Microsoft startet Copilot Cowork: Was bedeutet das für Sie in Bezug auf Lizenzierung und Governance?

Am 16.06. hat Microsoft die Verfügbarkeit von Copilot Cowork veröffentlicht. Dieser Schritt bringt die Integration von KI als kollaborativen Partner im Arbeitsalltag einen weiteren Schritt voran. Damit wird die KI unabhängiger und kann in der gewohnten Office-Umgebung kontextualisiert unterstützen und bringt ein besseres Verständnis in die Arbeit ein. Egal, ob Sie ein Frontier-Unternehmen sind, das Cowork bereits nutzt oder ob Sie heute zum ersten Mal davon hören – Microsofts neueste Maßnahme verdient Ihre Aufmerksamkeit. Warum das so ist, erläutern wir in diesem Blogbeitrag.

Was ändert sich?

Der Start von Cowork bringt einen echten kommerziellen Wandel mit sich. Cowork basiert auf einem nutzungsbasierten Abrechnungsmodell, nämlich auf dem Microsoft Copilot Credit-Model. Das ist ein anderer Mechanismus als die gewohnte M365 Copilot-Nutzerlizenz. Neben der gewohnten Anschaffung der Microsoft 365 Copilot-Nutzerlizenz entstehen zusätzliche nutzungsbasierte Kosten, die über Credits abgerechnet werden. Die Preise gestalten sich wie folgt: 0,01 USD pro Credit Pay-as-you-go oder ein jährlicher Prepaid-Plan, wenn Sie lieber einen niedrigeren Tarif festlegen möchten. Beide Möglichkeiten stehen in Azure, also auch Ihnen als MACC- und vor allem CSP-Kunden zur Verfügung. Microsoft hat den Copilot Cowork Estimator veröffentlicht, um eine Schätzung der Ausgaben zu erleichtern und bei der Entscheidung für eine der beiden Optionen zu unterstützen.

Wenn Ihre Organisation an der Frontier Preview teilgenommen hat, wird dies wahrscheinlich der erste Punkt auf Ihrer "To-Do"-Liste als Reaktion auf die Ankündigung sein.  Sie haben 14 Tage (bis zum 30. Juni) Zeit, um eine nutzungsbasierte Abrechnung einzurichten. Darüber hinaus gibt es keine Schonfrist und der Zugriff wird nicht automatisch fortgesetzt.

In diesem Zusammenhang lohnt sich eine kurzfristige Auseinandersetzung mit der Änderung, um es nicht zu Unterbrechungen in der KI-Nutzung und Performance kommen zu lassen.

Was Sie jetzt überprüfen sollten

Abgesehen von dem Abrechnungsmodell an sich lohnt sich eine Prüfung, wer im Unternehmen heute bereits Cowork nutzt oder wer es in Zukunft nutzen soll. Identifizieren Sie, welche Teams es nutzen, welche Anwendungsfälle zum Einsatz kommen und wie die Ergebnisse ausschauen. Eine Handvoll Power-User, die tiefgehende Forschungsaufgaben durchführen, werden kosten- und nutzungsbedingt ganz anders abgebildet, als eine verbreitete Nutzung in Abteilungen mit weniger Nutzungstiefgang respektive benötigter Ressourcen.

Ausgabenkontrolle verdient echte Aufmerksamkeit, da die nutzungsbasiert abgerechneten Kosten anders als die feste Gebühr pro Nutzer mit einer zunehmenden Nutzung wachsen. Die Einführung schreitet möglicherweise schneller voran, als es budgetseitig erwartet worden ist. Darum ist auch die Governance immens wichtig: Organisationen müssen klar definieren, wer auf Cowork zugreifen kann bzw. welche Grenzen es für den Zugriff der KI auf sensible Daten und Workflows gibt. All diese Aspekte hängen unmittelbar mit der weiteren Entwicklung des Unternehmens und den Produktivitätseffekten aus der Nutzung von Copilot und KI insgesamt zusammen.

Behalten Sie diese Entwicklung im Auge, denn auch wenn es keiner Ad-hoc-Lösung bedarf, sollte es in den kommenden Tagen auf der Tagesordnung stehen – vor allem wenn Sie erkennen, dass Cowork auch für Ihre Organisation und Ihr Team einen Mehrwert zu bieten hat.

Diese Änderung ist größer als ein Lizenz-Update

Eigentlich geht es in dieser Situation darum, wie Ihre Organisation die Arbeit in Zukunft mithilfe von  KI-Tools aufwertet. Es geht darum, wie die Arbeit skaliert wird, wer Zugang zu Tools bekommt, wie die Nutzung verfolgt und evaluiert wird, wie die Ausgaben unter Kontrolle bleiben, wie sich bestimmen lässt, wie hoch der ROI ist. Die Kopplung von Cowork an die nutzungsbasierte Abrechnung via Credits führt nun zwangsläufig zu der Frage nach den Mehrwerten, weil die Nutzung direkt an Kosten gekoppelt ist – in einer Weise, wie es bei der Lizenzierung pro Nutzer nie der Fall war. Mit der Abrechnung werden viele wichtige Details offengelegt. Damit wird forciert, dass Unternehmen genau eruieren, wo sich der Einsatz von Cowork rentiert.