Neue Microsoft Lizenzmodelle für Bildungseinrichtungen: Diese Änderungen kommen auf Sie zu

Seit mehr als einem Jahrzehnt basieren die Microsoft Strategien vieler Bildungseinrichtungen auf festen Annahmen: Nutzungsvorteile für Lernende, gestaffelte Rabatte bei größeren Abnahmemengen und Microsoft Teams als standardmäßig enthaltene Anwendung. Mit der jüngsten Ankündigung von Microsoft verlieren viele dieser Gewissheiten ihre Gültigkeit.

Künftig müssen Einrichtungen genauer wissen, welche Nutzer welche Funktionen benötigen, von welchen Services sie abhängig sind und wann bestehende Verträge verlängert werden. Gleichzeitig bieten diese Änderungen die Chance, die eigene Microsoft Umgebung gezielt zu analysieren, Optimierungspotenziale aufzudecken und die zukünftige Strategie bewusster auszurichten.

Was Sie in diesem Beitrag erfahren: Welche Änderungen kommen auf Bildungseinrichtungen zu? Welche Auswirkungen sind auf Budgets, Verträge und Microsoft Dienste zu erwarten? Und wie können Schulen, Hochschulen und Forschungseinrichtungen die Umstellung nutzen, um ihre Microsoft Umgebung strategisch weiterzuentwickeln? Dieser Beitrag liefert einen Überblick über die wichtigsten Entwicklungen und zeigt konkrete Ansatzpunkte zur Vorbereitung und Optimierung.

Vorbereitung und Optimierung: Wie können Bildungseinrichtungen jetzt handeln?

Mehrwerte: Welche Chancen ergeben sich durch die neuen Microsoft Lizenzmodelle?

Die neuen Microsoft Lizenzmodelle für Bildungseinrichtungen sind nicht ausschließlich eine Kostenfrage. Wer sich frühzeitig mit den Veränderungen beschäftigt, kann die Situation nutzen, um die eigene Microsoft Landschaft grundlegend zu überprüfen und zu optimieren.

Dabei geht es nicht nur darum, Kosten zu vermeiden. Ebenso wichtig ist die Frage, wo bereits vorhandene Investitionen besser genutzt werden können. Häufig lassen sich ungenutzte Lizenzen identifizieren oder separat beschaffte Lösungen finden, deren Funktionen bereits durch Microsoft Dienste abgedeckt werden. Gleichzeitig können bislang ungenutzte Sicherheits-, Compliance- oder Governance-Funktionen sichtbar werden.

Mit den neuen Plänen sowie zusätzlichen KI- und Speicherfunktionen entsteht die Möglichkeit, die Microsoft Umgebung stärker an den tatsächlichen Bedarf anzupassen und Investitionen gezielter auszurichten.

Wer frühzeitig mit dieser Analyse beginnt, kann Entscheidungen auf einer belastbaren Grundlage treffen, statt erst zum Zeitpunkt der Vertragsverlängerung reagieren zu müssen. Je früher dieser Prozess startet, desto mehr Handlungsoptionen bleiben.

Transparenz: Welche Informationen sollten Bildungseinrichtungen jetzt erfassen?

Wer die künftigen Optionen bewerten möchte, benötigt zunächst ein realistisches Bild der heutigen Ausgangslage.

Dazu gehören nicht nur die Anzahl der vorhandenen Lizenzen, sondern auch:

• bestehende Verträge und Verlängerungstermine
• aktuell genutzte Lizenzvorteile
• zugewiesene und aktiv genutzte Lizenzen
• Nutzergruppen und deren Anforderungen
• Abhängigkeiten von bestimmten Microsoft Diensten
• Ausgaben für möglicherweise überlappende Drittanbieter-Lösungen

Die Auswirkungen der Umstellung werden sich von Einrichtung zu Einrichtung unterscheiden. Vertragstyp, Verlängerungszeitpunkt, Nutzerstruktur und die Nutzung bisheriger Vorteile bestimmen maßgeblich, wie stark einzelne Organisationen betroffen sein werden. 

Die vier wichtigsten Fragen

Ein vollständiges Audit ist nicht zwingend erforderlich, um erste Erkenntnisse zu gewinnen. Bereits die Zusammenführung zentraler Informationen kann helfen, die Auswirkungen der Änderungen besser zu verstehen. Besonders wichtig sind dabei vier Fragen: 

1. Welche Meilensteine betreffen uns konkret?
Die von Microsoft kommunizierten Termine gelten für alle. Wann diese für die eigene Organisation relevant werden, hängt jedoch von individuellen Vertragslaufzeiten und Budgetzyklen ab. Planen Sie daher vom April 2027 aus rückwärts. Bis dahin empfehlen wir, die Prüfung Ihrer bestehenden Verträge abgeschlossen zu haben.

