Microsoft Teams Governance: Jak správně řídit Teams

Jak správně řídit Teams

Microsoft Teams Governance

Microsoft Teams Governance: Jak správně řídit Teams

Pojem Governance představuje ve spojení se softwarovým řešením standardizaci a zastřešení správy celého prostředí – od přidělování licencí uživatelům, přes nastavení jednotlivých nástrojů a řízení jejich životního cyklu, až po zabezpečení celého prostředí. Právě takové řízení vyžaduje i řešení týmové komunikace a spolupráce Microsoft Teams – tedy alespoň v případě, že jej chcete používat efektivně, s maximálním využitím jeho možností a také bezpečně.

Správa a řízení každého softwarového řešení využívaného v organizaci, tedy i prostředí Microsoft Teams, představuje několik odlišných rolí, úkolů a odpovědností:

  • Administrace – Klíčovou úlohou je vytvoření Governance týmu a rozdělení zodpovědností za správu a administraci celého řešení. Je třeba stanovit role a odpovědnosti administrátorů a také způsob přidělování licencí koncovým uživatelům, aby byly licence optimálně využity a za všech okolností byly dodrženy licenční podmínky.
  • Zabezpečení – V rámci každého softwarového řešení používaného v organizaci se pracuje s uživatelskými oprávněními a daty. Úlohou Governance týmu je nastavení pravidel přístupu k aplikacím a datům (například i v rámci tzv. podmíněného přístupu – Conditional Access) a možností sdílení dat s externími subjekty.
  • Správa uživatelů – Kromě vytvoření uživatelských účtů a nastavení souvisejících přístupových oprávnění je nezbytné řešit i adopci nových aplikací a řešení samotnými uživateli. Zaměstnanci mohou s novými aplikacemi a nástroji pracovat efektivně jen v takovém případě, kdy budou znát jejich funkce a scénáře jejich možného použití, upravené na míru jejich každodenním úkolům.
  • Řízení a správa dat – Governance tým určuje pravidla ukládání dat v rámci různých softwarových řešení, klasifikace a šifrování citlivých informací nebo způsobu zálohování, archivace a případné likvidace neaktuálních a nepotřebných dat.

Rozsah úloh a odpovědnosti Governance týmu se liší podle konkrétního softwarového řešení nebo aplikace a způsobu jeho využívání v rámci organizace.

NÁVODY, TIPY A TRIKY

NÁSTROJE PRO

TÝMOVOU SPOLUPRÁCI

Chci vědět více

Jak se řídí Microsoft Teams?

Teams je moderní platforma pro týmovou komunikaci a spolupráci, kterou Microsoft nahrazuje ukončené řešení Skype pro firmy. V rámci Teams lze na jednom místě spravovat veškerou komunikaci k jednotlivým projektům, stejně jako související dokumenty libovolného typu. V prostředí Teams mohou členové týmu komunikovat prostřednictvím chatu a hlasových i video hovorů, společně pracovat na nabídkách, rozpočtech či prezentacích a sdílet další informace i data.

Vzhledem ke své komplexnosti je řešení Teams typickým příkladem systému, který je pro své efektivní a bezpečné používání nezbytně vyžaduje řízení Governance týmem. Při nasazení a využívání Microsoft Teams je nutné řešit především:

  • Správu prostředí – Administrace Teams v rámci organizace, vytváření uživatelských účtů, správa oprávnění a členství v týmech, úpravy globálních nastavení prostředí Teams.
  • Zakládání nových týmů a projektů – Governance řešení Teams spravuje oprávnění pro vytváření nových týmů a projektů, stanovuje pravidla pro jejich pojmenovávání (jmenné konvence, zakázaná slova atd.), povolení externího přístupu ke konverzacím a datům a připojení externích aplikací či datových úložišť, klasifikaci informací sdílených v rámci Teams nebo schvalovací procesy.
  • Řízení obsahu – Archivace konverzací a dat sdílených v rámci týmů a projektů, automatická archivace nebo odstraňování obsahu dle stanovených pravidel (vypršení platnosti atd.).

Přestože Microsoft poskytuje řešení Teams až pro 300 uživatelů v rámci jedné organizace zdarma, pokročilé funkce pro řízení této platformy jsou k dispozici pouze prostřednictvím předplatného licence Azure Active Directory Premium P1. Jde například o možnost klasifikace týmů, nastavení omezení při vytváření týmů nebo třeba vynucení jmenných konvencí a blokování zakázaných slov při pojmenovávání nových týmů.

Teams Governance jako služba

Microsoft Teams je plně cloudové řešení, dostupné prostřednictvím webového prohlížeče a/nebo aplikací pro počítače, smartphony a tablety. IT týmy, které doposud spravovaly především on-premise systémy, provozované v datovém centru organizace, často nemají potřebné znalosti a zkušenosti s řízením a správou cloudových řešení. SoftwareONE proto organizacím, které procházejí digitální transformací a přesouvají své systémy a aplikace do cloudu, nabízí službu Office 365 Governance, zaměřenou na řízení služeb cloudového řešení Office 365, do kterého patří rovněž platforma Microsoft Teams.

Kontaktujte nás pro více informací o efektivní správě a řízení prostředí Microsoft Office 365 a platformy Teams formou řízené služby.

FUTURE WORKPLACE

Zapojte se do procesu digitální transformace

Prozkoumejte naše portfolio služeb

Vložit komentář k článku

Přidejte komentář, abychom věděli, co si o tomto tématu myslíte.

Přidat komentář

Autor

petr-rosol

Petr Rosol

Future Workplace Leader, SoftwareONE Czech Republic

Související články

EASY365 Adoption Series: Použití Microsoft 365 pro dosažení trvalé změny

EASY365 Adoption Series: Použití Microsoft 365 pro dosažení trvalé změny

Jak zvýšit hodnotu nasazené platformy M365 ve vaší organizaci a jak dosáhnout udržitelného úspěchu vaší adopční strategie?

EASY365 Adoption Series: Jak vytrénovat klíčové uživatele Microsoft 365

EASY365 Adoption Series: Jak vytrénovat klíčové uživatele Microsoft 365

Když už víte, jak představit plán, sestavit tým, definovat vaši strategii a určit celkovou připravenost vaší organizaci na Microsoft 365, měli byste být připraveni dozvědět se něco o dalším kroku, kterým je implementace.

EASY365 Adoption Series Jak naplánovat řízení vaší adopce Microsoft 365

EASY365 Adoption Series Jak naplánovat řízení vaší adopce Microsoft 365

Adopce nové technologie vyžaduje změnu. Využití mnoha technologií integrovaných v sadě produktů Microsoft 365 jde daleko za prosté naučení se, jak používat novou aplikaci.