End of Support Adobe Acrobat 2015 - Wechseln Sie zur Document Cloud

Das komplett papierlose Büro ist in vielen Unternehmen Zukunftsmusik. Noch immer drucken 39 Prozent der Angestellten zwischen 21 und 100 Seiten pro Woche aus, wie eine Umfrage von Statista im Auftrag von KYOCERA Document Solution ergab. Dabei gehört das papierlose Büro mit seinen rechtsgültigen elektronischen Unterschriften, den mit anderen Anwendern geteilten Dokumenten, Online-Rechnungen zur digitalen Transformation. Mit digitalen Workflows können Mitarbeiter zeit- und platzsparend Dokumente erstellen, verteilen, verwalten und aufbewahren. Insgesamt kann bequemer, schneller und einfacher zusammengearbeitet werden. PDF hat sich als das ideale Format für Dokumente in Betrieben etabliert: In diesem Container-Format werden Rechnungen oder ausfüllbare Formulare erstellt, PDFs können elektronisch unterschrieben, mit einem Passwort versehen oder für die Bearbeitung gesperrt werden.

Verwenden Unternehmen allerdings Adobe Acrobat 2015 für Business-Anwender, stehen sie vor einem Problem: Ab 7. April 2020 wird es keine Updates und keinen Support mehr für das Tool geben. Damit werden auch Sicherheitslücken nicht mehr gestopft, die wegen der hohen Verbreitung von Acrobat ein beliebtes Ziel für Angriffe von Cyberkriminellen darstellen. Mehrmals pro Jahr liefert der Hersteller Sicherheitspatches aus und beseitigt regelmäßig Schwachstellen – aber nur, solange der Support läuft. Nutzen Unternehmen Acrobat 2015 dennoch weiter, machen sie sich laut der Sicherheitsexperten von Sophos angreifbarer.

Unternehmen und Behörden sollten deshalb dringen auf eine aktuellere Version des Programms umsteigen. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Wechsel auf die derzeit verfügbare On-Premise-Variante Adobe Acrobat 2017. Aber auch bei dieser Version ist das Support-Ende schon in Sicht: Ab 2022 gibt es weder Updates noch Patches.

2. Die zweite und bessere Lösung ist deshalb der Umstieg auf Adobe Acrobat DC. Die Abkürzung DC steht für «Document Cloud» und ermöglicht die komplette Digitalisierung papiergebundener Prozesse mit einer Kombination aus Desktop-Software, Apps und Diensten in der Cloud.

• Verfügbarkeit der Dokumente in der Cloud

• Einfache rechtssichere elektronische Signatur für Dokumente

• Reduzierung des E-Mail-Aufkommens und der Datenmengen

• Ständige Aktualität und nachvollziehbare Versionierung der Dokumente in der Cloud

• Integration in Business-Applikationen anderer Hersteller (Microsoft, Salesforce, Workday oder Dropbox)

Der Wechsel zu Acrobat DC bringt für Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich, erfordert allerdings auch Umstellungen. Ein Grund dafür ist das Abo-Modell. Es umfasst ein befristetes Nutzungsrecht – in der Regel ein Jahr. Danach läuft es aus – es sei denn, das Unternehmen verlängert den Vertrag.

• Lizenzabonnement jeweils für mindestens ein Jahr
• Regelmäßige Sicherheits-Updates und Produkterweiterungen durch neue Funktionen
• Zugriff auf den «Document Cloud»-Hub mit zusätzlichen Online-Services
• Erweiterter Technik- und Endanwender-Support für Unternehmen

Eine weitere Veränderung ist das Lizenzmanagement: Während gekaufte Software in der Regel mit einer Seriennummer bereitgestellt wird, ist Adobe Acrobat DC anwenderbezogen lizenziert und nicht mehr an Geräte gebunden. Damit arbeiten Nutzer flexibler, da sie Dokumente auf verschiedenen Geräten öffnen, bearbeiten und versenden können.

Vorteilhaft für die IT-Abteilung ist die webbasierte Admin-Konsole als Schaltzentrale für das Lizenzmanagement von Adobe. Über diese lassen sich Lizenzen den Nutzern schnell zuweisen, entziehen und neu zuordnen. Außerdem werden hier Produktpakete erstellt, definiert und Supportanfragen verwaltet. Darüber hinaus kann die IT mit weniger Aufwand kontrollieren, ob alle Compliance-Vorgaben, ob nun intern oder seitens Adobe, eingehalten werden.

Adobe ermöglicht je nach gewünschter Sicherheitsstufe unterschiedliche ID-Typen zur Authentifizierung von Nutzern: Adobe ID, Enterprise ID und Federated ID. Mehr dazu finden Sie in unserem Blogbeitrag.

Die Nutzungsrechte für die Adobe-Tools sind über den Adobe Value Incentive Plan (VIP) erhältlich.  Das ist ein Adobe Lizenzprogramm mit einer Laufzeit von in der Regel zwölf Monaten. Es kann flexibel erweitert werden, wenn ein Unternehmen im Lauf des Jahres feststellt, dass weitere Lizenzen benötigt werden. Umgekehrt können allerdings Zulassungen, die zu viel gekauft wurden, nicht vorzeitig zurückgegeben werden.

Die neu dazugekommenen Lizenzen müssen nur anteilig für die Monate bis zum Vertragsgeburtstag bezahlt werden. Die Preise in dem Modell richten sich nach den abgenommenen Mengen, dabei gibt es verschiedene Stufen: Wer mehr Lizenzen mietet, bekommt Rabatte. Auch wer sich auf längere Zeiträume als zwölf Monate festlegt, spart Geld.

Als Partner für den Adobe Value Incentive Plan (VIP) übernimmt SoftwareONE selbstverständlich die kaufmännische Abwicklung der Lizenzen. Darüber hinaus können den Kunden über die gesamte Lizenzlaufzeit zusätzliche umfangreiche Services in den Bereichen Vertragsverwaltung sowie Lizenz- und Nutzermanagement angeboten werden. Die Service-Pakete sind modular aufgebaut, sodass die Kunden genau die für ihr Unternehmen relevanten Leistungen auswählen können.

Informieren Sie sich in unserem ONEpager (PDF) über die Service-Pakete unserer Lizenzierungsspezialisten.

Acrobat DC hat mehr Features als alle anderen Versionen und ist immer auf dem neuesten Stand. Somit ist es eine zeitgemäße Lösung für die dauerhaft sichere Digitalisierung von Dokumentenprozessen. Es macht die Arbeit mit PDF noch effektiver – zum Beispiel, weil Anwender die Programme auf jedem Gerät nutzen können. Die VIP-Lizenzierung bietet Unternehmen professionelle PDF-Tools von Adobe – flexibel, bequem, sicher und inklusive zusätzlicher Funktionen.

Als erfahrener Dienstleister und Adobe Partner ist SoftwareONE täglich mit den Lizenzprogrammen beschäftigt. Unsere Fachberater kennen alle Details der Adobe Lizenzierung und bieten Ihnen eine professionelle und individuelle Beratung passend zu ihrer Firmensituation.

Für eine individuelle Beratung zu allen Fragen des Software Asset Managements und Software Lifecycle Managements können Sie sich vertrauensvoll an unsere Experten wenden.