SoftwareOne nous fait économiser 3 millions d'euros grâce à l'optimisation de la gestion des actifs logiciels (SAM)

Les économies réalisées, l'évitement des coûts et la réduction des risques contribuent au succès de la gestion des actifs logiciels (SAM) de Vestas

L'entreprise utilise une vaste gamme de solutions, allant des applications typiques de Microsoft et Adobe aux logiciels d'ingénierie les plus sophistiqués et coûteux tels qu'Ansys, Autodesk et MathWorks. Au total, il y a un parc de licences d'au moins 5 000 applications installées sur 45 000 ordinateurs portables.

Avec peu de structures formelles de gestion des actifs logiciels (SAM) en place, Vestas avait peu de visibilité sur sa position de conformité. Sans une compréhension claire de l'utilisation, le fabricant entrait dans les négociations de renouvellement avec les fournisseurs en étant nettement désavantagé.

Vestas soupçonnait fortement qu'elle sur-licenciait et gaspillait de l'argent, mais n'avait aucune idée de l'ampleur du problème.

C'est dans ce contexte qu'elle a décidé de faire appel à SoftwareOne en octobre 2022.

« J'ai pris la responsabilité de la gestion des actifs logiciels (SAM) en mai 2023, après que Vestas ait déjà fait appel à SoftwareOne », déclare Pulkit Suri, directeur et responsable de la gestion des actifs logiciels chez Vestas, « mais j'ai très vite compris pourquoi la direction avait décidé que nous avions besoin d'une aide externe. Ma première impression était que nous n'avions aucun contrôle sur nos coûts et manquions de visibilité sur nos licences logicielles. Nous avions Snow Software mais l'utilisions à peine, et certainement pas de manière systématique. »

S'attaquer à la surcharge de licences logicielles

La première phase du projet consistait à créer une vue d'ensemble de base du paysage des licences de Vestas, offrant au fabricant une vision pratique des renouvellements à venir, des opportunités d'optimisation, des positions de licence efficaces et des besoins futurs en logiciels. À partir de cette base, SoftwareOne a guidé et conseillé les ressources internes de Vestas pour documenter avec précision les licences et peupler progressivement ces données dans Snow.

« Cela est en cours », déclare Suri, « et l'objectif est d'utiliser Snow autant que possible comme un référentiel unique – et pour que Vestas tire le meilleur parti de son investissement dans Snow. »

L'engagement de SoftwareOne en termes de ressources a été considérable, et l'équipe a couvert beaucoup de terrain. Cela comprenait :

• Le redimensionnement et l'alignement des versions de licences (c'est-à-dire Standard, Pro, Avancé, etc.)
• L'identification de la surconsommation pour permettre la récupération de logiciels et la réaffectation des utilisateurs
• La consolidation des données permettant à Vestas de supprimer les logiciels inutilisés depuis 90 jours, ainsi que les doublons et les jeux
• Aider à s'assurer que Vestas ne renouvelle que les logiciels utilises
• Aider à la standardisation et à l'optimisation des accords, des avantages et des prix
• Assistance à la négociation de contrats avec certains fournisseurs

Les 3 millions d'euros de valeur réalisés à ce jour sont constitués d'économies directes, d'évitement des coûts et de réduction de l'exposition au risque financier.

Pour réaliser des économies directes, SoftwareOne a optimisé environ 30 licences en se basant sur les données de mesure d'utilisation. Cela comprenait des logiciels d'ingénierie coûteux tels qu'Ansys, Autodesk et MathWorks, ainsi que des applications plus généralistes telles qu'Adobe, Citrix et Lakeside. « Les économies réalisées étaient de 478 000 € », déclare Suri.

L'évitement des coûts de 734 000 € a été réalisé grâce à l'introduction des meilleures pratiques de gestion des actifs logiciels (SAM), telles que la gestion proactive des licences et de l'utilisation pour éviter les dépenses excessives ou les violations de conformité.

