Was also passiert ganz klassisch? Ein User meldet einen Bedarf an die IT. Die stuppst den Einkauf an. Der bestellt, die Software kommt und wird installiert. Die Buchhaltung bekommt eine Rechnung und bezahlt.
Jetzt bewegen den User zwischenzeitlich aber nacheinander einige Fragen:
„Ist die Software, die ich brauche, schon da?“
„Die angeforderte Software ist installiert. Leider komme ich nicht rein. Wer hat den Key?“
Was passiert? Der User wendet sich an einen Ansprechpartner in der IT: „Kannst Du mal kurz was nachschauen?“
Der weiß es auch nicht, kennt aber einen im Einkauf: „Kannst Du mal kurz was nachschauen?“
Geht es nach dem Lieferstatus und den Zugangsdaten dann um eine Rechnung oder gar um die Laufzeit von Subscriptions oder Verträgen, passiert das Gleiche wieder – nun zusätzlich noch unter Einbeziehung der Buchhaltung: „Kannst Du mal kurz was nachschauen?“
Wahrscheinlich sind sowohl Lieferstatus als auch Zugangsdaten auf diesem Wege irgendwann in Erfahrung zu bringen. Allerdings mit einem Aufwand, der eben Zeit und Ressourcen bindet und damit alles andere als wirtschaftlich ist: „Der hat schon wieder so eine Frage! Habe ich sonst nichts zu tun“? Verfahrene Prozesse, wo also die Frage nach Zuständigkeiten in einem an und für sich geschlossenen System oft ins Leere greift, sind typisch für viele Unternehmen.