Microsoft Stream - Was sich für Sie ändert & was Sie jetzt tun sollten

Microsoft hat angekündigt, dass sich Microsoft Stream - die in Microsoft 365 integrierte Videoverwaltungsplattform - drastisch verändern wird. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, was dies für Sie und Ihr Unternehmen bedeutet und was Sie als nächstes tun sollten.

Während die aktuelle Version von Microsoft Stream - jetzt Microsoft Stream (Classic) genannt - vorerst weiter bestehen bleibt, wird die neue Version in den kommenden Monaten für neue und bestehende Nutzer eingeführt. Diese neue Version baut auf den umfangreichen Content-Management-Funktionen von SharePoint auf und integriert die Möglichkeiten von Microsoft Graph. Daher trägt diese Version den Namen Microsoft Stream (Built on SharePoint). Das Erstellen, Freigeben und Verwalten von Videos soll noch einfacher werden als bisher, und alles wird sich perfekt in alle anderen Tools der Microsoft 365 Suite wie Microsoft Teams, OneDrive, Outlook und natürlich SharePoint integrieren.

Da SharePoint bereits die Datei-Erfahrung in fast allen anderen Microsoft 365-Anwendungen antreibt, ist dies der einzig sinnvolle Schritt nach vorne. Da beide Versionen (zumindest im Moment) nebeneinander existieren, worin bestehen die Unterschiede? Und warum sollten Unternehmen den Übergang zur neuen Version vollziehen? Und schließlich: Wie kann dieser Schritt wirklich umgesetzt werden?

Allen Dingen Voraus, die Unterschiede:

Alle anderen Microsoft 365-Anwendungen sind nur lose mit der Classic-Version von Stream verbunden, da die Videos in Streams in einem separaten Speicher gesichert werden. Daher wurde die Verwaltung von Videos nur in der Stream-Anwendung vorgenommen und Verweise auf andere Anwendungen wurden nur über Links bereitgestellt.

In der On-SharePoint-Version werden Videos direkt in SharePoint gespeichert und wie jeder andere Dateityp können Videos nun freigegeben oder in alle Microsoft 365-Anwendungen eingebettet werden, wobei das zugrunde liegende Berechtigungssystem berücksichtigt wird. Tatsächlich werden alle Videos innerhalb von Microsoft 365 nun als Stream-Videos behandelt, um den Nutzern ein einheitliches Erlebnis zu bieten. Diese Version enthält auch neue Funktionen wie eine aktualisierte Startseite und Freigabeoptionen, die Möglichkeit, die Microsoft-Suche zu nutzen, um Ihre Videos zu finden oder auch eine grundlegende Videowiedergabefunktion.

Bei der On-SharePoint-Version handelt es sich um ein sehr junges Projekt, und Microsoft plant nicht, eine endgültige Version zu veröffentlichen. Stattdessen werden regelmäßig neue Funktionen veröffentlicht, sobald sie fertiggestellt sind. Aus diesem Grund fehlen in der aktuellen On-SharePoint-Version viele Funktionen, die in der Classic-Version bereits vorhanden sind. In einer umfassenden Roadmap sind die geplanten Funktionen und ihr voraussichtliches Veröffentlichungsdatum aufgeführt.

Die Built-on-SharePoint-Version: Sollten Sie wechseln?

Unternehmen sollten den Wechsel von der Classic-Version zur Built-on-SharePoint-Version in Erwägung ziehen, da dies die einzige Möglichkeit ist, um von allen zukünftigen Entwicklungen zu profitieren. Die Umstellung des Stream-Grundgerüsts von einem lose verbundenen separaten Speicher auf die bewährte SharePoint-Architektur ist ein kluger Schritt von Microsoft und sollte den Weg für viele großartige neue, zukunftssichere Funktionen ebnen.

Zum jetzigen Zeitpunkt sollten Unternehmen jedoch genau abwägen, wann sie diesen Schritt wagen sollten, da der neuen Version wichtige Funktionen fehlen und eine Migration daher angesichts des aktuellen Stands ein Rückschritt sein könnte. Aus Sicht der Benutzererfahrung könnte es sinnvoll sein, noch ein paar Versionen abzuwarten, bis ein direkter Nutzen für die Benutzer erkennbar ist, da die abgespeckte aktuelle On-SharePoint-Version die Benutzer irritieren könnte.

Microsoft plant jedoch bereits die vollständige Abschaffung von Stream (Classic), sobald die wichtigsten Funktionen von Stream in der neuen Version wiederhergestellt sind (natürlich werden Sie dafür eine Frist von 9 bis 12 Monaten erhalten), allerdings gibt es noch kein festes Auslaufdatum.

Einbindung von Stream (Classic)

Microsoft prüft derzeit sein eigenes Migrationstool, bevor es allgemein eingeführt wird. Interessenten können sich bereits für das Tool im Rahmen des Early Adopter Program anmelden. Das Tool wird auch in den bekannten Microsoft Migration Manager integriert, der das zentrale Tool für die Verlagerung von Daten in SharePoint ist.

Da die zugrunde liegende Architektur von Stream (Classic) und Stream (On SharePoint) recht unterschiedlich ist, ist eine angemessene Migrationsplanung erforderlich, um die richtigen Schritte für die Umstellung Ihrer Inhalte zu ermitteln. Vor Beginn der Migration ist eine Überprüfung der vorhandenen Inhalte erforderlich, um die zu migrierenden Inhalte zu definieren. Aufgrund der oben erwähnten Unterschiede in der Architektur von Stream ist ein solides Verständnis der Migrationsziele erforderlich. Rechnen Sie mit einigen Einschränkungen bei der Migration, da beide Stream-Versionen sehr unterschiedlich ausfallen können.

Videos in Stream (Classic) werden als "Container" mit fünf Arten von Containern behandelt:

• Microsoft 365-Gruppen
• Benutzer-Container
• Stream-Gruppe
• Unternehmensweiter Kanal
• Verwaister Container (Videos ohne Besitzer)

Das Migrationstool wählt für die meisten dieser Typen einen Standardspeicherort, der von den Administratoren überschrieben werden kann. Der Hauptmigrationsschritt ist ziemlich einfach und kann Schritt für Schritt durchgeführt werden, wenn eine angemessene Planung vorgenommen wurde. Überprüfen Sie nach der Migration die übertragenen Videos und vergewissern Sie sich, dass alle Berechtigungen übermittelt und wie gewünscht platziert wurden.

Informieren Sie Ihre Nutzer über die bevorstehende Änderung - Microsoft stellt Ihnen einige Funktionen zur Verfügung, mit denen Sie die Endnutzer direkt in Stream (Classic) über die Änderung informieren können.