Mit Mitarbeitenden-Schulungen zum Projekterfolg

Auch wenn in einem IT-Projekt alles nach Plan verläuft: Ist am Ende die User-Akzeptanz aus irgendwelchen Gründen nicht gegeben, kann sich eine scheinbar innovative und wegweisende Investition aus der Rückschau betrachtet schließlich doch als teurer Fehlschlag erweisen. Wie aber stellt man sicher, dass alle Mitarbeitenden mit ins Boot geholt wurden? Wie ist es möglich, die neu IT-Lösung, das neue Produkt oder die damit verbundenen Prozesse zu deren eigenem Anliegen zu machen und entsprechend zu fördern?

Was macht ein IT-Projekt erfolgreich?

Man lernt nie aus. Über den Erfolg von IT-Projekten entscheiden viele Faktoren. Welcher ist der Wichtigste? Selbst wenn alles richtig gemacht wurde, also

• wenn eine vorausschauende, eng an den Businessanforderungen ausgerichtete, Planung erfolgt ist;
• wenn unter der Vielzahl der am Markt für die unterschiedlichsten Zwecke angebotenen Lösungen tatsächlich nach vernünftigen und richtigen Kriterien ausgewählt wurde,
• wenn Migration oder Neuimplementierung perfekt und in der vorher bemessenen Timeline funktioniert haben;
• wenn sogar der finanzielle Rahmen eingehalten wurde;

kommt die Analyse danach doch leider immer wieder zu dem Ergebnis: Das Ganze war für die Katz'.

Von dem gewaltigen, vor allem aber auch kostenintensiven Technologie-Schub war wesentlich mehr erwartet worden. Aber der Einsatz kam nicht richtig in Gang. Warum? Weil die User-Akzeptanz nicht vorhanden war. Die User wollten partout nicht auf die neue Lösung umsteigen, geschweige denn, produktiv damit arbeiten. Schließlich passiert es doch, aber widerwillig – der Effekt blieb weit hinter den gesteckten Erfolgs-Zielen.

Self-Education hat ihre Grenzen

Kein neues Phänomen – aber sicherlich eins, das für unser Zeitalter, in dem sich die Technologie des Privaten und des Beruflichen immer enger verzahnt, wohl einmal als typisch angesehen werden wird.

Warum ist das so? Das wird deutlich, wenn man einen kurzen Blick zurück, also in die Geschichte innovativer Technologien wirft.

Irgendwann im Lauf des 19. Jahrhunderts wurde die Schreibmaschine erfunden und löste in der Folge in Unternehmen aller Branchen langsam aber sicher das handschriftliche Ausfertigen jeder Art von Schriftstücken, wie Geschäftsbriefen, Lieferscheinen oder Rechnungen ab.

Niemand aber wäre auf die Idee gekommen, seinen Mitarbeitern einfach den Griffel aus der Hand zu nehmen und eine Maschine auf den Tisch zu stellen. Nein, zu diesem Gerät gehörte eine Ausbildung; die Schreibkraft wurde zum festen, mit hoher Qualifikation verbundenen Berufsbild.

Mit der Einführung der IT wurde es hingegen fast zum üblichen Vorgehen, den Mitarbeitenden gänzlich neue, oder vollkommen veränderte Versionen bekannter Software einfach aufzuspielen und sie danach mit der Handhabung sozusagen allein zu lassen.

"Die werden das schon selbst schaffen!"

Klingt erstmal verwegen, tatsächlich aber ist das Vertrauen auf die autodidaktischen Fähigkeiten der User heute ja nicht vollkommen unberechtigt. Denn natürlich kennt die Mehrzahl der momentan in den Unternehmen beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Zeit vor der „EDV“ gar nicht mehr, sondern hat PC, Laptop und Smartphone – gerade auch in der privaten, außerberuflichen Nutzung – schon mit der Muttermilch aufgesogen.

Diese Generation ist durchaus in der Lage, sich Funktionen per Try & Error selbst beizubringen. Allerdings geschieht dies privat in der Regel nur, bis die wichtigsten Dinge des täglichen Gebrauchs verstanden sind – die ganze Bandbreite der Möglichkeiten wird dabei in der Regel niemals ausgelotet. Es werden technologische Möglichkeiten verschenkt.

Privat kann das auch jeder halten, wie er es mag – für Unternehmen ist es jedoch extrem unwirtschaftlich, eine teure Lösung anzuschaffen, wenn durch die User nur ein Teil der Leistung überhaupt abgerufen wird.

Technologie ohne Zwang

Neben der Zufriedenheit mit einem lediglich bequemen Level der Nutzung gibt es noch einen weiteren, wesentlichen Unterschied zwischen privatem und beruflichem Umgang mit Technologie: Privat geschieht er auf freiwilliger Basis. Das schicke Handy, das ultraflache, lässige Tablett haben mit einem Status zu tun, den man sich wünscht; mit dem Image, das man anderen von sich vermitteln möchte. Die Motivation ist entsprechend ungemein hoch!

Im Unternehmen jedoch wird jedwedes Ansinnen des Arbeitgebers, man solle Funktionalitäten doch selbst erkunden und sich damit auch selbst beibringen, in der Regel als Zumutung betrachtet. Das Ergebnis ist ernüchternd: Die Motivation sinkt, die Technologie wird nicht geschätzt, sondern wenn irgend möglich, bis hin zur vollständigen Verweigerung, abgelehnt. Statt Freude an technischer Innovation entsteht Frustration: Dies aber ist der Gau beim wichtigsten Kapital jedes Unternehmens – den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Wie kann man diese Frustration vermeiden?

Irgendwann an einem Punkt muss jemand, wie zu Beginn dieses Beitrags aufgezeigt, bekennen: „Das Projekt ist trotz bester Voraussetzungen und einem reibungslosen Verlauf letztendlich doch gescheitert, weil es nicht gelungen ist, die Mitarbeitenden frühzeitig mit ins Boot zu holen. Oder, anders ausgedrückt, wurde versäumt, die User-Akzeptanz zu entwickeln und zu fördern: Try & Error oder Learning by Doing reicht nicht aus.“

Fazit: Qualifizierte Schulung und gründliches Training der User ist ein wichtiger Faktor für den letztendlichen Erfolg jedes IT-Projekts!

IT-Projekte und Schulungen aus einer Hand?

Mit den Schulungen als Erfolgsfaktor für IT-Projekte kennt sich Claudia Netzer, Consultant beim IT Campus von SoftwareONE, mit ihrer jahrelangen Erfahrung sehr gut aus:

„Wir veranstalten Schulungen für so gut wie jede Anforderung, die sich aus dem Bereich der IT ergibt. Egal, ob diese Schulungen bei uns in der Akademie oder in-House beim Kunden stattfinden: es gibt zwei Kategorien von Teilnehmern, die sich immer wieder beobachten lassen:

In Kategorie 1 sind User, die ihr Verhältnis zu irgendeiner Technologie „reparieren“ müssen. Denen wurde etwas hingestellt, mit dem sie lange vergeblich gekämpft haben. Es fühlt sich so an, als müssten diese Teilnehmer einem Zug hinterherrennen, der irgendwann ohne sie losgefahren ist.

Bei Kategorie 2 wurden Teilnehmer zu Schulungen für Lösungen angemeldet, die noch gar nicht im Einsatz sind. Hier wird nach vorne gearbeitet, die Motivation ist hoch; das Ausrollen, Implementieren oder wie auch immer wird richtiggehend mit Ungeduld erwartet.