Microsoft Teams und seine Sprachen

Microsoft Teams, SharePoint und die Spracheinstellungen

Seit 2018 ist Microsoft Teams innerhalb der Microsoft 365 Software-as-a-Service Welt verankert und etabliert, so dass es bei sehr vielen Unternehmen nicht mehr wegzudenken ist. Erinnert man sich an die Anfangszeit zurück und vergleicht das Produkt mit dem hier und jetzt, wird man schnell feststellen, dass MS Teams von der Grundidee nach wie vor dasselbe ist, jedoch viele neue und vor allem nützliche Funktionen das Produkt zunehmend bereichern und verbessern. Die Anwender erhalten eine vielseitige Applikation zum Chatten, Telefonieren und für die Zusammenarbeit.

Auf den ersten Blick scheint es keine Rolle zu spielen, von welchem Standort in der Welt die Anwender MS Teams nutzen. In Abhängigkeit des Standorts werden Funktionen automatisch in der bevorzugten Sprache sowohl in der Teams Anwendung wie auch in der zugrundeliegenden SharePoint Seite angezeigt.

MS TEAMS UND COLLABORATION

Teams vereint viele Produkte unter einer Haube. So reden wir beispielsweise von Planner, Forms, Stream und anderen Tools. Für die Verwaltung von Dateien setzt Microsoft auf SharePoint Online. Dies bedeutet, dass für jedes Teams eine SharePoint Team Site Collection im Hintergrund erzeugt wird. Benutzer können somit Dateien direkt innerhalb von Teams erstellen und bearbeiten. Mit Hilfe von SharePoint-spezifischen Funktionen können die Dateien innerhalb der SharePoint Teamseite vollumfänglich bearbeitet werden.

1. Anzeigesprache in SharePoint

Die Mehrsprachigkeit innerhalb der SharePoint Site scheint auch hier problemlos zu funktionieren. Der Anwender bekommt in Abhängigkeit seiner hinterlegten Sprache die SharePoint Seite richtig angezeigt.

2. Was fällt auf?

Bei genaueren Hinsehen fällt jedoch auf, dass nicht alles in der bevorzugten Sprache angezeigt wird.

3. Die Ursache

Auf den ersten Blick erscheint die SharePoint Seite in der bevorzugten Sprache des Anwenders. Bei genauerem Hinsehen findet das geschulte Auge jedoch SharePoint Bereiche die auf die primäre Sprache der SharePoint Seite zurückzuführen sind.

Somit wissen wir nun, dass manche Bereiche einer SharePoint Seite nicht übersetzt werden und die hinterlegte Standardsprache der Website verwendet wird.

Grundsätzlich lässt sich bei der Erstellung neuer SharePoint Webseiten (mit oder ohne einer Microsoft 365 Gruppe) die Standardsprache der Webseite auswählen. Bei der Erstellung eines Microsoft Teams hat dies jedoch Microsoft nicht vorgesehen.

Die Standardsprache der SharePoint Webseite wird bei einer Erstellung aus Teams heraus auf Basis des Datenspeicherstandorts des Tenants definiert. Diese Einstellung wird bei der Einrichtung des Tenants automatisch gesetzt und lässt sich im Nachhinein nicht mehr ändern.

In global verteilten Unternehmen kann dies durchaus zu einem großen Problem führen. Nehmen wir folgendes Beispiel:

• Das Unternehmen ist weltweit aufgestellt und hat Niederlassungen in verschiedenen Ländern
• Der Speicherort des Tenants befindet sich in Deutschland
• Deutsche Anwender erhalten Teams und die zugrunde liegende SharePoint Seite komplett in Deutsch
• Anwender aus dem Ausland: Teams und die zugrundeliegende SharePoint Seite wird in der Sprache des Anwenders angezeigt. Der Link zur Standard Dokumentenbibliothek, der Name des Notizbuches, sowie die SharePoint-Gruppennamen sind in deutscher Sprache

Zurecht sind die Anwender aus den anderen Standorten verwirrt und melden dies ggfs. als Fehler beim Support.

Aus Sicht eines globalen Unternehmens wäre eine SharePoint-Seite mit englischer Standardsprache die bessere Lösung. Kommen wir also zu der spannenden Frage: Auf welche Art und Weise ermöglicht Microsoft Teams die Verwendung einer anderen Default Sprache?

4. Tenant-Tenant Migration, Multi Geo Tenant – oder eine noch bessere Idee?

• Tenant-Tenant Migration

Eine Tenant Migration wäre denkbar, jedoch steht dies in keinem Verhältnis zwischen Nutzen und Aufwand. 

• Multi Geo Tenant

Ein Multi Geo Tenant kommt auch nicht für alle Unternehmen in Frage, da diese komplex und mit zusätzlichen Lizenzkosten verbunden sind

Der Anlageprozess eines neuen Teams orientiert sich an der Standardsprache der Root-Site Collection. Hierbei handelt es sich um die Website, die sich hinter der tenantname. sharepoint.com versteckt.

Jeder Microsoft 365 Tenant wird automatisch mit einer SharePoint- Stammwebsite bereitgestellt. Diese kann nicht gelöscht , jedoch durch eine neue Root-Site Collection ersetzt werden. Die Hauplandingwebsite eignet sich zumeist für die Bereitstellung eines Intranets in Microsoft 365.

Bei dieser Webseite handelt es sich um eine sogenannte Communication Site. Die Standardsprache ist hier ebenfalls gleich wie der Datenspeicherort des Tenants.

5. Die Lösung

Microsoft bietet innerhalb des SharePoint Admin Centers die Funktion „Site ersetzen“ an. Diese Funktion ist nur für die Root-Site Collection verfügbar. Damit lässt sich die Root Site mit einer neuen Webseite austauschen.