La caverna delle ombre: governare Shadow IT, Shadow SaaS e Shadow AI

Un ecosistema che cresce più velocemente della sua mappa

L'ambito dell'IT continua ad ampliarsi. Oggi una tipica organizzazione utilizza una combinazione di sistemi on-premises, applicazioni SaaS, servizi cloud pubblici e un numero crescente di strumenti basati sull'intelligenza artificiale. Nella maggior parte dei casi questa evoluzione è positiva: i team ottengono rapidamente gli strumenti di cui hanno bisogno e il business procede al ritmo richiesto dal mercato.

La sfida riguarda la governance. Il report Flexera State of IT Asset Management 2026 evidenzia che il numero di organizzazioni che dichiara una visibilità completa del proprio ecosistema tecnologico è diminuito di sette punti percentuali rispetto all'anno precedente.¹ Secondo Flexera, parte di questo calo è dovuto alla crescente diffusione di SaaS e AI al di fuori dei tradizionali modelli di controllo e governance. In altre parole, una quota sempre maggiore delle tecnologie utilizzate viene adottata in aree che gli attuali processi aziendali non sono progettati per monitorare.

¹ Flexera State of IT Asset Management Report 2026.

Tre ombre, un unico punto cieco

Per comprendere il fenomeno è utile distinguere le tre principali forme che può assumere.

Shadow IT è la forma originaria: hardware, software e servizi acquistati e utilizzati senza il coinvolgimento o l'approvazione del reparto IT.

Shadow SaaS ne rappresenta l'evoluzione moderna. Le applicazioni cloud e gli abbonamenti software sono facili da sottoscrivere, da addebitare ai centri di costo aziendali e, altrettanto facilmente, da dimenticare, anche se modalità di acquisto, proprietà e rinnovo possono variare sensibilmente.

Secondo Gartner, i dipartimenti IT conoscono mediamente solo un terzo delle applicazioni SaaS effettivamente utilizzate in azienda, perché la responsabilità della loro gestione è distribuita tra diversi team anziché essere centralizzata.²

Shadow AI è il fenomeno più recente e in più rapida crescita. Gli strumenti di AI e AI generativa vengono adottati più velocemente di quanto sicurezza, finanza e IT riescano a definire regole e controlli adeguati. Flexera rileva che il monitoraggio e la gestione delle nuove applicazioni AI rappresentano oggi la principale sfida per chi si occupa di governance tecnologica. Eppure solo il 31% delle organizzazioni dichiara di avere visibilità sull'utilizzo dell'AI, mentre il 47% prevede di aumentare la propria attenzione su questo ambito. Inoltre, a differenza di un tradizionale abbonamento software, i costi dell'AI dipendono spesso dal consumo di token, aumentando o diminuendo in base all'utilizzo effettivo.

Tre fenomeni diversi, ma accomunati dallo stesso problema: tecnologie che vengono adottate più rapidamente di quanto possano essere individuate, monitorate e governate.

² Gartner Market Guide for SaaS Management Platforms, Dicembre 2022: Dan Wilson, Jaswant Kalay, Tom Cipolla, Joe Mariamo.

Il costo delle ombre

I dati dimostrano che la governance non è semplicemente una questione di ordine.

L'impatto più evidente riguarda i costi. Gartner stima che le organizzazioni prive di una visibilità centralizzata sul SaaS possano spendere fino al 25% in più del necessario. I dati Flexera 2026 confermano questa tendenza, evidenziando un aumento della spesa SaaS inutilizzata rispetto all'anno precedente. Anche sul fronte AI il fenomeno è evidente: il 59% delle organizzazioni dichiara che gli sprechi legati all'intelligenza artificiale sono aumentati nell'ultimo anno.

I rischi, tuttavia, possono essere ancora più rilevanti dei costi. Gartner evidenzia che le organizzazioni che non gestiscono centralmente il ciclo di vita delle applicazioni SaaS hanno una probabilità cinque volte superiore di subire incidenti di sicurezza o perdita di dati. ³ Applicazioni e strumenti AI non governati possono contenere dati sensibili, sfuggire alle verifiche di sicurezza e non rispettare requisiti normativi o di licensing senza che nessuno se ne accorga.

³ Gartner Magic Quadrant for SaaS Management Platforms, 2025: Tom Cipolla, Dan Wilson, Lina Al Dana.

Quando l'AI ha un costo unitario: la tokenomics

Se il SaaS ha insegnato ai team Finance e IT a monitorare gli abbonamenti, l'AI chiede loro di monitorare qualcosa di più piccolo e molto più dinamico: il token. Ogni prompt e ogni risposta comportano un costo in token, quindi la spesa per l'AI aumenta o diminuisce in base all'utilizzo, invece di rimanere stabile come un contratto annuale.

La FinOps Foundation, tra gli altri, sta cercando una risposta a questa sfida. La tokenomics, secondo la sua definizione, è l'applicazione del FinOps all'AI: l'attività di trasformare energia e denaro in token, utilizzare tali token in modo efficiente e generare valore reale da ciò che producono.4

È già il tema principale del momento. Un'indagine della FinOps Foundation rivolta agli operatori del settore ha rilevato che la gestione dei costi e dell'utilizzo dei token nelle soluzioni AI basate su SaaS rappresenta oggi la sfida più importante per i professionisti del settore.⁵

La risposta pratica si articola in tre parti, e l'ordine è importante.

