Zukunftssichere Migration von HCL Notes-/-Domino zu Microsoft Outlook/Exchange & Microsoft 365

Viele Kommunen und Organisationen im öffentlichen Bereich stehen heute vor der gleichen Herausforderung: Bestehende HCL Notes- und Domino-Umgebungen stoßen zunehmend an ihre Grenzen und das sowohl technologisch, wirtschaftlich als auch strategisch. 

Sicherheitsanforderungen, eingeschränkte Interoperabilität sowie die fehlende Unterstützung durch gängige Collaboration- und Office-Produkte erschweren den Betrieb in modernen Arbeitsumgebungen. Häufig kommen steigende Lizenz- und Betriebskosten durch Parallelbetrieb (z. B. zusätzlich Microsoft) sowie ein zunehmender Mangel an Fachpersonal am Arbeitsmarkt hinzu. Unterm Strich ist Notes/Domino vom früheren Marktführer zu einem Nischenprodukt geworden.

Welche Risiken entstehen, wenn HCL Notes weiter betrieben wird?

Der Verbleib auf einer nicht mehr am Markt verbreiteten, wenig unterstützten Messaging- und Collaboration-Plattform ist keine neutrale Entscheidung. Er birgt konkrete Risiken:

• Eingeschränkte Weiterentwicklung und Innovationsfähigkeit
• Zunehmender Betriebs- und Wartungsaufwand
• Sicherheits- und Compliance-Herausforderungen
• Fehlende Integration moderner Arbeitswerkzeuge
• Abhängigkeit von spezialisierten Skills und Insellösungen

Fazit: Ohne klare Migrationsstrategie wächst das Risiko für Betrieb, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit kontinuierlich.

Warum ist der Umstieg auf die Microsoft Plattform für Kommunen sinnvoll?

Eine Migration zu Microsoft Exchange (On-Premise oder Hybrid) oder Microsoft 365 schafft die technologische Basis für eine langfristig tragfähige IT-Strategie. Ihre Vorteile im Überblick: 

Zukunftssichere Plattform	Moderne Arbeitsplätze	Standardisierte Collaboration
Langfristige Herstellerunterstützung und strategische Weiterentwicklung	Effiziente Zusammenarbeit mit Outlook, Teams und SharePoint	Integrierte Lösungen statt gewachsener Einzellösungen
Hohe Sicherheits  & Compliance Standards	Flexible Betriebsmodelle	Planbare IT
Erfüllung öffentlicher und regulatorischer Anforderungen	On-Premise, Hybrid oder Cloud	Weniger Komplexität, geringerer Betriebsaufwand, mehr Planungssicherheit

 

Diese Vorteile gelten unabhängig vom gewählten Betriebsmodell. Die Microsoft Plattform ermöglicht es Kommunen und öffentlichen Einrichtungen, ihre Messaging- und Collaboration-Umgebung flexibel an rechtliche, organisatorische und strategische Anforderungen anzupassen, von On-Premise über Hybrid bis hin zu Cloud-Betriebsformen. Sicherheits-, Compliance- und Governance-Vorgaben lassen sich dabei konsistent und nachvollziehbar umsetzen.

Zusätzlich gewinnen souveräne Cloud-Optionen für den Public Sector an Bedeutung: Je nach Vorgaben und politischer Lage kann es sinnvoll sein, statt einer klassischen Public-Cloud-Nutzung von Microsoft 365 eine souveräne Betriebsvariante (z. B. Delos Cloud) in die Zielarchitektur einzubeziehen, um Datenhaltung und Betrieb im definierten Rechts- und Zuständigkeitsraum zu verankern und Governance- sowie Kontrollanforderungen nachvollziehbar umzusetzen.

