Flexible Lösung für elektronische Signaturen:

Die Editionen von Adobe Sign im Vergleich

Moderne Software-Applikationen machen Arbeitsabläufe effizienter und führen damit zu schnelleren Ergebnissen und höherer Produktivität. Soweit die Theorie. In der Praxis hängt das Ergebnis von der tatsächlichen Eignung des Produkts für den konkreten Anwendungsfall, von der Akzeptanz der Nutzer und von einer intuitiven Bedienbarkeit ab. 

Adobe Sign, die Lösung für das elektronische Signieren von Dokumenten und kostenpflichtiger Bestandteil der Adobe Document Cloud, steht in verschiedenen Editionen zur Verfügung. Doch nicht jede hat den gleichen Funktionsumfang. Welche Funktionen zur Verfügung stehen und sich für welches Anwendungsszenario eignen, erläutern wir in diesem Blogbeitrag. Der Fokus liegt dabei auf den zahlreichen nativen Integrationen mit Microsoft Office und Unternehmensapplikationen, denn Add-Ins neuer Lösungen in täglich genutzte Standardanwendungen sorgen oft für einen höheren Nutzungsgrad.

Abbildung 1: Die Nutzungsmöglichkeiten der Adobe Sign Editionen im Überblick, Quelle: Adobe 

Webinaraufzeichnung:

Welche Arten der elektronischen Signatur es aktuell gibt und wie ein Unterschriftsprozess mit Adobe Sign aussieht, sehen Sie in dieser Webinaraufzeichnung.

Zur Aufzeichnung

Basisfunktionen von Adobe Sign

Mit allen Editionen können Sie schnell und einfach Dokumente elektronisch unterschreiben und somit Dokumentenprozesse vollständig digitalisieren und Genehmigungen beschleunigen. Mit Adobe Sign können Mitarbeiter aller Abteilungen Dokumente mit wenigen Klicks zum Einholen einer rechtsgültigen Unterschrift , einer Genehmigung oder einfachen Bestätigung der Kenntnisname versenden. Der Status des Prozesses kann dabei in Echtzeit verfolgt werden. Zum Unterschreiben benötigt der Unterzeichner lediglich einen Webbrowser oder ein mobiles Endgerät mit der Adobe Sign App. Dabei können sowohl der Versender des Dokuments als auch der Unterzeichner unter mehr als 30 Sprachen für die Benutzeroberfläche wählen. Auch die native Integration von Sign mit Office-Applikationen wie Outlook und Word sowie mit Cloud Speichern wie Google Drive, Box oder Dropbox stehen in jeder Edition zur Verfügung. Adobe Sign als Bestandteil von Acrobat Pro DC wird auch als Adobe Sign for Individual bezeichnet. 

Abbildung 2: Der leichte Einstieg in digitalisierte Dokumentenprozesse, Quelle: SoftwareONE

Wie einfach Adobe Sign in Outlook funktioniert, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.

Als separate Produkte gibt es Adobe Sign im Lizenzprogramm Value Incentive Plan als Business und als Enterprise Edition. Beide Editionen decken selbstverständlich die oben erwähnten Funktionen ab.

Adobe Sign for Business

Ein entscheidender Mehrwert der Business Edition von Adobe Sign sind erweiterte Authentifizierungsmethoden für eine höhere Sicherheit. Der Initiator eines Unterschriftenprozesses kann den Unterzeichner zur Eingabe eines einmaligen Verifizierungs-Codes auffordern, der separat per Telefon übermittelt wird. 

Abbildung 3: Funktionen und Ablauf des Dokumentenprozesses definieren, Quelle: SoftwareONE
Abbildung 4: Authentifizierungsmodus auswählen, Quelle: SoftwareONE

Unterschriften von mehreren Personen können Sie in einem Schritt mit der Funktion „Mega Sign“ einholen. Jeder Empfänger erhält dabei eine personalisierte Version des Dokuments zum Unterschreiben.

Abbildung 5: Mega Sign ermöglicht Signaturprozesse mit mehreren Beteiligten, Quelle: SoftwareONE

Ebenso haben Nutzer mit der Business Edition von Adobe Sign die Möglichkeit, durch das Hinzufügen von Logos und Slogans die zu versendenden Dokumente an das Corporate Design des Unternehmens anzupassen. Diese gebrandeten und möglicherweise häufig benötigten Dokumente können auch in gemeinsam genutzten Dokumentenbibliotheken vorgehalten und im Team freigegeben werden. Dies gilt ebenso für Formular-Templates.

Aus administrativer Sicht kann der IT-Verantwortliche die Anwender in Gruppen organisieren und Einstellungen pro Anwendergruppe definieren.

Adobe Sign for Enterprise

Möchten Sie den Anwendern das elektronische Signieren von Dokumenten direkt in Unternehmensanwendungen wie ERP- oder CRM-Systemen bereitstellen, ist Adobe Sign for Enterprise die richtige Wahl. Mit nur wenig Programmieraufwand kann Adobe Sign z.B. in Microsoft Dynamics, Salesforce, Workday, ServiceNow, Ariba oder Apttus integriert werden.

Ergänzend kommt in dieser Ausbaustufe von Adobe Sign ein Workflow Designer hinzu, mit dem sich regelmäßig wiederkehrende Unterschrifts- und Genehmigungsvorgänge automatisieren lassen.

Abbildung 6: Workflow Designer in Adobe Sign, Quelle: SoftwareONE

Nehmen Sie gern mit uns Kontakt auf:

Sollten Sie noch weitere Anwendungsfälle haben, in denen Adobe Sign für Sie interessant sein könnte, stehen Ihnen unsere Adobe-Experten gern zur Verfügung, um offene Fragen zu klären. Gern beraten wir Sie ausführlicher zu Adobe Sign und weiteren Adobe Produkten.

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Autor

Tobias Hübner

Principal License and Contract Specialist

 

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