• Attribuire i costi (Allocate): associare la spesa ai relativi responsabili fin dal primo giorno, affinché ogni euro investito in AI e SaaS abbia un proprietario. Cercare la visibilità totale prima di attribuire i costi è un errore, perché si rischia di spendere ore per individuare un abbonamento da pochi euro all'anno che nessuno aveva realmente bisogno di monitorare.
• Misurare (Measure): valutare il valore generato da ogni token in base ai risultati ottenuti, invece di concentrarsi esclusivamente su una singola fattura.
• Governare (Control): definire regole e criteri chiari, decidendo caso per caso se un'attività richiede un modello di frontiera, un modello più piccolo, una risposta in cache oppure nessun utilizzo dell'AI. C'è però un aspetto da tenere presente: la fattura dei token rappresenta solo una parte della storia. La FinOps Foundation considera il costo dei token una delle nove categorie di costo dell'AI; di conseguenza, una previsione basata esclusivamente sul consumo di token trascurerà gran parte del quadro complessivo.

⁴ FinOps Foundation, 2026.
⁵ State of FinOps Report, FinOps Foundation, 2026

Perché è difficile risolvere il problema da soli

Tutto questo non significa che i team siano negligenti. Nella maggior parte dei casi vale esattamente il contrario. Le persone adottano nuovi strumenti perché stanno cercando di lavorare meglio e più velocemente. Il problema è culturale. Quando la responsabilità di software, SaaS e cloud è distribuita tra numerosi team, nessun gruppo dispone di una visione completa né della responsabilità necessaria per mantenere tutto allineato e aggiornato. Una casa senza un proprietario non viene pulita, per quanto buona possa essere la scopa.

Ecco perché un'iniziativa di pulizia una tantum raramente produce risultati duraturi. La visibilità si riduce non appena il progetto termina e una nuova ondata di strumenti arriva senza che qualcuno abbia la responsabilità di gestire il quadro complessivo. Le organizzazioni hanno bisogno di un modo per vedere l'intero ecosistema tecnologico, ridurre gli sprechi al suo interno e mantenere questa disciplina nel tempo, anche quando le condizioni cambiano.

Come possiamo aiutarti, partendo dai costi

Il nostro approccio è semplice. Ci concentriamo sulle aree con la spesa più elevata, eliminiamo gli sprechi nascosti in software, SaaS e cloud e trasformiamo quei risparmi in risorse da investire nei progetti successivi. Preferiamo intervenire prima sui costi, affinché i risparmi contribuiscano a finanziare ciò che verrà dopo.

Alla base di questo approccio ci sono due competenze. IT Asset Management offre visibilità e controllo su ambienti on-premises, SaaS e cloud lungo l'intero ciclo di vita del software. FinOps allinea Finance, Engineering e Operations attraverso attività di forecasting, budgeting e ottimizzazione continua, affinché i costi IT siano compresi in modo corretto e ogni voce di spesa abbia un responsabile.

Insieme, queste competenze aiutano a rispondere alle quattro domande che la maggior parte dei leader si pone: Cosa abbiamo e chi lo sta utilizzando? Quanto ci costa? Siamo sicuri e conformi? Dove possiamo migliorare?

Puoi coinvolgerci nel modo più adatto alle tue esigenze. Un progetto puntuale, erogato tramite advisory, consulenza o servizi professionali, ti aiuta a valutare la situazione attuale, pianificare il percorso futuro e introdurre strumenti e pratiche adeguati. I Managed Services assicurano invece continuità nel lungo periodo, affinché il controllo dei costi si consolidi nel tempo invece di svanire alla conclusione di un singolo progetto. Due modelli, quattro modalità, un unico risultato: una governance che dura nel tempo.

Da dove partire

Per molte organizzazioni, il risultato più rapido arriva da una SaaS Visibility Advisory. In poche settimane fornisce una visione completa e basata sul rischio dell'intero ecosistema SaaS, inclusa la Shadow IT che oggi non riesci a vedere. Inoltre, spesso consente di individuare tra il 20% e il 40% della spesa SaaS marginale che può essere ridotta o eliminata. In molti casi, i risparmi generati compensano il costo dell'intervento stesso.

Da lì, un ITAM Diagnostic misura il livello di maturità dell'organizzazione e verifica oltre 40 opportunità di risparmio collaudate, producendo un piano d'azione prioritizzato e corredato dei relativi impatti economici. Con l'aumento dell'adozione dell'AI, integrare nei report ITAM e FinOps i costi dell'AI e dei token, ovvero mettere in pratica la tokenomics, significa governarli in modo intenzionale invece di cercare di comprenderli solo a posteriori.

Entrambi questi punti di partenza sono progettati per evolvere naturalmente verso un supporto di lungo periodo. La SaaS Visibility Advisory crea le basi per i servizi SoftwareOne SaaS Management, trasformando discovery, governance, analisi dell'utilizzo e ottimizzazione in una pratica continua. L'ITAM Diagnostic svolge lo stesso ruolo per i servizi gestiti di ITAM, fornendo la roadmap e il business case necessari per passare da una valutazione iniziale a una gestione continua di licenze, conformità e ottimizzazione dei costi. Dal punto di vista FinOps, i nostri Managed Services consentono di gestire l'ecosistema IT in modo più efficace grazie all'introduzione della governance, dell'allocazione dei costi e della visibilità necessarie per fare luce sulla spesa nascosta. Forniscono inoltre il supporto operativo continuativo necessario per mantenere il controllo dei costi nel lungo periodo, evitando interventi isolati e adattando l'ambito di attività ai risultati emersi dalla SaaS Visibility Advisory e dall'ITAM Diagnostic. Insieme, aiutano le organizzazioni a passare dall'individuazione delle zone d'ombra alla loro progressiva riduzione.