Woningcorporatie Portaal transformeert software-sourcing met SoftwareOne

Een grote efficiëntieslag in de IT-operatie

Het IT-team van Portaal stond voor de uitdaging om de IT-operatie te verbeteren en de organisatie doorlopend digitaal te transformeren. Een tijdrovend en foutgevoelig onderdeel van de IT-operatie was het bijhouden van het overzicht met gebruikte softwareproducten binnen de organisatie. Handmatig aantallen en looptijden van licenties bijhouden, werd ervaren als inefficiënt en bracht onnodige risico’s met zich mee. De tijd die hieraan besteed werd wilde het team liever investeren in de kernactiviteiten die direct bijdragen aan de missie van Portaal: goed samenleven. Niet alleen de component tijd, maar ook de gemoeide (onverwachte) kosten van software speelden een belangrijke rol.
 

Softwarepakketten tegen het licht gehouden

Net als bij vele andere organisaties was het inzicht in de softwarepakketten en contracten bij één persoon belegd, wat leidde tot ongewenste risico's met betrekking tot tijdige vernieuwingen, compliance, en financiële verplichtingen van onderbenutte softwarelicenties. De organisatie wilde eenvoudig en tijdig kunnen beoordelen of de software die zij in huis hadden overeenstemde met de behoefte van de teams. Onverwachte kosten door aanschaf op persoonsniveau of als gevolg van automatische verlengingen, wilde de organisatie voorkomen.

Software Sourcing dienstverlening van SoftwareOne

Gecentraliseerde software-inkoop via het Client Portal

SoftwareOne hielp Portaal bij het digitaliseren en optimaliseren van het software-inkoopproces. Portaal adopteerde hiervoor het Client Portal (voorheen PyraCloud), het platform van SoftwareOne voor het beheer van software- en contractmanagement. Het Client Portal maakt belangrijke informatie voor IT-applicatiebeheer centraal toegankelijk en beschikbaar. Het biedt de mogelijkheid aan gebruikers om software centraal aan te schaffen. Dit stroomlijnt het software-inkoopproces en biedt een actueel overzicht met belangrijke details over licentieposities en inzicht in contracten.
 

Software Sourcing Services (voorheen DSC)

Alle bestaande softwarecontracten van de woningcorporatie zijn in het Client Portal verwerkt als onderdeel van de dienstverlening Software Sourcing Services. Het transparant maken van de softwarepakketten en contracten bood een sterke basis voor het identificeren van mogelijkheden om te optimaliseren en kosten te besparen. Op basis van de data in het Client Portal werden gefundeerde beslissingen genomen. Gedurende de implementatie zijn medewerkers getraind in het platform en is er een aanvraag en goedkeuringsproces ingericht voor software. 
 

Een mensgerichte aanpak

Toen de medewerkers kennis maakten met het platform waren ze in eerste instantie sceptisch. Terecht, want er wordt eerst tijd gevraagd voordat deze wordt teruggewonnen. Dankzij de training van SoftwareOne had het team de functionaliteiten van het Client Portal in rap tempo door en werd het concept van centrale inkoop snel omarmd. De Service Succes Manager van SoftwareOne zorgde voor deskundige begeleiding en ondersteuning bij het invoeren van de contracten en overzag dat het proces en de implementatie van het Client Portal vlekkeloos verliep.

Meetbare resultaten

Efficiënter software-inkoopproces

Portaal beschikt nu over een gecentraliseerd en efficiënt systeem voor het beheren en optimaliseren van hun software-inkoopproces. Dit bevordert transparantie en zorgt ervoor dat de kosten beter beheerd worden. De doorlooptijd van aanvragen voor software wordt korter, wat productiviteit en efficiëntie stimuleert.
 

Kostenbesparingen

Met behulp van de dienstverlening van SoftwareOne realiseerde Portaal significante kostenbesparingen. De software die de woningcorporatie aankoopt wordt nu dankzij Software Sourcing Services geleverd zonder marge, voor één vast tarief per jaar.
 

Tijdsbesparingen & automatisering

Dankzij de uitgebreide inzichten en geautomatiseerde herinneringen van het Client Portal kunnen medewerkers die voorheen tijd besteedden aan taken met betrekking tot licenties zich nu richten op meer strategische IT-initiatieven. Het Client Portal ondersteunt het team verder met rapportagemogelijkheden en helpt bij het begroten en voorspellen van software-uitgaven.