Hilfe für Ihr Unternehmen: Softwarekosten in turbulenten Zeiten reduzieren

In jüngster Zeit haben sich Führungskräfte zu Recht auf dringende Themen wie die Sicherheit ihrer Mitarbeiter und Kunden und den Aufbau einer produktiven Remote-Belegschaft konzentriert. Schön zu wissen, dass unsere Technology Services-Teams einer großen Anzahl unserer Kunden dabei helfen. Der entscheidende nächste Schritt besteht darin, den Cash Flow durch die Verwaltung der Ausgaben aufrechtzuerhalten. SoftwareONE hat viel Erfahrung damit, seinen Kunden zu helfen, ihre Ausgaben zu senken und hat so Unternehmen jährlich weltweit Millionen gespart. In diesem Beitrag finden Sie einige Tipps dazu.

Wir erleben derzeit keine normalen Zeiten. Ihre Belegschaft arbeitet entweder remote oder gar nicht und wer weiß, wann sich alles wieder normalisiert bzw. wie die neue Normalität aussehen wird. Die Welt hat sich quasi über Nacht massiv verändert, und wir alle müssen uns anpassen. Seien Sie bereit für die Veränderung!

Was Sie brauchen, ist Transparenz und Kontrolle über die Software in Ihrem Unternehmen.

Stellen Sie sich folgende Fragen:

• Wissen Sie, welche Software bereitgestellt wird?
• Wissen Sie, welche der bereitgestellten Software verwendet wird?
• Wissen Sie, welche Cloud-Subscriptions Sie besitzen?
• Sind Sie sicher, dass Sie für diese Cloud-Services nicht zu viel bezahlen?
• Wissen Sie, wann Ihre Software-Renewals fällig sind und wie die Bedingungen dafür lauten?

Wenn die Antwort auf JEDE dieser Fragen "Nein" oder "Nicht sicher" lautet, verschwenden Sie wahrscheinlich Geld und es gibt für Ihr Unternehmen erhebliche Möglichkeiten zur Ausgabenreduzierung.

Wenn Sie nicht ausreichend zuverlässige Daten zur Hand haben, sind sie damit nicht allein. Laut dem SAMS Europe & USA Survey Report 2017 verfügen 73% der Unternehmen nicht über eine automatische Lizenzverfolgung und -berichterstattung. Dies bedeutet, dass Entscheidungen häufig getroffen werden, ohne alle Fakten zu kennen. Da die Cloud ein so wichtiger Bestandteil Ihrer IT-Strategie ist, hat dieses Problem sofortige Auswirkungen und kostet Sie jetzt Geld. 30% der stetig wachsenden Cloud-Ausgaben werden nicht genutzt und stellen demnach unnötige Mehrausgaben dar. Zahlen, die Ihr Unternehmen höchstwahrscheinlich auch betreffen. Sie können und müssen diese unnötigen Ausgaben jetzt stoppen, um Ihrem Unternehmen während des erwarteten wirtschaftlichen Abschwungs zu helfen. Dies ist ein Schwerpunktbereich, der sich sofort rentiert.

Nur 60% der Softwareausgaben werden vom Procurement verwaltet, was bedeutet, dass dies für 40% nicht gilt. Unserer Erfahrung nach sind diese 40% in der Regel Ausgaben für kleinere Hersteller, bei denen durch sorgfältige Prozesse noch Kosten reduziert werden könnten. Selbst bei den 60% sehen wir noch Potential für eine durchschnittliche Ausgabenreduzierung von 35%, bspw. bei einigen Renewals von Tier 1-Herstellern durch zusätzliche akribische Analyse und verlässliche Daten. Renewals wird es immer geben, stellen Sie daher sicher, dass Sie wirklich nur für das bezahlen, was Sie benötigen, indem Sie Ihre Daten auch verwenden.

Dies erfordert nicht nur das Wissen, welche Software in Ihrer Umgebung bereitgestellt wird, sondern auch, wie diese Software tatsächlich verwendet wird. Neben diesen Inventar- und Verbrauchsdaten müssen Sie auch Ihre Softwareverträge, bevorstehende Renewals und, wenn möglich, zukünftige Anforderungen kennen.

