Was Sie brauchen, ist Transparenz und Kontrolle über die Software in Ihrem Unternehmen.
Stellen Sie sich folgende Fragen:
- Wissen Sie, welche Software bereitgestellt wird?
- Wissen Sie, welche der bereitgestellten Software verwendet wird?
- Wissen Sie, welche Cloud-Subscriptions Sie besitzen?
- Sind Sie sicher, dass Sie für diese Cloud-Services nicht zu viel bezahlen?
- Wissen Sie, wann Ihre Software-Renewals fällig sind und wie die Bedingungen dafür lauten?
Wenn die Antwort auf JEDE dieser Fragen "Nein" oder "Nicht sicher" lautet, verschwenden Sie wahrscheinlich Geld und es gibt für Ihr Unternehmen erhebliche Möglichkeiten zur Ausgabenreduzierung.
Wenn Sie nicht ausreichend zuverlässige Daten zur Hand haben, sind sie damit nicht allein. Laut dem SAMS Europe & USA Survey Report 2017 verfügen 73% der Unternehmen nicht über eine automatische Lizenzverfolgung und -berichterstattung. Dies bedeutet, dass Entscheidungen häufig getroffen werden, ohne alle Fakten zu kennen. Da die Cloud ein so wichtiger Bestandteil Ihrer IT-Strategie ist, hat dieses Problem sofortige Auswirkungen und kostet Sie jetzt Geld. 30% der stetig wachsenden Cloud-Ausgaben werden nicht genutzt und stellen demnach unnötige Mehrausgaben dar. Zahlen, die Ihr Unternehmen höchstwahrscheinlich auch betreffen. Sie können und müssen diese unnötigen Ausgaben jetzt stoppen, um Ihrem Unternehmen während des erwarteten wirtschaftlichen Abschwungs zu helfen. Dies ist ein Schwerpunktbereich, der sich sofort rentiert.
Nur 60% der Softwareausgaben werden vom Procurement verwaltet, was bedeutet, dass dies für 40% nicht gilt. Unserer Erfahrung nach sind diese 40% in der Regel Ausgaben für kleinere Hersteller, bei denen durch sorgfältige Prozesse noch Kosten reduziert werden könnten. Selbst bei den 60% sehen wir noch Potential für eine durchschnittliche Ausgabenreduzierung von 35%, bspw. bei einigen Renewals von Tier 1-Herstellern durch zusätzliche akribische Analyse und verlässliche Daten. Renewals wird es immer geben, stellen Sie daher sicher, dass Sie wirklich nur für das bezahlen, was Sie benötigen, indem Sie Ihre Daten auch verwenden.
Dies erfordert nicht nur das Wissen, welche Software in Ihrer Umgebung bereitgestellt wird, sondern auch, wie diese Software tatsächlich verwendet wird. Neben diesen Inventar- und Verbrauchsdaten müssen Sie auch Ihre Softwareverträge, bevorstehende Renewals und, wenn möglich, zukünftige Anforderungen kennen.
Wo können Sie also auf diese Daten zugreifen? Viele Unternehmen haben zu lange zu wenig in den Bereich ihrer Asset-Daten investiert, sodass sie möglicherweise nicht über die benötigten Daten verfügen. Eine Anlaufstelle könnte Ihr Software Asset Management (SAM)-Team sein. Wenn Sie keines haben, könnten Sie in anderen Bereichen wie Security oder CMDB nachfragen. Deren Antworten könnten jedoch möglicherweise nicht korrekt sein, nicht den gesamten Bestand abdecken oder Ihnen schlicht nicht die entscheidenden Informationen liefern. Vielleicht verfügen Sie über Tools, die eigentlich für andere Anwendungen verwendet werden und demzufolge nicht sehr aussagekräftig sind, Ihnen aber zumindest einen groben Überblick verschaffen, wie z. B. IBM Big Fix, das IBM License Metric Tool (ILMT), Microsoft SCCM oder kostenlose Tools wie Microsoft Map. Das ILMT bspw. ist geradezu berüchtigt dafür, kompliziert zu sein. Unsere Berater mussten schon bei mehr als einem Kunden Fehler im Set-Up korrigieren.
