Was sind Maßstäbe für ein erfolgreiches Adoption & Change Management bei M365-Projekten?

Was zeichnet eine erfolgreiche Veränderung aus?

Gibt es eine allgemeingültige Definition dafür, die für alle Unternehmen und Organisationen anwendbar ist? Und weiter gefragt – wie kann innerhalb erfolgreicher Veränderungsprozesse das geplante ROI einer Organisation erreicht werden? Kann eine Aussage wie die folgende wirklich zufriedenstellen: „Wenn die neuen Arbeitsweisen akzeptiert werden und Prozesse sich angepasst haben, dann ist die Veränderung erfolgreich gelaufen.“

Um diese Fragen zu beantworten und das Thema der erfolgreichen Projektumsetzung kontinuierlich zu steuern und anzupassen, müssen alle Projektbeteiligten - Management/Geschäftsführung des Kunden, Projektteam, mittleres Management, eine Gruppe von Anwender*innen aus diversen Abteilungen/ Teams und ACM als Partner für alle – zusammen die gewünschten Zielergebnisse erarbeiten und nachhaltig steuern.

Der gewünschte Zielzustand einer Organisation besteht aus verschiedenen Komponenten: der implementierten technischen Lösung, der Qualität der Lösung, der Akzeptanz dieser Lösung durch die Mehrzahl der Anwender*innen und einer sukzessive ansteigenden Nutzung der Lösung in täglichen Arbeitsabläufen.

Es muss hierbei allen klar sein, dass, wenn es um Veränderungen geht – ob es nun um Privates oder Berufliches geht – in der Natur des Menschen liegt, das Unbekannte im ersten Impuls erst auszubremsen: „Wenn ich nicht verstehe, wie etwas Neues funktioniert, will ich es auch nicht anwenden.“

Nutzen Sie als Organisation die Chance, die Projekterfahrungen anderer Menschen und Organisationen zu reflektieren, um eigene Herausforderungen so einfacher zu überwinden und schneller zu positiven Ergebnissen zu kommen.

Erfolgsmerkmale aus Praxiserfahrung

Aus einer Reihe umgesetzter Kundenprojekte haben wir eine Reihe von Erfolgsmerkmalen herauskristallisieren können. Sie sollen Ihnen eine Orientierung dafür geben, was auf jeden Fall in der Umsetzungsstrategie berücksichtigt werden sollte:

Abb. 1: Essentielle Erfolgsmerkmale des ACM-Projekts

1. Im Fokus der zu implementierenden Lösung, sei es die Einführung von M365-Tools, Migration von Lotus Notes zu Exchange oder die Migration in die Cloud, müssen die Anwender*innen stehen. Stellen Sie sicher, dass Sie die tatsächlichen Bedürfnisse und Herausforderungen der User im Blick haben, und nicht bloß nach dem Reißbrett die Vorgaben aus der vollumfänglichen Strategie umsetzen. Wenn Ihre Mitarbeitenden ihre eigene „Handschrift“ und ihre Erfahrungen für die Lösung in dem Vorgehen sehen, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie den Veränderungsprozess unterstützen, wesentlich höher.
2. Nehmen sie sich Zeit und investieren Sie diese in die Analyse von Bedürfnissen und Herausforderungen Ihrer User (z. B. durch Interviews unterschiedlicher Zielgruppen, bereichspezifischen Umfragen über Arbeitsweisen und Prozesse, etc.), um effektive Anwendungsfälle zu generieren.
3. Fokussieren Sie sich nicht auf den Einsatz von M365-Tools aus Prinzip, sondern zeigen Sie Anwendungsszenarien auf, in denen die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeitenden durch Einsatz dieser Tools effektiver gestalten und auf lange Sicht sinnvolle Verbesserungen liefern können.
4. Visualisieren Sie das M365-Zielbild. Erstellen Sie eine technische Roadmap mit Tool-Landschaft nach Anwendungsszenarien.
5. Kümmern Sie sich um Ihre Champions/ Key User / Power User Community auch nach dem Rollout. Am Anfang des Projekts sind das Interesse und die Beteiligung nochsehr groß. Sobald die technische Projektumsetzung vollendet ist, geraten sie jedoch allzu oft in Vergessenheit. Treten Sie in den Dialog mit Ihren Mitarbeitenden, holen Sie Feedback ein, führen Sie monatliche kurze Pulse Check-Ups und Meet-Ups mit der Community ein. Entwickeln Sie gemeinsam praktische Tipps und Events, um die Veränderungen zu verankern und auch Spaß bei der Nutzung zu haben.
6. Seien Sie anpassungsfähig! Der Weg zum Ziel ist nicht geradlinig. Es gibt unvorhersehbare Ereignisse und Verzögerungen im Plan. Man muss sich für einen echten Change auch auf Veränderungen einstellen, damit sich jede*r in der Organisation schneller anpassen, austauschen und lernen kann. Eine dynamische Umsetzung ist unabdingbar.

Wenn jede*r in der Organisation, wie bisher, unverändert denkt und handelt, dann stellt sich die einzig wichtige Frage: Wie kann eine Organisation so erwarten, dass sie die gewünschten Ergebnisse erzielen wird?