Im Laufe der Jahre übernahm Oracle verschiedene andere Software-Hersteller, deren Produkte und oftmals auch die dazugehörigen Lizenzmodelle. So war es auch im Falle der Siebel Systems. Diese bot Kunden den Erwerb von Lizenzen im Rahmen einer so genannten Pool of Funds-Vereinbarung an. Was verbirgt sich hinter diesem Lizenzmodell? Wann macht es für Oracle Kunden Sinn, wann nicht? Dieser Blogbeitrag erläutert die entsprechenden Nutzungsrechte, die Rolle des Supports und was von Kunden während der Laufzeit sowie am Ende der Vereinbarung erwartet wird. Zudem wird die Frage gestellt, welche potenziellen Risiken eine Pool of Funds-Vereinbarung mit sich bringen kann.
Ein Pool-of-Funds-Vereinbarung ist im Sinne von Oracle ein spezieller, nicht standardisierter Vertrag, bei dem ein Unternehmen für einen begrenzten Zeitraum Nutzungsrechte für eine vordefinierte Reihe von Softwarelizenzen gegen Zahlung eines Festpreises erwirbt. Der Kunde kann den Vertrag dabei nach seinen spezifischen Bedürfnissen gestalten: Die Netto-Lizenz- und Supportgebühren, die Pool-of-Funds-Laufzeit sowie der Festpreis pro Prozessor, oder auch jede andere Lizenzmetrik, sind dabei frei verhandelbar.
Das Unternehmen muss für die Laufzeit der Vereinbarung eine jährliche Gebühr für den technischen Support zahlen, die sich nach dem Gesamtwert des Funds bemisst. Während der gesamten Laufzeit der Vereinbarung muss der Kunde den so genannten "Total Support Stream" aufrechterhalten. So wahrt er sein Recht, den Gesamtwert des Funds zu nutzen, bis dieser entweder vollständig verbraucht – oder, um den Ausdruck zu verwenden, den Oracle in diesem Zusammenhang benutzt – "burned down" ist, oder die Vereinbarung ausläuft.
Stichwort „burned down“: Die Freiheit in der Wahl der Bedingungen der Rahmenvereinbarung hat natürlich ihren Preis.Im Prinzip verhält es sich beim Kauf über einen Pool of Funds so, wie mit der Miete oder dem Kauf einer Immobilie: Zahlt man zehn Jahre lang ein Haus ab, hat man am Ende das Haus als Eigentum. Zahlt man zehn Jahre lang Miete, gehört einem am Ende nichts. Doch auch das muss ja – je nach Lebenssituation – kein Nachteil sein.
Die Frage ist zu klären: Wann macht dieses Modell Sinn? Eine Entscheidungshilfe bietet der Blick auf Details der Abwicklung. Stichwort: Support.
Der oben genannte Total Support Stream einer Pool-of-Fonds-Vereinbarung umfasst den Support für:
Hier zeigen sich bereits die beiden Seiten der Pool-of-Funds-Medaille:
Einerseits gewinnt der Kunde durch eine Pool-of-Funds-Vereinbarung viel an Flexibilität. Er kann entscheiden, wann genau er eines der in der Vereinbarung enthaltenen Softwareprogramme einsetzen will – also anders ausgedrückt, wann er hinsichtlich der erworbenen Lizenz-Werte den „burn down“ starten möchte.
Auf der anderen Seite ist er aber auch verpflichtet, von Anfang an den Support für den Gesamtbetrag des Pool of Funds zu zahlen. Dies gilt selbst dann, wenn im ungünstigsten Fall keines der Softwareprogramme während des ersten Jahres der Vereinbarung eingesetzt wird.
Falls ein Kunde den Total Support Stream, wie oben definiert, dabei jedoch nicht aufrechterhält, endet die Pool-of-Funds-Vereinbarung sofort und der Kunde ist verpflichtet, seinen zu diesem Zeitpunkt aktuellen Software-Einsatz durch einen License Declaration Report unverzüglich zu erklären.
Während der Laufzeit des Pool-of-Funds-Vertrages ist der Kunde verpflichtet, Oracle alle sechs Monate einen Report über Installation bzw. Nutzung der im Pool of Funds enthaltenen Oracle Softwareprogramme vorzulegen. Dieser Report muss die eingesetzten Softwareprogramme, die eingesetzten Lizenztypen (z. B. Processor, Named User Plus etc.), die Anzahl der eingesetzten Lizenzen und den Gesamtlizenzwert der deklarierten Lizenzen unter Berücksichtigung der in der Vereinbarung enthaltenen finanziellen Gegenwerte angeben.
