Verfahrene Prozesse in der IT-Beschaffung und wie man hier Abhilfe schaffen kann

„Kannst Du mal kurz was nachschauen?“ Wenn Ihnen diese Frage im Zusammenhang mit der Beschaffung von IT bekannt vorkommt und sie Ihnen vor allem endlos Zeit raubt, dann sollten Sie diesen Blogbeitrag über verfahrene Prozesse im Viereck User – Einkauf – IT – Buchhaltung auf jeden Fall lesen. Wir haben es hier mit dem Problem der „verfahrenen Prozesse“ zu tun – und dafür gibt es einen Lösungsansatz.

Bei der klassischen IT-Beschaffung greifen diverse Prozesse ineinander. Mit klassisch ist hier das Gegenstück zur Cloud gemeint. Dazu kommen wir gleich, weiter unten. Zuerst zum „klassischen“ Viereck.

Was also passiert ganz klassisch? Ein User meldet einen Bedarf an die IT. Die stuppst den Einkauf an. Der bestellt, die Software kommt und wird installiert. Die Buchhaltung bekommt eine Rechnung und bezahlt. Jetzt bewegen den User zwischenzeitlich aber nacheinander einige Fragen: „Ist die Software, die ich brauche, schon da?“

„Die angeforderte Software ist installiert. Leider komme ich nicht rein. Wer hat den Key?“ Was passiert? Der User wendet sich an einen Ansprechpartner in der IT: „Kannst Du mal kurz was nachschauen?“

Der weiß es auch nicht, kennt aber einen im Einkauf: „Kannst Du mal kurz was nachschauen?“ Geht es nach dem Lieferstatus und den Zugangsdaten dann um eine Rechnung oder gar um die Laufzeit von Subscriptions oder Verträgen, passiert das Gleiche wieder – nun zusätzlich noch unter Einbeziehung der Buchhaltung: „Kannst Du mal kurz was nachschauen?“

Wahrscheinlich sind sowohl Lieferstatus als auch Zugangsdaten auf diesem Wege irgendwann in Erfahrung zu bringen. Allerdings mit einem Aufwand, der eben Zeit und Ressourcen bindet und damit alles andere als wirtschaftlich ist: „Der hat schon wieder so eine Frage! Habe ich sonst nichts zu tun“? Verfahrene Prozesse, wo also die Frage nach Zuständigkeiten in einem an und für sich geschlossenen System oft ins Leere greift, sind typisch für viele Unternehmen.

Nun wird die ganze Prozesslandschaft bei der Beschaffung durch die Cloud noch verkompliziert. Der User beschafft über einen Marketplace selbst, um nur eine wesentliche Neuerung zu nennen: Und zwar nicht nur bei einem einzigen Lieferanten, sondern möglicherweise bei einer Vielzahl von Providern. Vielfach bestehen zudem das oben geschilderte klassische System und die Cloud nebeneinander. Was tun?

Ideal wäre es, wenn alle Informationen - bei weltweit aufgestellten Unternehmen idealerweise auch in einem globalen Rahmen - in einer Hand zusammenlaufen. Dort würden sie gesammelt und der Zugriff verwaltet. Quasi wie eine Art „interner Marketplace“. Das heißt, jedem User, jeder Abteilung, selbst jeder Niederlassung oder Ländergesellschaft und dort wieder jedem User oder jeder Abteilung etc. kann nach Bedarf die Berechtigung zugewiesen werden, sich an der passenden Stelle Informationen selbst zu verschaffen. Also wie ein großer Schrank, an dem jeder die Schubladen genau kennt und auch selbst aufziehen darf, wenn diese die für ihn relevanten Informationen beinhalten. Wunschdenken?

Nein – gerade mit Einführung der Cloud haben sich die großen Provider die gleichen Fragen gestellt; wie kann der „verfahrene Prozess“ gleich von Anfang an verhindert werden? Wie kann die zeitraubende Suche nach Zuständigkeiten und Antworten auf berechtigte Fragen vermieden werden? Das Ergebnis waren Plattformen, die tatsächlich alle relevanten Daten zu dem jeweiligen Provider, seinen Anwendungen und Services vorhalten.

Aber: Die Plattformen beinhalten eben nur Daten zum jeweiligen Provider. Sie sind nicht dafür ausgelegt, Daten anderer Provider mit zu verarbeiten. Ganz zu schweigen von Beschaffungen, die aktuell in der parallel noch existierenden On-Premises Landschaft vorgenommen wurden.

Gibt es denn wirklich kein Mittel gegen: „Kannst Du mal kurz was nachschauen?“

Doch, ein Mittel ist die PyraCloud von SoftwareONE.

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