2. Welche Nutzer und Services sind betroffen?
Nicht jede Lizenz verändert sich auf dieselbe Weise und nicht jeder Nutzer benötigt denselben Funktionsumfang. Ein genauer Überblick über Nutzergruppen und deren Anforderungen ist deshalb entscheidend.

3. Wo können unsere Kosten steigen?
Teams wird optional. Auch Speicher- und Sicherheitsfunktionen hängen künftig stärker vom gewählten Plan ab. Wer die tatsächliche Nutzung bereits heute kennt, kann zukünftige Kosten deutlich besser planen.

4. Wo können wir zusätzlichen Mehrwert erschließen?
Mit den neuen Plänen kommen neue Funktionen hinzu. Einige Leistungen, die bislang separat beschafft wurden, könnten künftig direkt über Microsoft verfügbar sein. Dadurch ergeben sich potenzielle Optimierungsmöglichkeiten.

Strategie: Wie lassen sich Optimierungspotenziale in der Microsoft Umgebung identifizieren?

Sobald die aktuelle Situation erfasst ist, lässt sich bewerten, wie die zukünftige Microsoft Umgebung aussehen könnte. Dabei sollten Bildungseinrichtungen analysieren:

• welche Vorteile künftig entfallen oder verändert werden,
• welche der neuen Pläne für sie relevant sind,
• welche Funktionen zusätzlich verfügbar werden,
• welche Kosten entstehen,
• welche Anwendungen oder Lizenzen möglicherweise nicht mehr benötigt werden.

Erst der direkte Vergleich zwischen aktuellem und zukünftigem Zustand macht konkrete Optimierungspotenziale sichtbar. Für einige Einrichtungen wird der Fokus vor allem auf Kostenkontrolle liegen. Andere werden die Gelegenheit nutzen, neue Funktionen in den Bereichen Sicherheit, Compliance oder KI einzuführen. Die optimale Strategie ist dabei stets individuell. Sie lässt sich weder aus allgemeinen Kostenschätzungen noch aus dem Vergleich mit anderen Einrichtungen ableiten.

Unsere Unterstützung: Wie kann SoftwareOne Sie bei der Umstellung unterstützen?

SoftwareOne unterstützt Bildungseinrichtungen und Organisationen des öffentlichen Sektors dabei, die Auswirkungen veränderter Lizenzmodelle zu bewerten, bestehende Lizenz- und Workplace-Landschaften zu optimieren und eine nachhaltige Strategie für die zukünftige Ausrichtung zu entwickeln.

Unser Ansatz ist dabei bewusst hersteller- und technologieoffen. Im Mittelpunkt stehen die individuellen Anforderungen des Kunden sowie wirtschaftliche, technische und strategische Rahmenbedingungen. Unser Vorgehen:

• Auswirkungen analysieren: Gemeinsam mit dem Kunden analysieren wir, welche konkreten Auswirkungen veränderte Lizenzbedingungen auf die bestehende Workplace-Landschaft, die Kosten sowie unterschiedliche Nutzergruppen haben, beispielsweise Verwaltung, Lehrkräfte, Forschende, Schüler oder Studierende.
  
  
• Anforderungen strukturiert erfassen: Im Rahmen eines strukturierten Assessments erfassen wir die tatsächlichen funktionalen, technischen, wirtschaftlichen und strategischen Anforderungen und gleichen diese mit der bestehenden IT- und Workplace-Landschaft ab.
  
  
• Handlungsoptionen bewerten: Auf dieser Grundlage bewerten wir, welche bestehenden Services weiterhin sinnvoll genutzt werden können und in welchen Bereichen Anpassungen oder alternative Lösungsansätze einen Mehrwert bieten können.
  
  
• Zukunftsfähiges Zielbild entwickeln: Das Ergebnis ist kein pauschaler Technologiewechsel, sondern ein auf die Anforderungen der Organisation abgestimmtes Zielbild. Dabei können unterschiedliche Services und Betriebsmodelle gezielt kombiniert und auf die Bedürfnisse einzelner Nutzergruppen zugeschnitten werden.
  
  
• Mögliche Szenarien werden unter anderem hinsichtlich Kosten, Funktionalität, Sicherheit, Integrationsfähigkeit, Betriebsmodell, Skalierbarkeit und digitaler Souveränität bewertet.
  
  
• Entscheidungsgrundlage schaffen: So entsteht eine transparente und belastbare Entscheidungsgrundlage für die zukünftige Workplace- und Lizenzstrategie und damit für die Frage, welche Services für welche Nutzergruppen langfristig den größten Mehrwert bieten.

Unser Ziel ist es, gemeinsam mit dem Kunden eine wirtschaftlich, technisch und strategisch tragfähige Workplace- und Lizenzstrategie zu entwickeln, die den individuellen Anforderungen der Organisation und ihrer Nutzergruppen gerecht wird.

Internationale Beispiele aus der Praxis zeigen, welche Ergebnisse dadurch möglich werden: