Der Microsoft True-Up-Leitfaden für Enterprise-Agreement-Kunden aus SAM-Sicht

Jedes Jahr beobachte ich das gleiche Szenario, wenn wir uns mit unseren Kunden zur jährlichen True-Up-Meldung in Kontakt setzen. Der Termin kommt immer wieder überraschend und verursacht dann hektisches Treiben. Oft überschlagen sich dabei die Zahlen. Verantwortliche Mitarbeiter sind häufig mehrere Wochen mit dem Zusammentragen von Informationen, deren Analyse und Erstellung der Meldung beschäftigt. Denn: Microsoft erwartet bei einem True-Up exakte und verlässlich erhobene Angaben zu den genutzten Lizenzen im Rahmen eines abgeschlossenen Enterprise Agreement.

Ein Unternehmen hat die Möglichkeit einen „Standardisierungsvertrag“ mit Microsoft abzuschließen. Ein sogenanntes Enterprise Agreement (EA). Dies gibt es sowohl in der Form, dass Lizenzen bzw. deren Nutzungsrechte dauerhaft erworben werden (klassischer EA), als auch als „Miete“. Das heißt, eine sogenannte Enterprise Agreement Subscription (EAS).

Im Zuge eines Enterprise Agreement hat ein Unternehmen die Möglichkeit, die Standardisierung konzernweit auf alle zugehörigen Unternehmen oder nach Definition bestimmter Beitritte (Affiliates) durchzuführen. Ergänzend zu Standardisierungsprodukten können in einem EA auch additional products und Online-Services hinzugefügt werden. Alle in einem Enterprise Agreement (oder auch EAS) bezogenen Nutzungsrechte beinhalten immer auch eine Software Assurance.

Kleiner Exkurs: Was ist eine Software Assurance?

Die Software Assurance (SA) ist ein Wartungs- und Supportvertrag, der neben den technischen Support-Leistungen auch kostenlose Upgrades für die jeweils aktuelle Produktversion bietet. Wesentlicher Vorteil sind aber zahlreiche ergänzende, sogenannte, Software Assurance Benefits.

Microsoft räumt dem Kunden das Recht ein, einmal im Jahr die Zuwächse über die im EA bestellten Produkte zu melden. Dies nennt man True-Up. Das bedeutet, dass ein jährlicher Lizenzabgleich zwischen installierter Basis und kaufmännischem Bestand stattfinden muss. Für das abgelaufene Vertragsjahr wird so rückwirkend die Differenz zum letzten gemeldeten Bestand ermittelt. Hat kein Wachstum stattgefunden, kann eine sogenannte zero usage (Nullmeldung) abgeben werden. Im EAS gibt es außerdem die Besonderheit, dass neben dem True-Up und der Nullmeldung, auch ein sogenanntes True-Down stattfinden kann.

Mit einem Enterprise Agreement können unterschiedliche Softwarelizenzen erworben werden. Dies betrifft sowohl die klassischen Desktop-, Application- und Server-Produkte, als auch Online-Services und Suiten. Zusammengefasst muss, je nach Vertragsinhalt, folgendes betrachtet werden:

Konzernprodukte
Kernprodukte des Enterprise Agreement, bei dem sich der Kunde zu einer Standardisierung bei allen beinhalteten Konzernunternehmen bereit erklärt hat

Konzern-Online-Services
Services, die komplementär zu Konzernprodukten oder „standalone“ beinhaltet sind

Zusatzprodukte
Enthaltene Produkte, deren unternehmensweite Standardisierung nicht sinnvoll ist, aber dennoch im EA sein sollen (aufgrund anderer Vorteile bzw. Bedarfe)

Application Platform-Produkte
Kernprodukte unter einem angehangenen Enrollment for Application (EAP), z.B. SQL-Server oder SharePoint-Server

Core Infrastructure-Produkte
Kernprodukte unter einem angehangenen Enrollment for Core Infrastructure (ECI), z.B. Windows Server

Mithilfe eines optimalen Einsatzes von erhobenen Nutzungsrechten und bedarfsgenauen Meldungen, können Software-Folgekosten minimiert und Compliance- sowie Audit-Risiken vermieden werden. Immer mehr Unternehmen sind sich dessen bewusst und dementsprechend bemüht, die Nutzungen von Softwarelizenzen bzw. den Bedarf so zielgenau wie möglich abzubilden. Leider ist dies i.d.R. nicht mal eben getan.

Microsoft empfiehlt, dass bereits vier Monate vor dem Vertragsjahrestag mit den Vorbereitungen zum True-Up begonnen wird:

120 Tage vorher

• Beginnen Sie mit der Überprüfung der von Ihnen unternehmensweit eingesetzten EA-relevanten Softwarenutzungsrechte inkl. konzernweit genutzter Online-Services

• Beachten Sie dabei auch evtl. Cloud-Strategien, insbesondere in Fachabteilungen (Stichwort: Guerilla-Buying). Möglicherweise macht es Sinn, On-Premises-Lizenzen im Rahmen des True-Up in einen Online-Service zu überführen.

• Wichtig ist auch, dezentrale Organisationseinheiten mit vorhandenen Einkaufsbefugnissen oder flexibel gestalteten Kompetenzen genau zu betrachten.

