Darauf sollten Sie bei der Wiederherstellung Ihrer Microsoft-365-Daten achten

Dass Unternehmen ihre Daten in Microsoft 365 regelmäßig sichern müssen, ist mittlerweile jedem klar. Dabei greift im Falle von Microsoft 365 das sogenannte Shared Responsibility Model. Genauer gesagt, Microsoft verantwortet „lediglich“ die Sicherung der Infrastruktur, während die Nutzer sich selbst um die Sicherung Ihrer Daten, zum Beispiel in Form von Backups, kümmern müssen. Backups allein reichen jedoch nicht aus, denn die Daten müssen auch wiederherstellbar sein. 

Vielleicht fragen Sie sich, was es denn dann mit den Wiederherstellungs-Tools auf sich hat, die bei Microsoft Office 365 bereits enthalten sind. Microsoft hat zum Beispiel in OneDrive for Business, SharePoint Online und Azure AD einen Papierkorb, mit dem man versehentlich gelöschte Daten wiederherstellen kann. Diese und ähnliche Sicherungsmechanismen bieten im Ernstfall wie z.B. einem Ransomware-Angriff nicht den nötigen Schutz für Ihre Daten in Microsoft 365. 

Sollten Sie sich für ein Drittanbieterprodukt für die Wiederherstellung entscheiden, sollten Sie sich unbedingt damit auseinandersetzen, wie so ein Prozess aussehen könnte. Reichen zum Beispiel ein paar schnelle Klicks oder müssen Sie sich mit PowerShell auseinandersetzen?

Es gibt viele verschiedene Backup- und Recovery-Produkte für Microsoft 365, die sich vor allem in ihrer Herangehensweise und Bedienbarkeit unterscheiden. Interessant ist hier vor allem die jeweilige API-Strategie. Der Großteil aller Backup-Anbieter verwendet APIs für Microsoft-365-Produkte. Allerdings gibt es Anbieter, die sich auf einige Produkte beschränken.

Nehmen wir an, sie haben ein Backup-Produkt, das bis auf Teams alle Microsoft APIs nutzt. Sie können dann zwar Ihre Teams-Daten wiederherstellen, doch das wird kompliziert, da diese auf allen anderen Microsoft-365-Anwendungen verteilt sind und Sie erst einmal herausfinden müssen, wo sich die Teams-Daten genau befinden, wie sie diese wiederherstellen können und wie Teams die wiederhergestellten Daten erkennen soll.

Von Bedeutung für die Wiederherstellung Ihrer Daten in Microsoft 365 ist das Beibehalten und Anwenden von bestehenden Attributen aller Elemente, die wiederhergestellt werden sollen. Folgendes Beispiel verdeutlicht dies. Bei OneDrive for Business werden verschiedene Versionen einer Datei gespeichert. Wenn Sie diese wiederherstellen, sollten diese Versionen möglichst nicht verloren sein.

Es gibt noch andere Eigenschaften, die eine Datei besitzen kann und die Ihre Backup-Lösung erkennen und bei der Wiederherstellung beibehalten sollte. Zu den wichtigsten Attributen in Teams gehören zum Beispiel die jeweiligen Mitglieder. Es wäre sehr mühsam, wenn Sie nach einer Wiederherstellung von Teams erst einmal alle Mitglieder erneut zuweisen müssten. Ihre Backup-Lösung sollte also Mitgliedsattribute erkennen können, um diese Information beizubehalten.

Ein gutes Backup-Tool sollte Ihnen ausreichend Flexibilität bieten, damit Sie Ihre Daten in Microsoft 365 genauso herstellen können, wie Sie es brauchen. Stellen Sie sich vor, ein Admin löscht versehentlich das Postfach eines Nutzers, dann sollte Ihre Backup-Lösung nicht einfach nur das Postfach wiederherstellen können, sondern es idealerweise auch am ursprünglichen Speicherort wiederherstellen.

Es gibt auch Fälle, in denen die Wiederherstellung von Microsoft-365-Daten an einem anderen Speicherort erfolgten sollte. Das kann zum Beispiel sein, wenn ein User eine fragwürdige E-Mail sendet und diese dann aus seinem Ordner mit den gesendeten Elementen löscht. Dann kann es nötig sein, dass diese E-Mail zur Überprüfung im Postfach eines anderen Mitarbeiters wiederhergestellt werden muss.

Stellen Sie sich vor, Sie befinden sich in einem Rechtsstreit und es kommt zu einer e-Discovery, um bestimmte Emails als Beweismaterial zu sichern. Statt einem gegnerischen Anwalt ein eigenes Postfach einzurichten, wäre es ratsam, die angeforderten Daten zu exportieren und auf Wechselmedien oder in der Cloud zu speichern.

Falls Sie in so eine Situation kommen, in der Sie Microsoft-365-Daten exportieren und nutzbar machen müssen, dann sollte ihr gewähltes Backup-Produkt über eine starke Suchfunktion verfügen, um auch alle für die Wiederherstellung oder Export vorgesehenen Daten zu finden.

Außerdem sollten Sie bei der Auswahl einer geeigneten Backup-Lösung in Betracht ziehen, welche Vorteile Ihnen eine Self-Service-Wiederherstellung bieten würde. Diese Funktion ist nicht bei allen Backup-Anwendungen enthalte, da es sich dabei um ein noch relativ junges Thema handelt und auch nicht jedes Unternehmen Bedarf dafür hat.

Unter bestimmten Umständen kann eine Self-Service-Wiederherstellung allerdings von enormen Vorteil sein. Stellen Sie sich vor, was passiert, wenn ein Nutzer eine Datei wiederhergestellt haben möchte. In der Regel wendet er sich an den Helpdesk. Der Helpdesk kontaktiert den Hersteller Ihrer Backup-Lösung, durch den die Datei wiederhergestellt wird. Das alles kostet Zeit. Mit einer Self-Service-Wiederherstellung kann der Nutzer seiner Daten sofort wiederbekommen, so dass der Backup-Betreiber mehr Zeit für andere Aufgaben hat.

Mit dem NEUEN Veeam Backup for Microsoft 365 v6 können IT- Administratoren die Wiederherstellung jetzt sicher an die Nutzer delegieren - dank dem Self-Service-Portal für die Wiederherstellung für Microsoft 365-Umgebungen. V6 ermöglicht außerdem Backup-Kopien in Amazon $3 Glacier, Glacier Deep Archive und Azure Archive Version 6 von Veeam Backup for Microsoft 365 bietet die folgenden Vorteile:

• Automatisierung und Skalierbarkeit für Großunternehmen 
• Zeitersparnis durch die Wiederherstellung für Microsoft-365-Nutzer 
  
• Mehr Sicherheit durch Multifaktorauthentifizierung (MFA) 
  
• Zuverlässige Wiederherstellbarkeit mit einer Backup-Kopie in kostengünstigem Objektspeicher