Sobald der Kunde den Report übermittelt hat, legt Oracle die Anzahl der gemeldeten Softwarelizenzen als unbefristete Lizenzen fest, die der Endnutzer dann in Zukunft nutzen kann. Da der Report alle sechs Monate vorgelegt werden muss, sind darin diejenigen Softwarelizenzen aufzunehmen, die seit dem letzten Report dazugekommen sind – abgesehen von der ersten Meldung seit Beginn des Vertrags. Der finanzielle Gegenwert der gemeldeten Lizenzen wird dann vom Gesamtbetrag der Pool-of-Funds-Vereinbarung abgezogen – also „burned down“.
Die Reports müssen alle im Vertrag enthaltenen Softwareprogramme benennen, die während der Vertragslaufzeit installiert bzw. verwendet werden. Das bedeutet, dass jede Installation zu Produktions-, Abnahme-, Test-, Entwicklungs-, Disaster-Recovery- oder sonstigen Zwecken in den Bericht aufgenommen werden muss. Sobald ein Softwareprogramm installiert bzw. verwendet wird, ist der Endnutzer verpflichtet, diese Softwareprogramme in den Report aufzunehmen. Auch wenn er sich zu einem späteren Zeitpunkt entscheidet, ein bestimmtes Softwareprogramm nicht mehr zu verwenden oder die Nutzung eines bestimmten Softwareprogramms zu verringern. Außerdem darf der Endnutzer, wenn ein Softwareprogramm installiert bzw. verwendet wurde und daher im Report benannt wurde, die angegebenen Softwarelizenzen nicht gegen andere Softwareprogramme oder Lizenztypen austauschen, die in der Pool-of-Funds-Vereinbarung enthalten sind.
Falls ein Kunde den Gesamtwert des Pool of Funds erreicht hat, er den Gesamtwert seines Vertrages also burned down bzw. "verbraucht" oder eine dem Gesamtwert entsprechende Menge an Softwareprogrammen ausgerollt hat, muss er zusätzliche Lizenzen erwerben.
Oracle behält sich das Recht vor, während der Vertragslaufzeit jederzeit Audits durchzuführen, um zu überprüfen, ob die im Report angegebenen Softwareinstallationen bzw. -nutzungen vollständig und korrekt sind. Dies gilt auch, falls ein Kunde seiner Verpflichtung, die installierte bzw. genutzte Software alle sechs Monate per Report zu melden, nicht nachkommt.
Die Endnutzer müssen innerhalb von 30 Tagen nach Ablauf der Vereinbarung ihren letzten und abschließenden Report vorlegen. Die endgültige Anzahl der im Rahmen der Pool-of-Funds-Vereinbarung erworbenen Softwarelizenzen ist die Summe aller Softwarelizenzen, die in den verschiedenen Lizenzerklärungsberichten angegeben wurden.
Wenn der Gesamtwert des Vertrags vor Ablauf des Vertrags vollständig burned down, also aufgebraucht wurde und der Kunde weitere Softwareprogramme einsetzt, muss er zusätzliche Softwarelizenzen erwerben.
Wenn der Vertrag ausläuft und der Kunde den Gesamtwert des Vertrags nicht verbraucht hat, hat er keinen Anspruch auf Gutschriften oder eine Rückerstattung von Lizenz- oder Supportgebühren in Höhe des ungenutzten Wertes.
Sobald ein Kunde einen Vertrag abgeschlossen hat, darf er in der Regel keine weiteren, sprich anderen Softwareprogramme zum Vertrag hinzufügen, ohne für zusätzliche Lizenzen und technischen Support zu bezahlen.
Die große Flexibilität ist ein Vorteil einer Pool-of-Funds-Vereinbarung. Je nach der spezifischen Situation des Kunden kann dieser Faktor die Unterzeichnung eines solchen Vertrages durchaus empfehlen. Allerdings immer nur dann, wenn das Oracle betreffende Software Asset Management des Unternehmens der recht komplizierten Abwicklung auch wirklich gewachsen ist. Denn wenn die Softwarelizenzen nicht ordnungsgemäß verwaltet werden, kann ein Pool of Funds für den Kunden eine Reihe von Risiken mit sich bringen.
Es muss unbedingt gewährleistet sein, dass festgestellt werden kann:
Erscheint ein Pool of Fund als ideale Lösung, fehlt allerdings das entsprechende Know-how oder es kann nicht in einem entsprechenden Zeitrahmen aufgebaut werden? Unter Umständen könnte sich eine Pool-of-Funds-Vereinbarung doch rechnen, wenn man für die komplexe, risikoreiche Abwicklung voller Deadlines einen erfahrenen Partner ins Boot holt – so wie den Oracle Advisory Service von SoftwareOne.
Sie wünschen sich weitere Informationen zum Thema Oracle? Erfahren Sie auf unserer Übersichtsseite, wie wir Sie bei verschiedenen Herausforderungen rund um Oracle unterstützen.
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