gjennom SoftwareOnes FinOps-tjeneste. SoftwareOne hadde i flere år jobbet med Bodø kommune som License Service Provider (LSP).

Økonomisk ansvarlighet

I den innledende fasen av optimaliseringsprosessen brukte SoftwareOne sin metodikk basert på FinOps-rammeverket for å sikre at Bodø kommune utnyttet skyen på best mulig måte. SoftwareOne lokaliserte og slettet 75 unattached disks, standardiserte og tilpasset størrelsen på VMer og aktiverte AHB (gjenbruk av on-premise lisenser) på Windows og SQL. Unattached disks er disker tilhørende en slettet virtuell maskin, og når en virtuell maskin slettes, må den tilhørende lagringsenheten (disk) også fjernes. Etter denne prosessen hjalp SoftwareOne Bodø kommune med å kjøpe 1 og 3 årlige reservasjoner som alene sparte de for rundt 1,5 millioner kroner i året.

Under migreringen til skyen hadde disse besparelsene ikke blitt identifisert. Imidlertid, etter at SoftwareOne ble involvert i optimaliseringsprosessen, viste det seg å ha en betydelig effekt på kostnadene. Hele 50% kostnadsreduksjon på Azure konsumet. Dette ga en årlig kostnadsreduksjon på rundt 5 millioner kroner.

- Hvis vi ikke hadde gjort denne besparelsen, ville vi ha sett årlige Azure utgifter i størrelsesorden 8-9 millioner, legger Furunes til.

I den påfølgende analysen identifiserte SoftwareOne ytterligere besparelser på 17%, som inkluderte 16 unattached disker, og beløp seg til 110 000 kroner. Selv om dette kan virke som et mindre tall sammenlignet med første del av prosjektet, var det et bevis på suksessen med FinOps prosjektet. På grunn av et kontinuerlig samarbeid mellom Bodø kommune og SoftwareOne, var mange av besparelsene fortløpende identifisert og realisert.

Parallelt med optimaliseringen anbefalte SoftwareOne Bodø kommune å begynne jobben med å lage og håndheve regler og styringsprinsipper som vil sikre at konsumet i Azure forblir optimalisert i fremtiden. Dette innebar blant annet implementering av tags for å forenkle kostnadsallokering og skape løpende innsikt. Dette vil gi kommunen muligheten til å identifisere avdelinger med høyt skyforbruk og skape en bevisstgjøring av konsumet internt i organisasjonen på tvers av etater. I tillegg vil man identifisere spesifikke områder som man burde undersøke nærmere.

GreenOps-initiativ

I overgangen til skytjenester har Bodø kommune også lagt stor vekt på bærekraft og miljøansvar. Dette strategiske skiftet ble spesielt tydelig i måten de håndterte karbonutslipp og optimaliserte reservekraftløsninger. Ved å migrere til skyen har Bodø kommune indirekte bidratt til å redusere karbonutslipp, i samsvar med bredere miljømål.

SoftwareOne har utviklet en ny Power BI-modell for å kartlegge CO2e-utslippene fra Bodø kommunes bruk av skytjenester, og oppdaget at kommunen hadde et forbruk på 4,59 tonn CO2e. Bodø kommune ble anbefalt å flytte de virtuelle maskinene fra skysenter i Europa til skysenter i Norge. Dette er et mer miljøvennlig alternativ (vannkraft versus kullbasert energi) og vil føre til at karbonavtrykket automatisk blir redusert.

Videre, med overgangen fra lokale servere til skybaserte løsninger ble behovet for reservekraftløsninger redusert, påpeker Furunes.

- Kommunen har kunnet senke kravene til reservekraftløsninger og unngått kostnadskrevende oppdateringer av en stor batteribank som først var planlagt for utskiftning. Dette har resultert i direkte besparelser, inkludert lavere strømforbruk, sier Furunes.

Dette initiativet viser økt bevissthet om betydningen av bærekraft i offentlig administrasjon og hvordan teknologiske valg kan støtte både driftsmål og miljøansvar. Ved å gjennomføre disse tiltakene har Bodø kommune tydelig vist sitt engasjement for praksiser som er både kostnadseffektive og miljøvennlige. Dette understreker de mange fordelene ved å omfavne digital transformasjon.

Prosjektoppsummering

Kostnadseffektiv optimalisering: Prosjektet oppnådde en reduksjon på 50% av den opprinnelige årlige tjenesteavgiften.
Identifisering av ressurser: Sikret bedre utnyttelse av skyen, fjernet unødvendige lagringsenheter og tilpasset størrelsen på virtuelle maskiner.
Helhetlig tilnærming: SoftwareOne anbefalte implementering av regler og styringsprinsipper, samt bruken av tags for kostnadsallokering, for å opprettholde optimalisering i fremtiden og skape bevissthet om skyforbruk internt i organisasjonen.

Fordeler

50% kostnadsbesparelser: Betydelig reduksjon i den opprinnelige årlige serviceavgiften, som resulterte i store økonomiske besparelser.
Forbedret sikkerhet: Sikkerhetstiltakene ble betydelig forbedret.
Effektiv drift: Skyinfrastrukturen sikret raskere skalerbarhet og økt evne til å tilpasse deg hyppige endringer.
Miljøpåvirkning: Forbedret sporing av karbonutslipp og samsvar med kommersielle standarder.