Réduction des risques avec des protocoles SAM à l'échelle de l'entreprise

Cependant, la majeure partie de la valeur créée par SoftwareOne provient de la réduction des risques, en partie grâce à la suppression de l'outil Make Me Admin qui donnait essentiellement à tout le monde chez Vestas le droit administratif de télécharger n'importe quelle application à leur guise. « SoftwareOne a observé qu'il y avait un risque », déclare Suri. « Lorsque j'ai appris cette exposition, j'ai également été très surpris et choqué. Avec l'aide de SoftwareOne et le soutien total de notre équipe de cybersécurité, nous avons décidé de supprimer cet accès administratif non contrôlé. Nous n'y sommes pas encore à 100 %, mais en coordination avec les responsables de ligne respectifs, nous supprimons continuellement les droits administratifs. »

Avec l'introduction de protocoles SAM à l'échelle de l'entreprise, Vestas dispose désormais d'une boutique interne avec des logiciels sur liste blanche que SoftwareOne affine constamment.

« SoftwareOne nous aide à mettre en place des processus pour l'achat de logiciels de manière centralisée. Vous ne pouvez pas empêcher tout le monde d'acheter des logiciels avec une carte de crédit [de l'entreprise] parce que Vestas est si grande. Il y a 45 000 ordinateurs portables à surveiller ! SoftwareOne a été impliqué avec les finances pour que chaque fois qu'ils voient une MasterCard utilisée pour des logiciels, elle soit immédiatement arrêtée. SoftwareOne nous a aidés à mettre en œuvre ce processus.

« À l'avenir, nous avons besoin d'un meilleur outil pour l'accès administratif », ajoute Suri, « car il est absolument nécessaire pour faire fonctionner l'entreprise. Nous avons des chiffres bruts sur qui a accès, et combien d'utilisateurs l'ont, mais ce dont nous avons vraiment besoin, c'est d'une vision sur l'utilisation de cet accès. »

Un autre problème dans lequel SoftwareOne a dépassé ses attentes pour soutenir Vestas était dans ses relations avec un grand fournisseur. « Lorsque j'ai pris en charge la relation, elle était assez mauvaise, alors j'ai travaillé dur pour la réparer. Pendant nos négociations, le fournisseur a demandé des détails sur le nombre et le type de licences que nous détenions, sur le nombre d'ordinateurs portables sur lesquels son logiciel avait été installé, etc. Grâce à SoftwareOne, j'avais des réponses. J'avais des preuves. Ensuite, j'ai reçu une lettre me disant que nous ne serions pas audités cette année, ce qui était une bonne nouvelle. SoftwareOne a été vraiment utile pendant cet épisode et nous a fourni des conseils continus. »

Alimenter le succès continu de Vestas dans la gestion des actifs logiciels (SAM)

En résumant son expérience avec SoftwareOne, Suri déclare : « Un ami dans le besoin est un ami en effet. Nous avions des difficultés avec notre parc de licences, mais SoftwareOne nous a aidés à optimiser et à démarrer notre parcours de gestion des actifs logiciels (SAM) que nous continuons avec eux. Un véritable partenaire, absolument. »

L'une des prochaines étapes de ce parcours est de faire appel à SoftwareOne pour aider à optimiser les licences Microsoft, évidemment un gros travail et en raison de son empreinte à travers Vestas, un travail qui prendrait trop de temps aux équipes de gestion des actifs logiciels et de gestion des licences. L'implication de SoftwareOne crée de la valeur et des opportunités dans de nombreux domaines différents.

« Malgré les réductions de budget, j'ai obtenu une approbation exceptionnelle pour notre projet SAM en cours », conclut Suri. « La direction commence à comprendre que la maturité SAM non seulement permet d'économiser de l'argent, mais rend également l'entreprise plus agile et compétitive. Et SoftwareOne a été inestimable pour aider à faire passer ce message. »