Wie mit Microsoft Office 365 der „Modern Workplace“ gelingt

Die Microsoft Collaboration Welt bietet neben den bekannten Werkzeugen Outlook, SharePoint und Skype for Business mittlerweile erweiterte Oberflächen und Plattformen für eine effiziente und produktive Zusammenarbeit. So ermöglichen Yammer, Office 365 Groups und Teams den sogenannten modernen Arbeitsplatz (Modern Workplace). Wir geben einen Überblick über die wichtigsten Collaboration-Plattformen und zeigen Ihnen anhand konkreter Beispiele und Szenarien, wie Sie sie sinnvoll einsetzen können.

Schauen wir uns zuvor nochmal kurz an, wie das Handling mit Dokumenten zur Zusammenarbeit bisher aussah. Erstellte Dokumente wurden auf dem Desktop oder auf dem Fileserver abgespeichert. Wenn mehrere Mitarbeiter eine Datei zeitgleich bearbeiten wollten, sperrte man sich gegenseitig. Die Suche nach einem bestimmten Dokument war in den endlosen Weiten der Fileserver-Strukturen langwierig und aufwendig. Wurde das Dokument gefunden, wusste man nicht auf Anhieb, welches Dokument das Aktuellste ist und dann wurden große Anhänge per E-Mail verschickt. Handelte es sich um mehrere Empfänger, die auch alle kommentieren wollten, ging das beliebte E-Mail-Pingpong los. Wer kennt das nicht? Die guten alten Zeiten, nicht wahr? Durch die Veränderungen der rasanten Digitalisierung ist diese bisherige Art der Kommunikation und Zusammenarbeit eindeutig nicht mehr zeitgemäß.

In folgendem Schaubbild sehen Sie, wie sich die Art der Kommunikation verändert hat.

Viele Unternehmen und Einrichtungen beschäftigen sich daher aktuell mit dem „Arbeitsplatz der Zukunft“ oder einer „Modern Workplace“-Strategie. Dabei wird immer mehr der Endanwender fokussiert. Es ist wichtig zu verstehen, welche Anforderungen die Benutzer und damit Ihre Mitarbeiter haben, um ihnen die passenden Technologien für eine schnellere, produktivere und modernere Zusammenarbeit zur Verfügung zu stellen.

Das bringt mich zu unserem nächsten Thema. Die Generation Y, also die sogenannten Millennials, können sich ein Leben ohne soziale Netzwerke gar nicht mehr vorstellen. Sie informieren sich über die sozialen Netzwerke und tauschen Informationen mit dem Netzwerk aus. Soziale Netzwerke bieten heute die schnellste Möglichkeit, informiert zu bleiben. Microsoft Yammer Enterprise ist die Social-Network-Lösung für Unternehmen. Doch welchen Mehrwert haben Sie nun durch Yammer Enterprise?

Die Yammer Enterprise-Plattform unterstützt Sie bei der Kommunikation und beim Austausch von Ideen im gesamten Unternehmen oder in Bereichen von gemeinsamen Interessen. Sie können die Kommunikation und Zusammenarbeit fördern, indem Sie eine höhere Reichweite haben und sowohl interne Mitarbeiter als auch externe Geschäftspartner oder Zielgruppen erreichen. Das geschieht auf Basis von Gruppen und Themen. Außerdem können Sie wichtige Informationen schnell und unkompliziert mit Ihrer Organisation sowie Geschäftspartnern teilen. Somit sind alle stets up-to-date und haben eine Plattform, um sich über verschiedene Themen auszutauschen.

Darüber hinaus können Sie Umfragen starten, um schnell neue Erkenntnisse zu gewinnen oder Mitarbeiter für eine besondere Leistung zu loben. Insgesamt fördert die Beteiligung aller an einer solchen Plattform die Mitarbeiterzufriedenheit enorm.

Schaubild von Yammer Enterprise:

Als zweites Thema möchte ich Office 365 Groups beleuchten. Office 365 Groups bietet Gruppen- und Arbeitsbereiche auf SharePoint Online Basis und bringt E-Mail-, Kalender-, Notizen-, Aufgaben- und Dateiablage-Funktionen an einem zentralen Ort zusammen. Damit können die Gruppenmitglieder an verschiedenen Themen und Projekten zusammenarbeiten sowie innerhalb der Gruppe kommunizieren. Sie nutzen eine Oberfläche und müssen nicht zwischen mehreren Programmen und Fenstern hin und her wechseln.

