Hilfe, ein Audit! So verliert die Lizenzprüfung ihren Schrecken

Für viele Geschäftsführer und IT-Verantwortliche ist das Audit das Schreckgespenst der Wirtschaftswelt. Kündigt ein Hersteller eine Lizenzprüfung an, versetzt er so mitunter ganze IT-Abteilungen in hellen Aufruhr. Mitunter fürchten Unternehmen Nachforderungen und damit verbundene Strafzahlungen. Doch die Angst vor dem Wirtschaftsprüfer ist oft unbegründet.

Meldet sich ein Hersteller wie Microsoft bei einem Kunden zum Software-Audit an, stellen sich viele Unternehmen die gleichen Fragen: „Haben wir überhaupt genügend Lizenzen? Wie sollen wir Strafzahlungen stemmen? Und kann sich die IT-Abteilung in der Zeit des Audits überhaupt noch dem Tagesgeschäft widmen?“ Angst macht sich breit, manchmal sogar Panik. Aber das ist unnötig. Nicht nur, dass ein Prüfer seine Arbeit nur innerhalb bestimmter Grenzen durchführen darf. Ein Audit sollte darüber hinaus nicht als Strafe betrachtet werden. Vielmehr sollten Sie das Audit zur Chance für Ihr Unternehmen machen.

Das heißt, sie müssen sich an bestimmte Regeln halten. Besucht ein Auditor Ihr Unternehmen bedeutet das nicht, dass er Ihr gesamtes Software-Portfolio durchleuchten darf. Denn einem Audit dürfen nur solche Produkte unterzogen werden, die auch über den auditierten Vertrag erworben wurden. Für Microsoft-Produkte heißt das zum Beispiel: Für OEM-Software und Paketprodukte besteht keine Prüfungsberechtigung! Erst wenn Sie diese zusätzlich mit Updatelizenzen (aus Volumenlizenzverträgen) ausstatten, wandeln sie sich zu einer Volumenlizenz. Nur dann hat Microsoft das Recht, diese Lizenzen zu überprüfen.

Grundsätzlich gilt: Verhalten Sie sich während des Audits kooperativ! Stellen Sie die vom Wirtschaftsprüfer angeforderten Informationen zügig bereit. Ihre Bereitschaft zur Zusammenarbeit beeinflusst maßgeblich den weiteren Verlauf des Audits. Selbstverständlich müssen entdeckte Unterlizenzierungen umgehend ausgeglichen werden. Lassen Sie sich jedoch vom Auditor genau erklären, wie bestimmte Lizenzierungsthemen ausgelegt bzw. bewertet w erden. Am besten anhand der jeweils gültigen Lizenzbestimmungen. Sollte der Wirtschaftsprüfer Ihnen nicht verständlich erklären können, wie die Unterdeckung zustande kommt, bleibt Ihnen noch das direkte Gespräch mit dem Hersteller. Ein kleiner Tipp am Rande: Planen Sie in Zukunft, auf neue Technologien dieses Herstellers zu setzen? Bringen Sie das in die Gespräche mit ein!

Ich höre immer wieder von IT-Verantwortlichen, dass sie bei ihren Vorgesetzten und Geschäftsführern kein Gehör für das Thema Software Asset Management (SAM) finden. In so einem Fall kann das Audit eine Chance sein, das Bewusstsein des Managements für das Risikopotenzial einer Unterlizenzierung zu schaffen. Immerhin stehen dann mitunter ungeplante Mehrausgaben für eventuelle Nachlizenzierungen ins Haus.

Deshalb lohnt es sich, selbst aktiv zu werden und eine freiwillige Lizenzbilanzierung durchzuführen. Das hat verschiedene Vorteile. Zum Beispiel kann das freiwillige Audit zeitlich nach Ihren individuellen Bedürfnissen geplant werden. Das heißt, Ressourcen können je nach Verfügbarkeit eingeteilt werden. IT-Mitarbeiter können also auf die Prüfung mehr Zeit verwenden und gleichzeitig das Tagesgeschäft aufrecht halten. Außerdem lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen SAM-Partner. Dieser kann bei Bedarf Herstellerunternehmen mit ins Boot holen. COMPAREX deckt hier unter anderem alle großen Hersteller ab: Microsoft, Oracle, Symantec, VMware. Da freiwillige Audits zu unserem Daily Business gehören, haben wir natürlich einen guten Draht zu diesen Unternehmen. So sorgen wir dafür, dass das Projekt partnerschaftlich abgewickelt wird. Selbstverständlich sollte auch dann noch ein gewisser zeitlicher Rahmen (ca. drei Monate) eingehalten werden.

Im Falle der proaktiven Selbstüberprüfung unterstützen die Hersteller die Erstellung einer Lizenzbilanz mit wichtigen Daten. Sie stellen zum Beispiel ausführliche kaufmännische Reports zur Verfügung. Mit deren Hilfe können Sie sich einen Überblick über alle gekauften Volumenlizenzen verschaffen und mit Ihren eigenen Aufzeichnungen abgleichen. Daneben vermittelt eine freiwillige Lizenzprüfung dem Herstellerunternehmen: Sie sind kooperativ und haben ein Interesse daran, Software Asset Management aufzubauen bzw. nach vorne zu bringen. Solch ein Projekt hat außerdem entscheidenden Nutzen für Ihr Tagesgeschäft. Sie erhalten eine ausführliche Lizenzbilanz, aus der Sie konkrete Einkaufsstrategien ableiten können. Einige Hersteller (beispielsweise Microsoft) geben außerdem SAM-Zertifikate aus, die belegen, dass Sie zu einem festgesetzten Stichtag lizenzseitig korrekt aufgestellt sind.

Um es auf den Punkt zu bringen: Mit Unterzeichnung eines Volumenlizenzvertrags verpflichten Sie sich, ordnungsgemäß lizenziert zu sein und die Lizenznutzung sowie den Lizenzbestand tagesgenau zu dokumentieren. Das sollte selbstverständlich sein. Doch keine Sorge, wenn Sie heute noch kein ausgefeiltes Lizenzmanagement betreiben. Alles Notwendige zur Erstellung einer Lizenzbilanz und schließlich zum Aufbau von SAM findet sich in Ihrer IT-Infrastruktur wieder. Man muss nur wissen wo. Abschließend sei gesagt: Zeigen Sie Interesse am Thema SAM, profitieren Sie von SoftwareONEs’ jahrelanger Erfahrung als SAM-Partner und die Hersteller werden es Ihnen danken. Und dann verliert auch das Audit seinen Schrecken.