Die digitale Signatur als Teil der Unternehmensstrategie: Die Einführung von elektronischen Signaturen ist eine wichtige strategische Entscheidung, die das Potenzial hat, die Effizienz und Sicherheit von Geschäftsprozessen zu verbessern und die Grundlage des Konzepts eines "Arbeitsplatzes von morgen" sein kann. Eine entsprechende Beratung wird daher für Unternehmen von großem Nutzen sein.
Die Vorteile der digitalen Signatur sind vielfältig. Durch den Einsatz von E-Signaturen können Prozesse beschleunigt werden, da Dokumente schneller unterzeichnet werden können. Außerdem sind E-Signaturen sicherer als herkömmliche Unterschriften, da sie manipulationssicher sind und eine eindeutige Identifizierung der Person ermöglichen. Damit wird auch Betrug abgesichert. Die Dokumente können zudem digital archiviert werden, was Platz und Kosten spart.
Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, auch remote Unterschriften einzuholen. Dadurch können Geschäftsprozesse unabhängig von physischen Standorten und Öffnungszeiten abgewickelt werden. Gerade in der heutigen Zeit, in der das Arbeiten im Homeoffice immer mehr an Bedeutung gewinnt, ist dies ein großer Vorteil.
Zu typischen Anwendern gehören Finanzdienstleister, Versicherungen, Immobilienunternehmen, Leasing- und Vermietungsfirmen, Industrie / Produkthersteller mit vielen Kunden / Lieferanten sowie Firmen und Organisationen mit hohem Kontroll- und Regulierungsaufkommen. Die Einführung von E-Signaturen kann dazu beitragen, Geschäftsprozesse zu verbessern, das Risiko von Fehlern und Betrug zu reduzieren und zur Beschleunigung von Prozessen beitragen.
Die Einführung von E-Signaturen lässt sich sowohl durch Einsparpotenziale als auch Nutzung von Chancen darstellen, die preislich und zeitlich kalkuliert werden können.
Bei der Einführung von E-Signaturen in Unternehmen und Organisationen müssen darüber hinaus gesetzliche und normative Bestimmungen beachtet werden, um sicherzustellen, dass die E-Signaturen rechtsverbindlich und wirksam sind. Folgende Bestimmungen gilt es dabei zu beachten:
Die EU-Verordnung eIDAS (electronic Identification and Trust Services) muss eingehalten werden, um sicherzustellen, dass elektronische Signaturen rechtlich bindend sind. Die Verarbeitung personenbezogener Daten in Zusammenhang mit E-Signaturen muss der DSGVO entsprechen. E-Signaturen müssen den Anforderungen des deutschen SigG entsprechen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre E-Signatur-Systeme ausreichend gegen Cyberangriffe geschützt sind, beispielsweise durch Einhaltung eines Sicherheitsstandards entsprechend ISO 27001. Schließlich sind auch branchenspezifische Industriestandards zu beachten.
Bei der Einführung von E-Signaturen in Unternehmen und Organisationen müssen die richtige Auswahl der Technologie, Schulung der Benutzer, Implementierung der Technologie und Überwachung der Nutzer beachtet werden, um sicherzustellen, dass die elektronische Signatur erfolgreich eingesetzt wird. Auch die Risiken müssen gemanagt werden. Es empfiehlt sich, in allen Projekten zunächst eine Machbarkeitsstudie durchzuführen, um eine Erstaufnahme der Chancen und Risiken des jeweiligen Projekts zu ermöglichen. Auf Basis dieser Ergebnisse und nach Absprache mit den Kunden kann ein realistischer Lösungsweg zur Umsetzung angeboten werden.
Zur erfolgreichen Einführung von E-Signaturen müssen mehrere Arbeitspakete umgesetzt werden. Eine Bestandsaufnahme zur Bewertung des Lizenzvolumens ist ebenso notwendig wie die Analyse von Geschäftsprozessen, die Identifikation geeigneter und vielversprechender Geschäftsprozesse für die elektronische Signatur sowie die Identifikation beschleunigbarer Prozesse.
Es ist außerdem wichtig, unternehmensspezifische Richtlinien und Verfahren zur Sicherstellung gesetzlicher und normativer Anforderungen zu entwickeln und auf ihre Compliance hin zu begutachten. Compliance-Überprüfung und Monitoring sind notwendig, um die Einhaltung von gesetzlichen Anforderungen und regulatorischen Bestimmungen im Zusammenhang mit der Verwendung von elektronischen Signaturen sicherzustellen.
Für die langfristige Betreuung von Kunden mit Qualitätsmanagement und dem Monitoring zur Einhaltung von Gesetzen und Normen sowie zur kontinuierlichen Verbesserung im Spannungsfeld von Regulatorik und Prozessen/Organisation ist eine professionelle Betreuung unabdingbar.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Einführung von E-Signaturen eine wichtige strategische Entscheidung für Unternehmen ist, die das Potenzial hat, die Effizienz und Sicherheit von Geschäftsprozessen zu verbessern und zur Beschleunigung von Prozessen beitragen kann. Die Einhaltung gesetzlicher und normativer Bestimmungen ist dabei unbedingt notwendig. Unternehmen sollten bei der Einführung von E-Signaturen auf einen erfahrenen Partner wie SoftwareOne setzen, der sie in allen Phasen der Umsetzung zusammen mit auf Compliance spezialisierten Beratungspartnern kompetent unterstützt.
Die Vorteile der digitalen Signatur sind vielfältig. Durch den Einsatz von E-Signaturen können Prozesse beschleunigt werden, da Dokumente schneller unterzeichnet werden können. Außerdem sind E-Signaturen sicherer als herkömmliche Unterschriften, da sie manipulationssicher sind und eine eindeutige Identifizierung der Person ermöglichen. Die Dokumente können zudem digital archiviert werden, was Platz und Kosten spart.
easyConsulting arbeitet bei der Implementierung von digitalen Signaturen eng mit einem internationalen Partner zusammen. SoftwareOne mit Sitz in der Schweiz und Deutschland ist ein führender globaler Anbieter von End-to-End Software- und Cloud-Technologielösungen. Die Produkte von SoftwareOne umfassen auch Lösungen rund um das Thema digitale Signatur.
Adobe Sign ist eine cloudbasierte elektronische Signaturplattform, die von Adobe entwickelt wurde und verschiedene elektronische Signaturtypen wie einfache elektronische Signaturen, fortgeschrittene elektronische Signaturen und qualifizierte elektronische Signaturen unterstützt. Es besteht eine starke Integration mit anderen Adobe-Produkten.
SoftwareOne bietet mit Adobe Sign eine leistungsfähige und sichere E-Signatur-Lösung an, die alle rechtlichen Anforderungen erfüllt. Die cloudbasierte Plattform unterstützt verschiedene elektronische Signaturtypen und ist nahtlos in andere Adobe-Produkte integrierbar. SoftwareOne begleitet Unternehmen in allen Phasen der Einführung von E-Signaturen und bietet neben Beratung und Evaluierung auch Schulungen und Support an.
Um die ganzheitliche Einführung von digitalen Signaturen, zu ermöglichen – Effizienz von Geschäftsprozessen, Rechtssicherheit, Schutz vor Betrug – arbeitet SoftwareOne als Technologieanbieter partnerschaftlich und in allen Phasen des Prozesses mit der auf Compliance spezialisierten Beratung easyConsulting zusammen.
Bitte füllen Sie dieses Formular aus, unsere Experten werden sich anschließend umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen.
Bitte füllen Sie dieses Formular aus, unsere Experten werden sich anschließend umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen.
