Spirax Group améliore l’efficacité et la productivité avec Microsoft 365 Copilot

Le leader de l’ingénierie s’associe à SoftwareOne pour un programme de formation complet autour de pour M365 Copilot afin d’améliorer l’utilisation et l’adoption

L’entreprise était particulièrement intéressée par l’exploration du potentiel de l’IA générative pour transformer les tâches de routine. Darryn Warner, directeur informatique du groupe Spirax, a déclaré : « Nous avons considéré Copilot comme une technologie émergente très excitante. Microsoft en parlait depuis un certain temps dans ses programmes bêta, et apporter efficacement l’IA à la productivité personnelle pour nous avait un grand potentiel. Nous voulions mettre une automatisation intelligente et des informations très performantes entre les mains de nos collègues et leur permettre de les utiliser pour leur donner plus de temps dans leur journée grâce à l’utilisation de la technologie.

Le groupe Spirax s’est associé à SoftwareOne, un partenaire de longue date de Microsoft Modern Work, pour l’aider à concevoir et à développer un programme de formation complet pour l’adoption de Microsoft 365 Copilot dans l’ensemble de l’organisation.

Copilot, un assistant alimenté par l’IA, a été identifié comme un outil crucial pour atteindre les objectifs de productivité de Spirax. Le partenariat a été initié parallèlement à un programme pilote impliquant 300 employés de différents départements et rôles, permettant à l’entreprise d’identifier et de personnaliser les cas d’utilisation qui auraient l’impact le plus significatif.

L’expertise de SoftwareOne a joué un rôle déterminant dans l’orientation du groupe Spirax tout au long du processus d’adoption de Copilot. SoftwareOne a travaillé en étroite collaboration avec Spirax Group pour identifier les cas d’utilisation les plus pertinents pour Copilot dans différents rôles au sein de l’entreprise. En comprenant les besoins spécifiques de chaque service, SoftwareOne a aidé Spirax à se concentrer sur les domaines où Copilot pouvait apporter la plus grande valeur. Ivan Miskin a déclaré : « SoftwareOne a apporté des avantages spécifiques et mesurables grâce à ce que nous avons fait avec Copilot. Jusqu’à ce moment-là, beaucoup de nos avantages étaient relativement intangibles.

Reconnaissant que l’utilisation efficace des outils d’IA nécessite plus qu’une simple mise en œuvre technique, SoftwareOne a conçu et dispensé des sessions de formation ciblées. Rachel Daddow, spécialiste de la réussite client chez Spirax Group, explique : « Nous avons d’abord organisé une session de formation, présentant Copilot à nos collègues, puis nous avons également organisé une session avec Microsoft. Sur la base des retours, nous avons réalisé que nous avions besoin de plus de formation que de simples deux courtes sessions. Copilot est quelque chose que l’on apprend avec le temps et avec un peu de pratique, et c’est là que SoftwareOne a pu nous aider à dispenser des sessions de formation supplémentaires.

Pour assurer une transition en douceur, SoftwareOne a fourni un soutien continu pour aider le groupe Spirax à gérer les changements culturels et opérationnels qui accompagnent l’adoption de nouvelles technologies. Il s’agit notamment de mettre en place un centre d’excellence au sein du Groupe pour favoriser le partage des connaissances et l’apprentissage continu.

Une augmentation de la productivité

Le programme pilote du groupe Spirax a été soigneusement structuré pour maximiser l’impact de Copilot. Il s’est concentré sur plusieurs domaines clés dans lesquels Copilot pouvait générer des gains d’efficacité significatifs :

Documentation et création de contenu : les employés qui utilisent Copilot pour générer des documents Word, des présentations PowerPoint et des e-mails ont constaté un gain de temps immédiat. La capacité de Copilot à aider à la création de contenu a non seulement réduit le temps consacré à ces tâches, mais a également amélioré la qualité des résultats en fournissant des suggestions et en automatisant les tâches répétitives.

