Microsoft ist der weltgrößte Softwarehersteller, Marktführer bei Desktop-Betriebssystemen, Produktivitätssoftware und Analytics-Tools und mit Azure auch einer der wichtigsten Cloud-Anbieter. Vielleicht steht ja auch bei Ihnen bald das nächste Lizenz-Renewal ins Haus? Aber nicht nur dann sollten Sie diesen Beitrag besonders sorgfältig lesen, um bei der nächsten Vertragsverlängerung keine böse Überraschung zu erleben.
Die Softwarekosten steigen seit Jahren ungebremst. Laut Gartner sollen die weltweiten Ausgaben für Software 2026 auf 1,43 Billionen US-Dollar wachsen – ein Plus von knapp 15 Prozent gegenüber dem Vorjahr, nachdem die Kosten 2025 bereits um mehr als 11 Prozent gestiegen waren.
Microsoft dreht ebenfalls regelmäßig an der Preisschraube. Sicher haben Sie schon gehört, dass der Anbieter ab November 2025 die Volumenlizenz-Rabattstaffeln für Cloud-Dienste zusammengestrichen hat. Beim nächsten Renewal oder bei Neuanschaffungen müssen daher viele größere Unternehmen bei ihren Online-Services mit Mehrkosten von 6 Prozent (Stufe B) bis 12 Prozent (Stufe D) rechnen – ohne jede Mehrleistung. Hinzu kommen ab Juli 2026 Preissteigerungen bei Microsoft 365 um bis zu 43 Prozent.
Aber das ist leider längst noch nicht alles, was Sie beachten sollten.
EA, MPSA, CSP etc. – vielfältige Vertrags- und Modelloptionen machen die Microsoft Lizenzierung extrem komplex. Zusätzliche Probleme entstehen durch die Dynamik der Lizenzierungsbedingungen. Es ändern sich nicht nur regelmäßig Funktionen, Preise, Metriken und andere Konditionen – auch der vertragliche Rahmen selbst ist im Fluss.
Microsofts Ziel ist es, seine Vertragslandschaft zu konsolidieren. An die Stelle diverser Vertragsformen mit jeweils unterschiedlichen Voraussetzungen, Zielgruppen und Bestimmungen soll ein einziges Vertragswerk treten: das Microsoft Customer Agreement (MCA) als einheitliche, vergleichsweise einfache und unbefristete „Evergreen“-Vereinbarung.
Das erklärt auch, warum Microsoft das weit verbreitete Enterprise Agreement (EA) zunehmend weniger attraktiv macht. Schon seit Anfang 2025 waren Verlängerungen für viele EA-Kunden nicht mehr möglich. Seit November 2025 sind EAs nur noch für größere Unternehmen ab 2.400 Benutzern zugänglich; gleichzeitig entfielen auch für EA-Kunden die Rabattstufen für Online-Dienste wie Microsoft 365.
Azure-Kunden, die noch die Möglichkeit haben, EAs abzuschließen oder zu verlängern, müssen deshalb rechtzeitig prüfen, ob sie das tun oder gleich auf die MCA-Variante MCA-E („Microsoft Customer Agreement – Enterprise“) wechseln sollten. Denn Microsoft drängt Kunden bei Vertragsverlängerung dazu, ein MCA-E (oder CSP) abzuschließen, und wird sicher in Zukunft den Druck weiter erhöhen. Aber beide Optionen haben Nachteile:
Enterprise Agreement: Wer ohne Optimierung sein EA verlängert, wird dann aufgrund der Preiserhöhungen und der wegfallenden Rabatte mit Sicherheit mehr bezahlen – und mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit auch für Lizenzen und Funktionen, die er gar nicht nutzt bzw. braucht.
MCA-E: Der Wechsel von EA zum Microsoft Customer Agreement hat ebenfalls erhebliche finanzielle Auswirkungen. Die wichtigste: Sie verlieren die langfristige Preissicherheit, die Ihnen die dreijährige EA-Verpflichtung und die jährlichen Lizenzanpassungen (True-ups) garantierten.
Das MCA-E hat keine feste Laufzeit. Sie können zwar einen Rabatt aushandeln (automatische Rabattstufen gibt es ja nicht mehr), aber der Basis-Listenpreis kann im Monatstakt schwanken. Daher sind Budgets den globalen Preisanpassungen von Microsoft ausgesetzt, was die langfristige Planung erschwert. Die Nutzung wird in Echtzeit ermittelt und Lizenzüberschreitungen sofort berechnet, nicht erst nach dem True-up. Ein weiterer Nachteil für global agierende Unternehmen sind Wechselkursrisiken, weil das MCA-E hauptsächlich in USD abgewickelt wird (bei EA konnten Verträge in lokaler Währung geschlossen werden).