Wo können Sie also auf diese Daten zugreifen? Viele Unternehmen haben zu lange zu wenig in den Bereich ihrer Asset-Daten investiert, sodass sie möglicherweise nicht über die benötigten Daten verfügen. Eine Anlaufstelle könnte Ihr Software Asset Management (SAM)-Team sein. Wenn Sie keines haben, könnten Sie in anderen Bereichen wie Security oder CMDB nachfragen. Deren Antworten könnten jedoch möglicherweise nicht korrekt sein, nicht den gesamten Bestand abdecken oder Ihnen schlicht nicht die entscheidenden Informationen liefern. Vielleicht verfügen Sie über Tools, die eigentlich für andere Anwendungen verwendet werden und demzufolge nicht sehr aussagekräftig sind, Ihnen aber zumindest einen groben Überblick verschaffen, wie z. B. IBM Big Fix, das IBM License Metric Tool (ILMT), Microsoft SCCM oder kostenlose Tools wie Microsoft Map. Das ILMT bspw. ist geradezu berüchtigt dafür, kompliziert zu sein. Unsere Berater mussten schon bei mehr als einem Kunden Fehler im Set-Up korrigieren. 

Was Sie jetzt brauchen, ist ein SAM-Tool, welches Sie schnell und ohne zu hohe Kosten einführen können, um dringend notwendige Transparenz in Ihren Assets zu erhalten. Sobald Sie über belastbare Daten verfügen und so fundierte Entscheidungen treffen können, gibt es vier Hauptschwerpunkte zur Eindämmung unnötiger Ausgaben, die Sie beachten sollten:

 

1. Re-harvesting

Wenn Gartner davon spricht, die Kosten im ersten Jahr der Einführung von SAM um 30% zu senken, ist diese Option eine der einfacheren Möglichkeiten. Sie müssen keine neuen Lizenzen erwerben, wenn Sie noch über welche verfügen. Wenn Sie wissen, was Sie gekauft haben, was installiert ist und beides verglichen haben, ist schon viel gewonnen. Eine zusätzliche Erleichterung bringt ein speziell entwickeltes SAM-Tool, mit dem Sie die Ausgaben für Renewals und neue Kaufanfragen reduzieren können.

 

2. Renewal management

Dies ist vor allem für jene 40% der Hersteller wichtig, von denen Sie wissen, dass Ihre Procurement-Teams nicht die Zeit haben, sich darum zu kümmern. Einfach wissen, wann die Renewals stattfinden, wer die User sind und was im Einsatz ist. Hier gibt es einige Möglichkeiten, Ausgaben zu eliminieren, indem Sie Renewals terminieren und konsolidieren, sowie sicherstellen, dass Sie nur das kaufen, was Sie benötigen. Gerade mit Blick auf die Neuaufstellung Ihrer IT-Strategie gewinnen diese Punkte an Gewicht. Arbeiten Sie proaktiv an ihnen, noch heute!

 

3. Echte Optimierung von Verträgen mit hohen Ausgaben

Verwenden Sie die Daten für Nutzung, Inventar und zukünftige Anforderungen. Lernen Sie all Ihre Optionen kennen, die Ihnen für Lizenzvereinbarungen, den Einkaufsbereich und die Flexibilität bei der Änderung von Anforderungen offen stehen. Sprechen Sie mit Experten, die Sie zu diesem und zu alternativen Produkten beraten können - zum Beispiel über die Möglichkeit, zu Open JDK zu wechseln, um Änderungen der Abonnementkosten für Oracle Java zu umgehen.

 

4. Cloud

In diesem Bereich können Sie unmittelbar zwischen SaaS und IaaS unterscheiden. Dabei sind manche Unternehmen noch nicht an Cloud-Technologien gewöhnt und könnten hierbei mangels Erfahrung und Know-how falsche oder zu geringe Investitionen tätigen. 