So entsteht eine tragfähige Grundlage, die regulatorische Anforderungen erfüllt, Komplexität reduziert und gleichzeitig Raum für zukünftige Weiterentwicklung lässt. Öffentliche Organisationen können – je nach Betriebsmodell – die Steuerung und Kontrolle über Daten und Betrieb gezielt absichern, etwa im On-Premise/Hybrid-Ansatz oder über souveräne Cloud-Optionen, und schaffen zugleich die Voraussetzungen für moderne Zusammenarbeit und Digitalisierung, ohne Souveränitätsanforderungen aus dem Blick zu verlieren.

Warum ist ein Assessment das Fundament für eine sichere Notes-Migration?

Der Erfolg einer Migration von HCL Notes/Domino entscheidet sich lange vor dem ersten technischen Schritt. Ein strukturiertes Assessment schafft die notwendige Transparenz und bildet die belastbare Entscheidungsgrundlage für alle weiteren Planungen und Maßnahmen.

 

Was leistet das Assessment?

Transparenz schaffen	Abhängigkeiten erkennen	Risiken bewerten	Entscheidungsgrundlage
Vollständiger Überblick über Struktur, Nutzung und Besonderheiten Ihrer Notes-Umgebung.	Identifikation von Integrationen, individuellen Anpassungen und kritischen Anwendungen.	Frühzeitige Erkennung technischer, organisatorischer und betrieblicher Risiken.	Faktenbasierte Basis für Strategie, Budgetierung und Zeitplanung.

Ohne detailliertes Verständnis der bestehenden Umgebung wird jede Notes-Migration zum Risiko. Unterschiedliche Nutzungsgrade, gewachsene Anpassungen und fachliche Abhängigkeiten lassen sich nicht pauschal migrieren. Das Assessment sorgt dafür, dass Komplexität beherrschbar bleibt und Entscheidungen nicht auf Annahmen, sondern auf belastbaren Daten beruhen.

 

Was haben Kommunen konkret davon?

Planbare Migration	Minimierte Projektrisiken	Klare Entscheidungsgrundlage
Realistische Aufwands- und Kosteneinschätzung statt Überraschungen im Projekt	Frühzeitige Risikobetrachtung verhindert Betriebsunterbrechungen.	Einordnung technischer, organisatorischer und regulatorischer Aspekte

Hinweis für den öffentlichen Sektor: Eine frühe, belastbare Aufwands  und Kostenschätzung ist häufig die Voraussetzung, um Budgets rechtzeitig zu planen und Mittel formal zu beantragen.

 

Strategie & Planung: Wie sieht der richtige Weg für Ihre Kommune aus?

Ein weiterer Teil unseres Assessments ist die Planung der Zielinfrastruktur. Der geplante Einsatz der Microsoft Plattform bzw. die Modernisierung und Migration bestehender Messaging- und Collaboration-Dienste (z. B. nach Exchange On-Premise im eigenen Rechenzentrum, nach Microsoft 365 in der Public Cloud oder perspektivisch in eine souveräne Cloud-Variante wie DELOS) erfordert eine klare Strategie und fundierte Entscheidungsgrundlagen.

In einem strukturierten Workshop analysieren wir gemeinsam Ihre bestehende IT-Landschaft, erfassen Anforderungen und Rahmenbedingungen und bewerten passende Betriebsmodelle von On-Premises über Hybrid bis hin zur Cloud.

Auf dieser Grundlage entwickeln wir eine auf Ihre Organisation abgestimmte Roadmap, die alle wesentlichen Schritte für eine erfolgreiche Einführung und Migration auf die passende Microsoft Zielplattform aufzeigt.

• Entwicklung eines maßgeschneiderten Zielbilds (On-Premise, Hybrid, Microsoft 365 oder souveräne Cloud)
• Architekturdesign Ihrer zukünftigen Messaging- und Collaboration-Plattform
• Migrationsstrategie inkl. Zeitplanung und Ressourcenmodell
• Berücksichtigung von Datenschutz, Compliance und kommunalen Anforderungen

Das Ergebnis: Eine klare Roadmap mit Kostentransparenz und Budgetabschätzung für eine sichere Migration.