Geht es nach Microsoft, ist es also nahezu unvermeidbar, dass es bei Vertragsverlängerung oder -wechsel zu Mehrkosten kommen würde. Aber Unternehmen sind den Plänen des Monopolisten trotzdem nicht komplett ausgeliefert. Das sehr komplexe Thema Microsoft Lizenzierung bietet eine Menge Optimierungspotenzial. Die wichtigsten Bereiche für Optimierungen sind:
Überlizenzierung gehört zu den wichtigsten Sparpotenzialen bei den IT-Kosten. Sie entsteht, wenn Organisationen aus Vorsicht, fehlender Transparenz oder unzureichender Abstimmung zwischen Einkauf, IT und Fachbereichen mehr Lizenzen beschaffen, als sie tatsächlich brauchen. Das Problem wird befördert durch die oft komplexen und undurchsichtigen Lizenzbedingungen von Microsoft & Co. – ca. 80 Prozent der Verantwortlichen für das Software Asset Management (SAM) haben Probleme mit der Komplexität von Software-Nutzungsrechten.
Studien zeigen, dass Überlizenzierung in vielen Unternehmen ein erschreckendes Ausmaß angenommen hat. Eine Analyse von über sechs Millionen Software-Umgebungen in insgesamt acht Branchen und 12 Regionen ergab, dass ziemlich genau die Hälfte (49,96 %) der installierten Software nicht genutzt wird (Nexthink 2023). Ein anderer Report speziell zu Microsoft 365 brachte vergleichbare Ergebnisse: Mehr als die Hälfte dieser Lizenzen (56 %) waren inaktiv, nicht ausgelastet bzw. überdimensioniert oder nicht zugewiesen. Ein Problem dabei sind Lizenzen, die nicht genutzt werden, weil sie keinem Konto zugewiesen wurden oder zwar zugewiesen, aber inaktiv sind. Konkret sah das in Unternehmen so aus:
Ein anderes Problem entsteht, wenn die erworbenen Lizenzen nicht zum funktionalen Nutzungsbedarf passen: Insgesamt 44 Prozent der untersuchten Lizenzen waren entweder nicht ausgelastet (Anwender sind nicht in der Lage, sie nutzbringend einzusetzen) oder überdimensioniert (Anwender brauchen die lizenzierten Apps gar nicht).
Auch die Cloud-Kosten sind eine hartnäckige Herausforderung für das IT-Kostenmanagement. Azure & Co. bieten große Flexibilität, befördern damit aber auch Kostenineffizienz, wenn die Nutzung nicht bedarfsgerecht gesteuert wird: überdimensionierte Instanzen, ungenutzte Ressourcen, unpassende Commitment-Modelle oder fehlende Governance bei Deployment und Abschaltung. Fast alle IT-Führungskräfte (94 %) haben Schwierigkeiten, ihre Cloud-Kosten zu optimieren, und immerhin 44 Prozent geben trotz breiter Nutzung von Cloud-nativen und Drittanbieter-FinOps-Tools an, dass sie weiterhin nur eingeschränkte Transparenz bei ihren Cloud-Ausgaben haben (Crayon 2025). Im Flexera State of the Cloud Report 2026 benennen 85 Prozent der Unternehmen das Management von Public-Cloud-Ausgaben als größte Cloud-Herausforderung; die Verschwendung wird auf knapp 30 Prozent beziffert.
Daraus ergibt sich, dass die Lizenzoptimierung ein systematisches Vorgehen erfordert, das verschiedene Aspekte berücksichtigt: den aktuellen Stand der Lizenzierung (erworbene Lizenzen und damit verbundene Nutzungsrechte), die konkrete Nutzung der vorhandenen Software und Ressourcen sowie den tatsächlichen funktionalen Bedarf unter Einbeziehung möglicher Optimierungspotenziale, erwartetem Wachstum und der IT-Strategie.
Die wichtigste Voraussetzung dafür ist Transparenz, für die SAM-Tools unabdingbar sind, aber nicht ausreichen – das Asset-Management muss eng mit Cloud-Teams, FinOps und natürlich den IT-Verantwortlichen zusammenarbeiten, um ein umfassendes und realistisches Lagebild zu erhalten. Ein nicht zu unterschätzender Hebel sind geschickte Vertragsverhandlungen – hier ist neben der erwähnten Transparenz auch Verhandlungserfahrung hilfreich. Holen Sie sich also am besten unabhängige Unterstützung durch Experten, zum Beispiel von SoftwareOne, die sich im Lizenzdschungel ebenso gut auskennen wie in der täglichen IT-Praxis in Unternehmen und natürlich bei Lizenzverhandlungen mit großen Herstellern.
Aber der vielleicht wichtigste Tipp ist dieser: Überwinden Sie die noch immer verbreitete Praxis, Lizenzoptimierung als einzelnes Projekt anzusehen, mit dem auf Preissteigerungen, anstehende Vertragsverlängerungen oder Audits reagiert wird. Denn dann laufen Sie der Entwicklung stets hinterher.
Erstens brauchen erfolgreiche Optimierungsprojekte Zeit (in der Regel mehrere Monate), die dann meist nicht mehr zur Verfügung steht. Vor allem aber müssen moderne Unternehmen heute die Lizenzierung geschäftskritischer Software als strategische Herausforderung behandeln. Ihre Komplexität und ihr hoher Anteil am IT-Budget birgt hohe Risiken – aber eben auch viel Potenzial für Optimierung durch effizientes Lizenzmanagement und Kostenkontrolle.