1. SaaS-Technologie. Aufgrund der aktuellen sinkt womöglich der Verbrauch. Können Sie versuchen, manche Ihrer Subscriptions und so kurzfristig die damit einhergehenden Kosten zu eliminieren? Erlaubt Ihr Vertrag dies? Wissen Sie überhaupt, was Sie verwenden? Wenn Sie mehr benötigen, nutzen Sie einen flexiblen Vertragstyp, über welchen Sie weniger verwenden und kaufen können, sobald wieder „Normalität“ einkehrt. Verwenden Sie Tools, die den Verbrauch überwachen. Wenn Sie keines besitzen, beschaffen Sie sich eines - diese lassen sich sehr schnell installieren und zeigen einen fast sofortigen ROI.
2. IaaS in einer Public Cloud bietet eine große Chance zur Kostensenkung. Zahlen Sie etwa, um das Licht an zu lassen, wenn es nicht benötigt wird? Wissen Sie, wer Ihre Software verwendet und somit auch über Cross-Charging-Mechanismen verantwortlich gehalten werden kann? Häufig beobachten wir sinkende Software-Ausgaben ab dem Zeitpunkt, an dem Teile des Unternehmens erkennen, dass sie für diese auch zahlen müssen. Wissen Sie, wie man dieses einfache Motto von „Bring Your Own License“ in Ihrem Unternehmen implementieren können? Dies kann sowohl eine Chance als auch ein Risiko sein, wenn dieses kostengünstigere Lizenzmodell verwendet wird, ohne zu wissen, ob Sie über Lizenzen verfügen, die Sie verwenden können.
3. Over-Usage wird rückwirkend berechnet, was sich als ungünstig fürs Budget herausstellen kann, da man diese Kosten nicht anfechten oder die Nutzung optimieren kann, da die Frist bereits abgelaufen ist. Proaktive Überwachung und Kontrolle sind der einzige Weg, um diese unangenehmen, nicht budgetierten Überraschungen zu vermeiden. 
4. Kontrollen und vorausschauende Ausgabenanalysen ermöglichen es der IT, dem FD/CFO genauere Schätzungen über zukünftige Ausgaben zu liefern, wenn sie eine bessere Kontrolle des Cashflows wünschen. Mit der Reporting Governance können Spitzen sofort sichtbar gemacht und Korrekturmaßnahmen ergriffen werden. 
   

Die IT-Strategie, an der Sie jetzt arbeiten, unterscheidet sich zweifellos von der, an der Sie vor drei Monaten gearbeitet haben. Welche Lösungen eigenen sich dauerhaft und welche nur temporär? Verschiedene Arten von Verträgen bieten Ihnen die Flexibilität für die Änderungen, die Sie wahrscheinlich in den nächsten Monaten erfahren werden, z. B. wenn Sie Ihre Remote-Anforderungen und Lizenzen erheblich erweitern wollen oder weniger Lizenzen benötigen.

Bitte verfallen Sie nicht zu schnell in ein „Business as usual“ – die Veränderungen, die Sie derzeit erleben, erfordern Flexibilität, und einige Vereinbarungen bieten Ihnen mehr als andere. Kennen Sie Ihre Optionen! Jedes Jahr im Juni endet das Geschäftsjahr von Microsoft, und es werden viele jährliche Zahlungen oder Renewals fällig. Ein Enterprise Agreement kommt beispielsweise mit jährlichen Abrechnungen einher (in der Regel über eine Laufzeit von drei Jahren). SoftwareONE hat hier bereits eine Reihe von Kunden im Rahmen des CSP Agreements auf flexiblere monatliche Zahlungen umgestellt. Dies macht nicht nur den Cashflow frei, in dem nicht mehr zwölf Monate im Voraus bezahlt werden, sondern bedeutet in vielen Fällen auch niedrigere Kosten pro Einheit. Zudem beinhaltet es verschiedene Support-Stufen, um an entsprechenden Stellen künftige Mehrausgaben zu vermeiden. Einige Support-Levels umfassen sogar einen Service Success Manager, der sicherstellt, dass Sie wirklich das Beste aus Ihren Investitionen herausholen.

Seien Sie sich bewusst, wofür Sie sich hier langfristig entscheiden. Wenn Sie einen Mehrjahresvertrag unterzeichnen sollen, um so langfristig Kosten zu sparen, versuchen Sie lieber, kürzere Zahlungsintervalle auszuhandeln (bspw. monatlich, quartalsweise oder jährlich anstelle der gesamten Vertragszeit im Voraus) oder erwägen Sie Finanzierungsoptionen. Einige Hersteller bieten sehr wettbewerbsfähige Preise an, und selbst Finanzierungsoptionen von null Prozent sind in diesen schwierigen Zeiten nicht unmöglich.

Es gibt auch noch andere Einflüsse auf Ihr IT-Budget. Das Stichwort lautet Herstelleraudits. Wir beobachten, dass Audits auch in diesen schwierigen Zeiten immer noch hart durchgesetzt werden, und wo sich diese zeitlich noch hinzogen, sollen sie jetzt umso mehr zu Ende gebracht werden - was auf einen Einnahmendruck der Hersteller hindeutet. In Zeiten, da viele Aktienkurse fallen, steht ihr öffentliches Bild bei vielen Softwareherstellern vielleicht nicht so weit oben auf ihrer Tagesordnung wie ihre Kurse. 