« Pour moi, Copilot a été la première fois qu’un éditeur a démocratisé la technologie LLM AI, ce qui est ensuite une opportunité pour nous de l’utiliser dans la génération et la création de contenu. Nous l’avons trouvé particulièrement bénéfique pour les utilisateurs qui créent de la documentation, des diapositives PowerPoint, etc., et comme il est intégré à Teams et à d’autres applications bureautiques, il améliore considérablement la productivité de toute une série de collègues », a expliqué Robin Burnikell, responsable du développement de solutions chez Spirax Group.

Efficacité avec Microsoft Teams : En intégrant Copilot dans Microsoft Teams, les employés du groupe ont pu rapidement résumer les réunions, générer des points d’action et récupérer des informations pertinentes stockées sur plusieurs plateformes telles que SharePoint et Outlook. Cette fonctionnalité était particulièrement bénéfique pour les équipes travaillant sur différents fuseaux horaires. Darryn Warner, directeur informatique chez Spirax Group, a souligné les avantages : « Lorsque j’anime des réunions Teams, cela me permet de résumer les réunions, d’obtenir rapidement et facilement les actions et les différents points de vue de différentes personnes. Lorsque je ne peux pas assister à une réunion, je peux revenir en arrière et poser les mêmes questions que si j’y étais.

Récupération d’information : L’un des gains de temps les plus importants identifiés au cours du projet pilote a été la capacité de Copilot à rassembler des données provenant de diverses sources. Cette capacité a considérablement réduit le temps passé par les employés à rechercher des informations, ce qui leur a permis de se concentrer davantage sur l’analyse et la prise de décision.

Ivan Miskin a partagé un exemple personnel : « On m’a demandé de rassembler des informations clés autour de l’un de nos opcodes clés, ce qui nécessiterait normalement beaucoup de recherche et d’examen des e-mails et des fichiers. En tirant parti de la capacité de recherche de Copilot, j’ai rassemblé les informations en cinq minutes à l’aide de diverses invites, puis je les ai utilisées pour générer un document Word, puis je l’ai exploitée pour créer des diapositives PowerPoint, ce qui m’a pris 30 minutes, en tout, cela m’a probablement fait économiser six heures de travail.

Tout au long du projet pilote de quatre mois, tous les participants ont déclaré avoir économisé au moins 20 à 30 minutes par semaine, certains « utilisateurs expérimentés » économisant jusqu’à 11 heures par semaine. Ces utilisateurs expérimentés étaient des employés qui ont pleinement intégré Copilot dans leurs routines quotidiennes, démontrant ainsi le potentiel de l’outil lorsqu’il est utilisé au maximum. Le succès du projet pilote a conduit le groupe Spirax à étendre l’utilisation de Copilot, en achetant 800 licences supplémentaires pour étendre les avantages à d’autres rôles et départements.

Des avantages transformateurs & innovants

La mise en œuvre de Microsoft 365 Copilot, soutenue par SoftwareOne, a apporté des avantages mesurables et transformateurs au groupe Spirax. Tout d’abord, l’amélioration de l’expérience des collègues grâce à une productivité accrue – la capacité d’automatiser les tâches de routine et de récupérer rapidement les informations a permis aux employés de réaffecter leur temps à des activités plus stratégiques.

Les gains de temps importants signalés par les employés se sont traduits directement par des niveaux de productivité plus élevés dans l’ensemble de l’organisation. Comme l’a dit Darryn Warner : « Tout ce qui nous aide à rendre la journée de travail de nos collègues plus simple et plus productive est d’un énorme avantage. Nous avons vu des collègues l’utiliser de différentes manières et en tirer énormément de valeur.

Les employés ont apprécié le gain de temps et la facilité de génération de contenu et de gestion des communications. Cela a non seulement amélioré la satisfaction globale au travail, mais a également réduit le stress associé à la gestion de grands volumes d’informations et au respect de délais serrés.

En améliorant la gestion des réunions et en rendant les informations plus accessibles, Copilot a favorisé une meilleure collaboration entre les équipes. Les employés sont désormais en mesure de partager leurs connaissances et leurs idées plus efficacement, ce qui leur permet de prendre des décisions plus éclairées et de renforcer le sens du travail d’équipe.