Dieses Potenzial kontinuierlich zu nutzen bringt mehr als einmalige Einsparungen: Es senkt den Aufwand für Renewals und Audits, gibt der IT mehr Zeit für strategische IT-Projekte und setzt vor allem auch regelmäßig Budget dafür frei, das gezielt in Innovation investiert werden kann – etwa in Cloud-Modernisierung, FinOps-Fähigkeiten, SaaS-Konsolidierung oder KI-Initiativen wie Copilot und agentische Automatisierung.
Das ermöglicht wiederum neue Effizienzgewinne – Sie erzeugen also damit einen stabilen Kreislauf oder Flywheel-Effekt, bei dem sich Optimierung und Innovation gegenseitig vorantreiben. Auch dabei hilft SoftwareOne – mit umfangreichen Managed Services, die auf die individuellen Bedürfnisse von Kunden zugeschnitten sind. Unternehmen, die sich diesen Effekt gezielt zunutze machen, erzielen nachweisbar messbare Wettbewerbsvorteile, darunter höhere Kapitalrenditen, bessere Rentabilität und schnellere Markteinführungen.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihre Microsoft Lizenzierung gezielt optimieren, die Kontrolle über Software- und Cloud-Kosten zurückgewinnen und kontinuierlich Budget für Innovation freisetzen, lesen Sie gleich unser neues Guide Book „Innovation, die sich selbst finanziert“.
Keine Zeit zum Lesen? Dann sprechen Sie mit uns über Ihre individuellen Anforderungen und Optimierungspotenziale.
Warum besteht bei der Microsoft Lizenzierung jetzt Handlungsbedarf?
Weil Microsoft Preise und Vertragsmodelle verändert. Unternehmen sollten Renewals, MCA-E-Optionen, Microsoft 365-Lizenzen und Azure-Nutzung frühzeitig prüfen, um unnötige Mehrkosten zu vermeiden.
Was bedeutet das Microsoft Customer Agreement Enterprise (MCA-E)?
MCA-E ist eine Evergreen-Vereinbarung ohne feste Laufzeit. Sie kann flexibler sein, bringt aber weniger langfristige Preissicherheit und kann Budgetplanung sowie Wechselkursrisiken erschweren.
Welche Risiken entstehen beim Wechsel vom EA zum MCA-E?
Beim Wechsel können planbare Drei-Jahres-Konditionen, jährliche True-ups und lokale Währungen wegfallen. Nutzung wird zeitnah erfasst und Lizenzüberschreitungen können sofort berechnet werden.
Warum können Enterprise Agreements teurer werden?
Durch wegfallende Rabattstufen, Preissteigerungen und unoptimierte Lizenzbestände können Unternehmen beim EA-Renewal mehr zahlen, auch für Lizenzen oder Funktionen, die nicht gebraucht werden.
Wie erkennen Unternehmen ungenutzte Microsoft 365-Lizenzen?
Sie benötigen Transparenz über zugewiesene, inaktive, nicht zugewiesene und funktional überdimensionierte Lizenzen. SAM-Daten sollten dabei mit IT-, Cloud- und Fachbereichsinformationen abgeglichen werden.
Welche Rolle spielt Software Asset Management bei Microsoft Lizenzen?
SAM schafft die Datengrundlage, reicht allein aber nicht aus. Erst die Kombination mit Cloud-, FinOps- und Vertragswissen zeigt, welche Lizenzen wirklich benötigt werden.
Warum steigen Azure- und Cloud-Kosten trotz vorhandener Tools?
Häufig fehlen klare Governance, passende Commitment-Modelle und Transparenz über ungenutzte oder überdimensionierte Ressourcen. Dadurch entstehen Kostenineffizienzen trotz Cloud-nativer und externer Tools.
Wie können Unternehmen Microsoft Lizenzkosten nachhaltig senken?
Nachhaltige Einsparungen entstehen durch kontinuierliche Optimierung: Nutzungsdaten analysieren, Bedarf bewerten, Cloud-Ressourcen steuern und Vertragsverhandlungen datenbasiert vorbereiten.
Wann sollten Unternehmen mit der Vorbereitung eines Microsoft Renewals beginnen?
Idealerweise mehrere Monate vor dem Renewal. Lizenzoptimierung braucht Zeit für Datenerhebung, Analyse, Abstimmung mit Stakeholdern und belastbare Verhandlungsvorbereitung.
Wie unterstützt Lizenzoptimierung Innovation?
Wenn Unternehmen unnötige Software- und Cloud-Kosten reduzieren, entsteht Budget für strategische Initiativen wie Cloud-Modernisierung, FinOps, SaaS-Konsolidierung, Copilot oder Automatisierung.
Microsoft Lizenzierung wird teurer und komplexer. Erfahren Sie, wie Sie Transparenz schaffen, ungenutzte Lizenzen identifizieren und Budgets gezielt für Innovation freisetzen.
Microsoft Lizenzierung wird teurer und komplexer. Erfahren Sie, wie Sie Transparenz schaffen, ungenutzte Lizenzen identifizieren und Budgets gezielt für Innovation freisetzen.