Wir sehen einen Anstieg der Shadow-IT und eine enorme Zunahme der Verbreitung von Technologien (bspw. im Feld von Tools für Zusammenarbeit und Videokonferenzen). Nicht alle werden bezahlt und definitiv nicht alle budgetiert. Wissen Sie, was es da draußen alles gibt? Wissen Sie, wie man nur kurzfristig kauft, vorausgesetzt, dass wir irgendwann wieder ein normales Level erreichen. Und wie wird diese neue Normalität aussehen? Hier ist echte Flexibilität angesagt!

SoftwareONE arbeitet mit seinen Kunden zusammen, um kurz-, mittel- und langfristige Kosteneinsparungsmöglichkeiten für sie zu identifizieren. Wir geben ihnen den nötigen Fokus und bieten die erforderliche strategische Ausrichtung, um mit ihnen einen Aktionsplan zu erstellen, um die möglichen Einsparpotentiale zu erkennen. 

Wir arbeiten mit Kunden zusammen, um täglich Millionen aus ihren budgetierten Softwareausgaben herauszuholen. Sie müssen sich jetzt nur darüber klar werden, wo Sie stehen und wohin Sie wollen, und ALLE Möglichkeiten stehen Ihnen offen. 

Einige Hersteller bieten kostenlose Testversionen an. Sprechen Sie mit SoftwareONE. Wir können Ihnen dabei helfen, diese Angebote zu verstehen und Ihren ROI in kurzer Zeit zu maximieren.

Ein gutes Beispiel hierfür ist die Office 365 E1-Testversion von Microsoft, die über ein flexibles CSP-Agreement bis zu 3.000 Benutzern sechs Monate lang kostenlos zur Verfügung steht. Neben Microsoft haben auch einige andere wichtige Hersteller wie Oracle, IBM, Adobe usw. mit ihren eigenen Angeboten auf die sich ändernde Geschäftslandschaft reagiert.

Da all diese Angebote sehr viele Informationen enthalten, empfehlen wir, sich an Ihren SoftwareONE-Kundenbetreuer zu wenden, um Unterstützung bei den jeweiligen Herstellern zu erhalten.

Es gibt einige Maßnahmen, die unternommen werden können, um schnell und kurzfristig erhebliche Kostensenkungen für Ihr Unternehmen zu erreichen.

 

• Die Cloud-Nutzung – sowohl SaaS als auch IaaS - wird sich in den nächsten Monaten dramatisch ändern. Sie sollten sicherstellen, dass Sie Ihre Optionen kennen, um Ihre Flexibilität wahren zu können.
• Einige Hersteller haben sofortige Cost-Take-Out-Optionen:
  • Microsoft – für viele Unternehmen stehen im Juni Renewals oder die jährliche Zahlung an – Bemühen Sie sich um eine viel flexiblere Vereinbarung mit Governance und Support für Ihr Unternehmen, wenn Sie Ihre Cloud-Verträge ändern. “
  • Oracle – Im Mai endet das Oracle-Geschäftsjahr, ähnlich wie Microsoft, nur früher. Unterschreiben Sie bewusst, insbesondere bei den Änderungen der Java-Lizenzierung. Versuchen Sie, die Anforderungen dafür sowie die Einsparungen durch die Indexierung zu beseitigen.
  • SAP – Indirekte Preisstruktur für den digitalen Zugriff mit einer Frist für die Anmeldung im Mai.
• Einige Hersteller bieten derzeit kostenlose Lizenzen oder Testversionen an, darunter AWS, Adobe, Barracuda, Citrix, Commvault, IBM, McAfee, Microsoft, Tenable, Trend Micro und VMware. Achten Sie genau darauf, was in den Vereinbarungen steckt, die Ihnen Flexibilität bei Cashflow-Optionen, einschließlich Finanzierungsoptionen, ermöglichen sollen.
• Sie brauchen Zugriff auf vertrauenswürdige Daten, um die richtigen Entscheidungen treffen zu können.

 

Wenden Sie sich in diesen ungewissen Zeiten an Ihre Kontakte bei SoftwareONE. Verlassen Sie sich auf unsere Erfahrung. Verlassen Sie sich auf unser Knowhow. Verlassen Sie sich auf uns. Wir helfen Ihnen gerne.