Was Sie jetzt brauchen, ist ein SAM-Tool, welches Sie schnell und ohne zu hohe Kosten einführen können, um dringend notwendige Transparenz in Ihren Assets zu erhalten. Sobald Sie über belastbare Daten verfügen und so fundierte Entscheidungen treffen können, gibt es vier Hauptschwerpunkte zur Eindämmung unnötiger Ausgaben, die Sie beachten sollten:
1. Re-harvesting
Wenn Gartner davon spricht, die Kosten im ersten Jahr der Einführung von SAM um 30% zu senken, ist diese Option eine der einfacheren Möglichkeiten. Sie müssen keine neuen Lizenzen erwerben, wenn Sie noch über welche verfügen. Wenn Sie wissen, was Sie gekauft haben, was installiert ist und beides verglichen haben, ist schon viel gewonnen. Eine zusätzliche Erleichterung bringt ein speziell entwickeltes SAM-Tool, mit dem Sie die Ausgaben für Renewals und neue Kaufanfragen reduzieren können.
2. Renewal management
Dies ist vor allem für jene 40% der Hersteller wichtig, von denen Sie wissen, dass Ihre Procurement-Teams nicht die Zeit haben, sich darum zu kümmern. Einfach wissen, wann die Renewals stattfinden, wer die User sind und was im Einsatz ist. Hier gibt es einige Möglichkeiten, Ausgaben zu eliminieren, indem Sie Renewals terminieren und konsolidieren, sowie sicherstellen, dass Sie nur das kaufen, was Sie benötigen. Gerade mit Blick auf die Neuaufstellung Ihrer IT-Strategie gewinnen diese Punkte an Gewicht. Arbeiten Sie proaktiv an ihnen, noch heute!
3. Echte Optimierung von Verträgen mit hohen Ausgaben
Verwenden Sie die Daten für Nutzung, Inventar und zukünftige Anforderungen. Lernen Sie all Ihre Optionen kennen, die Ihnen für Lizenzvereinbarungen, den Einkaufsbereich und die Flexibilität bei der Änderung von Anforderungen offen stehen. Sprechen Sie mit Experten, die Sie zu diesem und zu alternativen Produkten beraten können - zum Beispiel über die Möglichkeit, zu Open JDK zu wechseln, um Änderungen der Abonnementkosten für Oracle Java zu umgehen.
4. Cloud
In diesem Bereich können Sie unmittelbar zwischen SaaS und IaaS unterscheiden. Dabei sind manche Unternehmen noch nicht an Cloud-Technologien gewöhnt und könnten hierbei mangels Erfahrung und Know-how falsche oder zu geringe Investitionen tätigen.
- SaaS-Technologie. Aufgrund der aktuellen sinkt womöglich der Verbrauch. Können Sie versuchen, manche Ihrer Subscriptions und so kurzfristig die damit einhergehenden Kosten zu eliminieren? Erlaubt Ihr Vertrag dies? Wissen Sie überhaupt, was Sie verwenden? Wenn Sie mehr benötigen, nutzen Sie einen flexiblen Vertragstyp, über welchen Sie weniger verwenden und kaufen können, sobald wieder „Normalität“ einkehrt. Verwenden Sie Tools, die den Verbrauch überwachen. Wenn Sie keines besitzen, beschaffen Sie sich eines - diese lassen sich sehr schnell installieren und zeigen einen fast sofortigen ROI.
- IaaS in einer Public Cloud bietet eine große Chance zur Kostensenkung. Zahlen Sie etwa, um das Licht an zu lassen, wenn es nicht benötigt wird? Wissen Sie, wer Ihre Software verwendet und somit auch über Cross-Charging-Mechanismen verantwortlich gehalten werden kann? Häufig beobachten wir sinkende Software-Ausgaben ab dem Zeitpunkt, an dem Teile des Unternehmens erkennen, dass sie für diese auch zahlen müssen. Wissen Sie, wie man dieses einfache Motto von „Bring Your Own License“ in Ihrem Unternehmen implementieren können? Dies kann sowohl eine Chance als auch ein Risiko sein, wenn dieses kostengünstigere Lizenzmodell verwendet wird, ohne zu wissen, ob Sie über Lizenzen verfügen, die Sie verwenden können.
- Over-Usage wird rückwirkend berechnet, was sich als ungünstig fürs Budget herausstellen kann, da man diese Kosten nicht anfechten oder die Nutzung optimieren kann, da die Frist bereits abgelaufen ist. Proaktive Überwachung und Kontrolle sind der einzige Weg, um diese unangenehmen, nicht budgetierten Überraschungen zu vermeiden.
- Kontrollen und vorausschauende Ausgabenanalysen ermöglichen es der IT, dem FD/CFO genauere Schätzungen über zukünftige Ausgaben zu liefern, wenn sie eine bessere Kontrolle des Cashflows wünschen. Mit der Reporting Governance können Spitzen sofort sichtbar gemacht und Korrekturmaßnahmen ergriffen werden.