Office 365 Groups kann über den Browser genutzt werden:

Als drittes Thema möchte ich Ihnen Microsoft Teams vorstellen. Auch im Bereich der Arbeitsweise hat sich die Welt und das Verhalten verändert. Die Zusammenarbeit findet heutzutage nicht mehr von 8 bis 17 Uhr statt. Die Mitarbeiter werden immer mobiler, sie arbeiten mit verschiedenen Geräten, von unterschiedlichen Orten und möchten unkompliziert auf die Daten zugreifen und in virtuellen und flexiblen Teams zusammenarbeiten.

Microsoft Teams ist eine chatbasierte Lösung im Bereich der Kommunikation und Zusammenarbeit. Mit dieser Lösung bekommen Sie einen modernen Arbeitsbereich, den Ihre Mitarbeiter geräte- und ortsunabhängig nutzen können. Hier laufen auch wie bei Office 365 Groups folgende Technologien an einem zentralen Ort zusammen:

In Microsoft Teams können auch weitere Microsoft Technologien wie z.B. Power Bi Pro zur Einbindung der Auswertungen in Echtzeit eingebunden werden. Doch damit nicht genug: Auch Dritthersteller-Apps wie z.B. Smartsheet (smarte Lösung für Arbeits- und Projektmanagement) können mit zu Ihrem Team hinzugefügt werden.

Microsoft Teams ist meiner Meinung nach das Zukunftsmodell für die Endbenutzer und bildet aktuell die Spitze der Office 365 Technologien für die Zusammenarbeit und Kommunikation. Warum?

Technologisch baut Teams auf Office 365 Groups auf. Pro Team wird auch eine Office 365 Group automatisch erstellt. Im Vergleich zu Office 365 Groups bietet Microsoft Teams aber ein neues Interface und ein besseres Handling.

Jeder Mitarbeiter kann schnell und unkompliziert ein Team per Mausklick erstellen und die für das Projekt relevante Kollegen einladen, um gemeinsam an diesem Projekt oder Thema zu arbeiten. Das heißt konkret, dass Ihr Mitarbeiter für das Team oder die Projektarbeit nur noch eine zentrale Anwendung hat und alle Möglichkeiten bekommt, effizient im Team zu arbeiten. Letztendlich gab es in der Vergangenheit viele Datensilos. Mit Microsoft Teams muss sich der Mitarbeiter nicht mehr fragen, wo habe ich wie und vor allem was kommuniziert. Alle Dokumente und Daten befinden sich an einem zentralen Ort. Das Interface ist für Ihre Mitarbeiter sehr attraktiv und modern gestaltet, sodass sie auch mehr Spaß an der Arbeit haben.

Mit Microsoft Teams können Sie aktuell nicht mit externen Benutzern zusammenarbeiten. Wann und ob die Einbindung von externen Personen kommt, ist aktuell noch nicht klar.

Es gibt im Grunde kein Richtig und kein Falsch. Das Wichtigste ist, dass Sie Ihre User verstehen und auf Basis von Use Cases entscheiden, welche Technologien für welche Usergruppen passend sind, sodass Ihre Benutzer durch die eingesetzten Technologien noch schneller und erfolgreicher zum Ziel kommen.

Als Beispiel dazu hat ein Mitarbeiter in der Produktion andere Anwendungsszenarien als ein Außendienstmitarbeiter. Der Außendienstmitarbeiter muss schnell und unkompliziert mobil auf seine Daten zugreifen. Das heißt, auf sein CRM Online System, auf seine Teams, auf seine Dokumente und auf Skype for Business, um an Telefonkonferenzen aus dem Auto teilnehmen zu können. Hingegen muss der Produktionsmitarbeiter auf seine Fachapplikationen für die Maschinenführung, auf das Unternehmens-Intranet und auf seine Schichtpläne mit Microsoft StuffHub (Zeitmanagement und Kommunikation) zugreifen.