90 Tage vorher

• Besprechen Sie spätestens jetzt mit Ihrem Lizenz-Partner den aktuellen Status Ihrer Lizenzen. Schauen Sie, welche Informationen zu einem verlässlichen True-Up noch fehlen.
• Beziehen Sie, gemeinsam mit Ihrem Partner, den Microsoft Account Manager ein. Gegebenenfalls lassen sich IT-Strategien sinnvoll in einen laufenden Vertrag einbringen. Es wird auf jeden Fall eine Genehmigung benötigt. In einem gemeinsamen Gespräch lassen sich oft für alle Seiten neue und interessante Ansätze finden.

60 Tage vorher

• Füllen Sie gemeinsam mit Ihrem Partner das True-Up-Formular aus und überprüfen es auf Vollständigkeit
• Der früheste Abgabezeitpunkt ist eingetreten

30 Tage vorher

• Spätester Abgabetermin der True-Up-Bestellung

Restlicher Zeitraum zwischen Abgabe True-Up und dem Jahrestag

• Microsoft wird das True-Up bearbeiten und den Beitritt entsprechend anpassen

Sie sehen, es gibt eine ganze Menge zu tun und zu beachten. Oft fangen die Herausforderungen bereits damit an, alle EA-relevanten installierten und genutzten Rechte aufzunehmen und zu analysieren. Je komplexer das Unternehmen oder die Beitrittsstruktur ist, desto umfangreicher sind anstehende Gespräche, Installationsanalysen und das Quality Management.

Es gibt zahlreiche notwendige bzw. sinnvolle Schritte, um bedarfsgenaue Meldungen abzugeben. Hier finden Sie eine kleine Auswahl:

• Fangen Sie früh genug an! Der jeweilige True-Up-Zeitpunkt steht in jedem Fall fest.
  • Beachten Sie dabei die 120 Tage Regel
• Schauen Sie genau auf Ihre Organisation und das Enterprise Agreement. 
  
  • Welche Unternehmensteile sind einzubeziehen? Mit wem müssen Sie reden, wie kommen Sie an welche Daten?

• Haben Sie ein Inventarisierungswerkzeug im Einsatz bzw. ein Werkzeug, welches auch inventarisieren kann? So, wie z.B. Microsoft SCCM
  

  • Was wird damit alles erfasst? Erreichen Sie alle EA-relevanten Geräte und Organisationseinheiten?

  • Haben Sie verschiedene Werkzeuge im Einsatz? Sorgen Sie für eine qualifizierte Konsolidierung der Informationen

• Trennen Sie die Spreu vom Weizen…bereiten Sie die Reports so auf, dass nur relevante Daten vorhanden sind

• Wie kommen Sie an verlässliche Informationen über „nicht-scanbare“-Nutzungen?

• Sammeln Sie alle Informationen, über die klassische Inventarisierung hinaus.
  
  • Beziehen Sie das Active Directory ein
  • Schauen Sie auf Terminalserver & virtuelle Reportingkonsolen
  • Haben Sie auch Betriebssysteme im EA? Stellen Sie sicher, ob alle Geräte ein qualifizierendes Basisbetriebssystem haben
  • Betrachten Sie alle zugreifenden Geräte, inkl. SQL-Datenströme, Multifunktionsgeräte, VoIP-Telefonie und, und, und. Sofern diese EA-relevant sind
• Beachten Sie die IT-Strategie, inklusive eventueller Cloud-Szenarien
  

Auswahl der wesentlichen Cloud-Ansätze: „Wo geht die Reise hin, wer im Unternehmen ist bereits auf dem Weg?“

• Reden Sie mit Ihrem Microsoft-Partner über Ihre individuelle Situation und erarbeiten Sie eine gemeinsame Vorgehensweise.
  
  • Sofern Ihr Partner nicht Harry Potter beschäftigt, reden Sie frühzeitig mit ihm. Denn, zaubern kann auch der beste Microsoft-LSP nicht. Am besten direkt zu Beginn der 120 Tage auf Ihren Ansprechpartner zugehen.

Machen Sie es sich einfach, andere Unternehmen tun dies schon längst. Nutzen Sie die Kompetenz eines Microsoft Global Partners und seiner angeschlossenen SAM-Spezialisten. Immer mehr Unternehmen nutzen diesen Weg, um optimal und effizient das True-Up durchzuführen.

Ihr SAM-Partner hat verschiedene Möglichkeiten Sie zu unterstützen. Sei es durch spezielle SAM True-Up Workshops, Inventarisierungs- und Konsolidierungswerkzeuge oder auch bei der Erstellung ganzheitlicher Lizenzbilanzen. Letzteres empfehlen wir spätestens 120 Tage vor einem Vertrags-Renewal durchzuführen. Dabei wird Ihr gesamtes Unternehmen betrachtet, mit allen angeschlossenen Unternehmenseinheiten und allen beschafften, genutzten und benötigten Microsoft-Lizenzen. Auch über EA-Produkte und Services hinaus.

Ihre IT-Strategie wird dabei betrachtet und mögliche Optimierungspotentiale aufgezeigt. So dass Sie auch für die nächste EA-Laufzeit nicht zu viel und nicht zu wenig lizenziert haben.