Ein gutes Backup-Tool sollte Ihnen ausreichend Flexibilität bieten, damit Sie Ihre Daten in Microsoft 365 genauso herstellen können, wie Sie es brauchen. Stellen Sie sich vor, ein Admin löscht versehentlich das Postfach eines Nutzers, dann sollte Ihre Backup-Lösung nicht einfach nur das Postfach wiederherstellen können, sondern es idealerweise auch am ursprünglichen Speicherort wiederherstellen.
Es gibt auch Fälle, in denen die Wiederherstellung von Microsoft-365-Daten an einem anderen Speicherort erfolgten sollte. Das kann zum Beispiel sein, wenn ein User eine fragwürdige E-Mail sendet und diese dann aus seinem Ordner mit den gesendeten Elementen löscht. Dann kann es nötig sein, dass diese E-Mail zur Überprüfung im Postfach eines anderen Mitarbeiters wiederhergestellt werden muss.
Stellen Sie sich vor, Sie befinden sich in einem Rechtsstreit und es kommt zu einer e-Discovery, um bestimmte Emails als Beweismaterial zu sichern. Statt einem gegnerischen Anwalt ein eigenes Postfach einzurichten, wäre es ratsam, die angeforderten Daten zu exportieren und auf Wechselmedien oder in der Cloud zu speichern.
Falls Sie in so eine Situation kommen, in der Sie Microsoft-365-Daten exportieren und nutzbar machen müssen, dann sollte ihr gewähltes Backup-Produkt über eine starke Suchfunktion verfügen, um auch alle für die Wiederherstellung oder Export vorgesehenen Daten zu finden.