Teams	Yammer	Outlook	SharePoint	Skype for Business
Chat-basierter Arbeitsbereich	Soziales Enterprise Netzwerk	Email & Kalender	Seiten & Inhaltsmanagement	Voice, video, meetings
USE CASES
Durchlaufen Sie Projekte effizient mit Ihrem Team	Teilen Sie praktische Forschungsergebnisse oder Trends mit der Community	Updaten Sie Ihre Verteilerlisten zu einer Gruppen-Inbox mit gemeinsamen Inhalten	Erstellen Sie ein Intranet für Ihr Unternehmen z.B. für Neuigkeiten oder Ressourcen	Setzen Sie Audio-, Video- und Webkonferenzen auf
Teilen Sie Dokumente und arbeiten Sie gemeinsam an Projektergebnissen	Sammeln Sie Ideen zu Lösungsansätzen durch Crowdsourcing	Teilen Sie Updates mit Ihrer Gruppe per E-Mail	Bearbeiten Sie Ihre Team Sites, um Dokumenten-Workflows und geteilte Listen zu automatisieren	Veranstalten Sie große Meetings mit bis zu 10.000 Teilnehmern
Verbinden Sie Ihre Entwicklertools mit Ihrem Arbeitsbereich	Ermöglichen Sie gegenseitigen Austausch zwischen Angestellten und Führungsebenen	Halten Sie Ihre Gruppe immer auf dem Laufenden mit einem gemeinsamen Kalender	Zusammenarbeit an eigenen Dokumenten über OneDrive	Tätigen Sie geschäftliche Anrufe über das Internet oder Telefonnetzwerk

Quelle: Microsoft, übersetzt aus dem Englischen

Sie sind sich unsicher, ob die vorgestellten Microsoft Office 365 Plattformen für Ihr Unternehmen geeignet sind? Folgende Fragen können bei der Entscheidung helfen. Wenn Sie sie mit Ja beantworten können, ist Office 365 absolut empfehlenswert.

Überlegungen für den Einsatz von Microsoft Yammer Enterprise:

• Möchten Sie Ihre Unternehmenskommunikation national und international verbessern
• Möchten Sie eine höhere Reichweite Ihres Informationsflusses erreichen (intern & extern)?
• Möchten Sie Ihren Mitarbeiter die Möglichkeit geben, schnell wichtige Informationen mit den Kollegen zu teilen und sich auszutauschen?
• Möchten Sie Ihre Mitarbeiter für eine besonders gute Leistung loben, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern?
• Darüber hinaus möchten Sie Ihren Mitarbeiter ein weiteres Benefit bieten, damit Sie private Verkäufe über Yammer Enterprise tätigen können?
  

Überlegungen für den Einsatz von Microsoft Teams:

• Möchten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, mit Ihren Teamkollegen in virtuellen Teams zusammenzuarbeiten?
• Möchten Sie Ihren Mitarbeitern eine Plattform zur Verfügung stellen, die man orts- und geräteunabhängig (ohne VPN Zugang) nutzen kann und im Team zusammenarbeiten kann?
• Ist es Ihnen wichtig, dass Ihre Mitarbeiter eine zentrale Anwendung für die Teamarbeit zur Verfügung haben und keine zehn Masken öffnen und wechseln müssen?
  
  

Überlegungen für die Nutzung von Groups:

• Möchten Sie Ihre Office 365 Groups für externe Partner, Lieferanten oder Kunden freigeben, um innerhalb der Gruppe die Zusammenarbeit zu ermöglichen?
  

Office 365 Groups kann man auch parallel zu Microsoft Teams nutzen, wenn Sie Anwendungsszenarien haben und es Sinn macht. In Bezug auf Usability und Interface sehe ich Teams als Vorreiter für die Zusammenarbeit und den modernen Arbeitsplatz. Am Ende des Tages sind Ihre Anwender die wichtigsten Faktoren im ganzen Kontext. Es ist wichtig, Ihre Anwender mit auf die Reise zu nehmen und auch entsprechend auszubilden und abzuholen, sodass Sie den Mehrwert erkennen und positive erste Erfahrungen mit den neuen Technologien machen.