Microsoft Teams Governance: Jak správně řídit Teams

Pojem Governance představuje ve spojení se softwarovým řešením standardizaci a zastřešení správy celého prostředí – od přidělování licencí uživatelům, přes nastavení jednotlivých nástrojů a řízení jejich životního cyklu, až po zabezpečení celého prostředí. Právě takové řízení vyžaduje i řešení týmové komunikace a spolupráce Microsoft Teams – tedy alespoň v případě, že jej chcete používat efektivně, s maximálním využitím jeho možností a také bezpečně.

Správa a řízení každého softwarového řešení využívaného v organizaci, tedy i prostředí Microsoft Teams, představuje několik odlišných rolí, úkolů a odpovědností:

• Administrace – Klíčovou úlohou je vytvoření Governance týmu a rozdělení zodpovědností za správu a administraci celého řešení. Je třeba stanovit role a odpovědnosti administrátorů a také způsob přidělování licencí koncovým uživatelům, aby byly licence optimálně využity a za všech okolností byly dodrženy licenční podmínky.
• Zabezpečení – V rámci každého softwarového řešení používaného v organizaci se pracuje s uživatelskými oprávněními a daty. Úlohou Governance týmu je nastavení pravidel přístupu k aplikacím a datům (například i v rámci tzv. podmíněného přístupu – Conditional Access) a možností sdílení dat s externími subjekty.
• Správa uživatelů – Kromě vytvoření uživatelských účtů a nastavení souvisejících přístupových oprávnění je nezbytné řešit i adopci nových aplikací a řešení samotnými uživateli. Zaměstnanci mohou s novými aplikacemi a nástroji pracovat efektivně jen v takovém případě, kdy budou znát jejich funkce a scénáře jejich možného použití, upravené na míru jejich každodenním úkolům.
• Řízení a správa dat – Governance tým určuje pravidla ukládání dat v rámci různých softwarových řešení, klasifikace a šifrování citlivých informací nebo způsobu zálohování, archivace a případné likvidace neaktuálních a nepotřebných dat.

Rozsah úloh a odpovědnosti Governance týmu se liší podle konkrétního softwarového řešení nebo aplikace a způsobu jeho využívání v rámci organizace.

Teams je moderní platforma pro týmovou komunikaci a spolupráci, kterou Microsoft nahrazuje ukončené řešení Skype pro firmy. V rámci Teams lze na jednom místě spravovat veškerou komunikaci k jednotlivým projektům, stejně jako související dokumenty libovolného typu. V prostředí Teams mohou členové týmu komunikovat prostřednictvím chatu a hlasových i video hovorů, společně pracovat na nabídkách, rozpočtech či prezentacích a sdílet další informace i data.

Vzhledem ke své komplexnosti je řešení Teams typickým příkladem systému, který je pro své efektivní a bezpečné používání nezbytně vyžaduje řízení Governance týmem. Při nasazení a využívání Microsoft Teams je nutné řešit především:

• Správu prostředí – Administrace Teams v rámci organizace, vytváření uživatelských účtů, správa oprávnění a členství v týmech, úpravy globálních nastavení prostředí Teams.
• Zakládání nových týmů a projektů – Governance řešení Teams spravuje oprávnění pro vytváření nových týmů a projektů, stanovuje pravidla pro jejich pojmenovávání (jmenné konvence, zakázaná slova atd.), povolení externího přístupu ke konverzacím a datům a připojení externích aplikací či datových úložišť, klasifikaci informací sdílených v rámci Teams nebo schvalovací procesy.
• Řízení obsahu – Archivace konverzací a dat sdílených v rámci týmů a projektů, automatická archivace nebo odstraňování obsahu dle stanovených pravidel (vypršení platnosti atd.).

Přestože Microsoft poskytuje řešení Teams až pro 300 uživatelů v rámci jedné organizace zdarma, pokročilé funkce pro řízení této platformy jsou k dispozici pouze prostřednictvím předplatného licence Azure Active Directory Premium P1. Jde například o možnost klasifikace týmů, nastavení omezení při vytváření týmů nebo třeba vynucení jmenných konvencí a blokování zakázaných slov při pojmenovávání nových týmů.

Teams Governance jako služba

Microsoft Teams je plně cloudové řešení, dostupné prostřednictvím webového prohlížeče a/nebo aplikací pro počítače, smartphony a tablety. IT týmy, které doposud spravovaly především on-premise systémy, provozované v datovém centru organizace, často nemají potřebné znalosti a zkušenosti s řízením a správou cloudových řešení. SoftwareONE proto organizacím, které procházejí digitální transformací a přesouvají své systémy a aplikace do cloudu, nabízí službu Office 365 Governance, zaměřenou na řízení služeb cloudového řešení Office 365, do kterého patří rovněž platforma Microsoft Teams.

Kontaktujte nás pro více informací o efektivní správě a řízení prostředí Microsoft Office 365 a platformy Teams formou řízené služby.