Microsoft Office365

Die besten Praktiken zur

Auswertung Ihrer Microsoft 365-Akzeptanz und -Nutzung

Microsoft 365 Best Practices: How to Track Your 365 Adoption & Usage

Microsoft 365 ist eine zunehmend beliebte, zukunftssichere Lösung, die es Mitarbeitern erleichtert, unabhängig von ihrem Standort zusammenzuarbeiten. Es nutzt vertraute Anwendungen innerhalb einer Cloud-Lösung, die jederzeit und überall verfügbar ist, um den Wechsel in die Cloud so einfach wie möglich zu gestalten.

Trotz der Absicht, Microsoft 365 sowohl für Administratoren als auch für Benutzer einfacher zu gestalten, sehen sich viele Unternehmen Herausforderungen gegenüber gestellt. Es ist nicht unbedingt einfach, eine Vielzahl von Cloud-Lösungen in einem Unternehmen einzurichten und richtig zu nutzen. Es gibt oft Schwierigkeiten bei der Verwaltung von Lizenzen, bei der Kosteneinschätzung und Herausforderungen bei der Akzeptanz innerhalb der Organisation.

Obwohl diese Hindernisse bestehen, bietet Microsoft 365 immer noch einen großen Mehrwert und sollte ein Bestandteil der Cloud-Transformationsstrategie sein. Um Microsoft 365 optimal nutzen zu können, müssen Unternehmen den Adoptionsprozess und die laufende Nutzung genau im Auge behalten. Wenn Sie die folgenden Best Practices für Microsoft 365 befolgen, kann Ihre Organisation die häufigsten Herausforderungen mit Bravur meistern.

Warum sollte man die Nutzung von Microsoft 365 überprüfen?

Es gibt viele zwingende Gründe, die Aktivität in Ihren Microsoft 365- Instanzen zu verfolgen. Auf einer grundlegenden Ebene kann damit sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter während der Arbeitszeit produktiv sind. Der beste Grund, die Akzeptanz und Nutzung in Ihrer Microsoft 365-Bereitstellung zu verfolgen, ist jedoch, Einblicke in die tägliche Nutzung der 365-Dienste zu erhalten.

Wenn Produktivitätsmanager die Verbesserungen quantifizieren können, die Microsoft 365 den Mitarbeitern bietet, kann dies Informationen liefern, die dem gesamten Unternehmen helfen. Lassen Sie uns einen Blick auf die Vorteile werfen, die durch Adoptions- und Nutzungsdaten realisiert werden können:

  • Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation – Mitarbeiter können auf Anwendungen wie OneDrive und SharePoint (Case Study englisch) zugreifen, um miteinander zusammenzuarbeiten. Wenn das IT-Team die Nutzung dieser Anwendungen verfolgt, ist es einfach festzustellen, welche Dokumente auf welchen Programmen geteilt werden. Dies kann wertvolle Einblicke in die Arbeitsweise der Mitarbeiter liefern und gleichzeitig Ihr Netzwerk weiter vor unsicheren Dokumenten schützen.
  • Speicher richtig dimensionieren - Wenn Mitarbeiter Programme wie SharePoint oder OneDrive verwenden, nutzen sie den Cloud-Speicher von Microsoft. Leider umfasst die Preisstruktur für diese Dienste mehrere Stufen, die möglicherweise nur begrenzten Speicherplatz zur Verfügung stellen. Um den Plan mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis auszuwählen, müssen IT-Teams über die erforderlichen Informationen verfügen, um abzuschätzen, wie viel Datenspeicher benötigt wird.
  • Übersicht aktiver Lizenzen - Es ist wichtig zu wissen, wie viele aktive Lizenzen von Personen in Ihrer Organisation verwendet werden und wo diese Lizenzen bereitgestellt werden. Da jede Person mit einer Lizenz Office 365 auf bis zu fünf verschiedenen Geräten installieren kann - einschließlich persönlicher Geräte - ist diese Transparenz sehr wichtig. IT-Teams sollten Einblick in den Cloud-Bestand haben und sehen, wie viele Lizenztypen verwendet werden und wie viele Benutzer jedem Lizenztyp zugewiesen sind. Wenn diese Lizenzen nicht berücksichtigt werden, kann Ihr Unternehmen zu viel für ungenutzte Lizenzen bezahlen oder aus der Software-Compliance herausfallen.
  • Verringerung des Wartungsaufwands - Wenn Ihre Organisation eine Vielzahl von Anwendungen mit ähnlichen Zwecken verwendet, ist es nützlich zu sehen, wie oft jedes Team diese verwendet. Dadurch lässt sich feststellen, welche Anwendungen innerhalb der Organisation bevorzugt werden und welche Anwendungen ungenutzt sind. Dies kann Ihrer Organisation helfen, unnötige Software zu entfernen.

