Ich höre immer wieder von IT-Verantwortlichen, dass sie bei ihren Vorgesetzten und Geschäftsführern kein Gehör für das Thema Software Asset Management (SAM) finden. In so einem Fall kann das Audit eine Chance sein, das Bewusstsein des Managements für das Risikopotenzial einer Unterlizenzierung zu schaffen. Immerhin stehen dann mitunter ungeplante Mehrausgaben für eventuelle Nachlizenzierungen ins Haus.
Deshalb lohnt es sich, selbst aktiv zu werden und eine freiwillige Lizenzbilanzierung durchzuführen. Das hat verschiedene Vorteile. Zum Beispiel kann das freiwillige Audit zeitlich nach Ihren individuellen Bedürfnissen geplant werden. Das heißt, Ressourcen können je nach Verfügbarkeit eingeteilt werden. IT-Mitarbeiter können also auf die Prüfung mehr Zeit verwenden und gleichzeitig das Tagesgeschäft aufrecht halten. Außerdem lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen SAM-Partner. Dieser kann bei Bedarf Herstellerunternehmen mit ins Boot holen. COMPAREX deckt hier unter anderem alle großen Hersteller ab: Microsoft, Oracle, Symantec, VMware. Da freiwillige Audits zu unserem Daily Business gehören, haben wir natürlich einen guten Draht zu diesen Unternehmen. So sorgen wir dafür, dass das Projekt partnerschaftlich abgewickelt wird. Selbstverständlich sollte auch dann noch ein gewisser zeitlicher Rahmen (ca. drei Monate) eingehalten werden.
Im Falle der proaktiven Selbstüberprüfung unterstützen die Hersteller die Erstellung einer Lizenzbilanz mit wichtigen Daten. Sie stellen zum Beispiel ausführliche kaufmännische Reports zur Verfügung. Mit deren Hilfe können Sie sich einen Überblick über alle gekauften Volumenlizenzen verschaffen und mit Ihren eigenen Aufzeichnungen abgleichen. Daneben vermittelt eine freiwillige Lizenzprüfung dem Herstellerunternehmen: Sie sind kooperativ und haben ein Interesse daran, Software Asset Management aufzubauen bzw. nach vorne zu bringen. Solch ein Projekt hat außerdem entscheidenden Nutzen für Ihr Tagesgeschäft. Sie erhalten eine ausführliche Lizenzbilanz, aus der Sie konkrete Einkaufsstrategien ableiten können. Einige Hersteller (beispielsweise Microsoft) geben außerdem SAM-Zertifikate aus, die belegen, dass Sie zu einem festgesetzten Stichtag lizenzseitig korrekt aufgestellt sind.