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Die besten Praktiken für die Auswertung der Microsoft 365-Akzeptanz und -Nutzung

Unternehmen sollten sich mit der Software und den Prozessen, die für die Cloud-Verwaltung erforderlich sind, gut auskennen oder mit Experten zusammenarbeiten, die sie bei Bedarf unterstützen können. Es gibt jedoch einige Best Practices, die bei der Verfolgung und Bewertung der Einführung und Nutzung von Microsoft 365 in einer Organisation befolgt werden sollten:

  • Vollständige Software-Transparenz - Es ist schwierig, die Nutzung von Microsoft 365 auf sinnvolle Weise zu verfolgen ohne sie mit ähnlichen Anwendungen zu vergleichen. Durch den Einsatz einer Plattform wie PyraCloud von SoftwareONE erhalten Unternehmen eine kombinierte Ansicht ihres gesamten Softwarebestands, was ein erweitertes Software-Portfolio-Management ermöglicht. So kann das IT-Team einschätzen, wie sich eine Microsoft 365-Integration auf die Softwarenutzung und -akzeptanz in Ihrem Unternehmen insgesamt ausgewirkt hat.
  • Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Veränderung ein - Nur weil Sie auf eine neue Lösung umgestiegen sind heißt das nicht, dass die Mitarbeiter nicht veralteten Arbeitsgewohnheiten folgen. Das Adoption & Change Management hilft den Mitgliedern Ihrer Organisation die Änderungen zu verstehen, die Microsoft 365 auf ihre tägliche Arbeit haben wird. Als Ergebnis werden Ihre Teams nicht nur eher bereit sein, Microsoft 365-Lösungen anzunehmen, sie werden auch lernen, wie sie die Lösungen effektiv nutzen können. Dies wird dazu beitragen eine bessere Akzeptanz und Nutzung sicherzustellen.
  • Den modernen Arbeitsplatz verstehen - Die Art und Weise wie Menschen arbeiten hat sich verändert - Besprechungen häufen sich und die Belegschaft verteilt sich stärker örtlich. Dieser Wandel wird als "moderner Arbeitsplatz" bezeichnet. Unternehmen sollten dazu eine Unified-Communications-Strategie einführen. Indem die Anwendungen für die Zusammenarbeit geprüft werden, können IT-Teams die richtige Software für ihre UC-Strategie auswählen.
  • Vorhersage Ihrer Ausgaben - Durch die Prüfung der Nutzungsmetriken ist es einfacher, den Saldo Ihrer nächsten Microsoft 365-Rechnung vorherzusagen. Wenn Sie die Nutzung verfolgen, sollten Sie besonders darauf achten, was diese Nutzung für das Endergebnis Ihres Unternehmens bedeutet. Auf diese Weise gibt es weniger Überraschungen und eine bessere Möglichkeit, Ihre Microsoft 365-Ausgaben genau in Ihr Budget einzuarbeiten.

Indem Sie diese Praktiken befolgen, können Sie die Produktivität Ihres Unternehmens steigern und gleichzeitig leichtfertige Ausgaben reduzieren. Damit ist es möglich den Wert Ihres Softwareportfolios zu maximieren und gleichzeitig mit den bestehenden Geschäftszielen in Einklang zu bringen.

Abschließende Überlegung

Um die Akzeptanz und Nutzung Ihrer Microsoft 365-Implementierung ordnungsgemäß zu verfolgen, ist eine grundlegende Cloud-Management-Technologie erforderlich. Eine fortschrittliche Lösung wie 365Simple, gibt Ihrem Unternehmen Einblick in die Nutzungsmetriken. Mit der richtigen Anleitung werden Unternehmen besser verstehen, wie sie ihre Microsoft 365-Bereitstellung ganzheitlich optimieren können.

Nutzen Sie die Vorteile von 365Simple:

Mit unserem Service 365Simple erhalten Sie Unterstützung in der Planung, Implementierung, dem Betrieb sowie der Verwaltung Ihrer Microsoft 365 Investition. Damit liegt Ihre Digitale Transformation in den besten Händen.

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Autor

Erik Moll

Go-to-Market Manager - Americas

Digital Transformation

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