m365-champions

Adoptie van Microsoft 365

Hoe train je jouw M365 Champions?

Adoptie van Microsoft 365

Nu je bent overgestapt op Microsoft 365 en het Adoption Framework hebt doorlopen is het tijd voor de: Onboarding. De eerste stap is het aanstellen van ‘Champions’ binnen jouw organisatie. In dit artikel nemen we je mee in de stappen die je moet nemen om een adoptieprogramma succesvol te lanceren zoals; het voorbereiden van de IT omgeving, toegang voor early adopters, belangrijke aandachtspunten en het bepalen van jouw Microsoft 365 Champions voor het enthousiast delen van de nieuwste functionaliteiten.

Voorbereiden van de IT omgeving

Een succesvolle onboarding begint bij de huidige IT omgeving; is deze technisch op orde voor het uitrollen van Microsoft 365? Technische obstakels zorgen vaak voor frustraties bij eindgebruikers. Daarom is het cruciaal om als IT-afdeling de nieuwe software goed te testen alvorens de Microsoft 365 Champions de nieuwe functionaliteiten zullen gaan uitproberen. Maar waar moet je opletten?

  • IT performance: identificeer onderbrekingen en pas deze gelijk aan bij testing.
  • Service desk: zorg dat jouw organisatie is voorbereid om support calls en tickets op te vangen.
  • Welke informatiestromen zijn het meest in gebruik en welke gebruikers betreft dit.
  • Op welk apparaat werkt de eindgebruiker (laptop, tablet, mobiel).

Antwoord op deze vragen zorgen dat je een weloverwogen beslissing kunt nemen op het gebied van richtlijnen, processen en de beveiliging van jouw bedrijfsinformatie in de cloud.

Toegang voor early adopters

Betrokkenheid van medewerkers is de verbindende factor. Zorg daarom dat jouw organisatie weet wat er staat te gebeuren. Dit kan je o.a. doen via interne communicatiekanalen zoals: social media, de interne nieuwsbrief of distribution groups. Let hierbij op enthousiaste medewerkers die graag de nieuwe functionaliteiten willen ontdekken en betrek ze als ‘Microsoft 365 Champions’ in het adoptieprogramma. Ook een kick-off launch en user-guide zorgen dat de nieuwe software op de juiste manier wordt omarmd.

Besteed aandacht aan vragen als: ‘Wat brengt mij de nieuwe software?’ en ‘Hoe zorgt de technologie dat ik mijn werkzaamheden sneller kan uitvoeren?’. Neem tijd om de toegevoegde waarde zo goed mogelijk te beantwoorden.

Aandachtspunten

Ook het trainingsprogramma dient afgestemd te worden op de organisatie. Neem daarbij de huidige software mee voor het bepalen van een strategie. Als medewerkers een verouderde versie zoals Office 2010 gebruiken dient er meer aandacht te worden besteed aan training. Ook hoeft men het wiel niet opnieuw uit te vinden. Kijk naar voorgaande migratieplannen en neem hetgeen mee wat je kunt gebruiken voor de nieuwe strategie.

Ook is het belangrijk om te kijken naar het technisch niveau van jouw medewerkers. Zo zullen er een aantal zijn die snel aan de slag kunnen in de nieuwe systemen, maar ook een aantal die niet weet wat ze overkomt. Extra ondersteuning is dan nodig. Zorg dat dit goed is ingeregeld lettend op de beschikbaarheid van de IT helpdesk.

Tot slot wil je dat jouw migratie de volle aandacht krijgt. Zorg daarom voor een goed tijdstip en raadpleeg de interne planning voor grote aankomende organisatorische veranderingen .

Bepaal jouw Microsoft 365 Champions

Je bent niet op zoek naar Microsoft 365 experts, maar naar enthousiaste medewerkers die veel kennis hebben en de nieuwe functionaliteiten willen delen met andere collega’s. De medewerkers die onderdeel zijn van het Microsoft 365 Champions team vormen een weerspiegeling van de organisatie en zorgen ervoor dat iedereen geïnspireerd en betrokken blijft. Ook de feedback op het gehele proces wordt gaandeweg verzameld binnen dit team, zodat er één aanspreekpunt is.

Zodra het IT team, trainingen en het Championsteam is bepaald is het tijd om aan de slag te gaan. Vooral in een tijd van thuiswerken zijn online en on-demand trainingen belangrijk voor een goede kans van slagen. Bekijk hier nog eens naar onze Teams tips & tricks sessie met Nicole Aafjes van 19 mei. Maar eigenlijk is het vooral belangrijk om continu top-of-mind te zijn. Voorheen organiseerde we met SoftwareONE diverse lunch-en-learn sessies voor onze medewerkers, maar ook voor onze klanten. Hoe gebruik je Microsoft Teams in je dagelijkse werkzaamheden?

Nu we massaal op afstand werken zijn de thuiswerkscenario’s als ‘vergaderen op afstand’ en ‘efficiënt samenwerken’ in één klap realiteit geworden. Bekijk de 20 unieke tips & tricks van onze Customer Succes Managers in tijden van thuiswerken of raak geïnspireerd en lees het interview met onze HR adviseur Maartje over hoe zij tegenwoordig haar sollicitaties online voert. Neem een kijkje op onze Teams pagina voor meer informatie.

Meer weten?

Mocht je technische ondersteuning nodig hebben of aanvullende vragen over jouw adoptieprogramma, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Bij SoftwareONE weten we hoe belangrijk de onboarding is. Ook bieden we met 365Simple een nog snellere manier om aan de slag te kunnen met Microsoft 365. Met een toegewijde Customer Succes Manager voor jouw organisatie ontdekken medewerkers snel alle voordelen van de nieuwe technologie, ondersteund door 24/7 support.

Meer weten?

Neem contact op met Nicole Aafjes, Customer Succes Manager

Neem contact op
  • adoptieprogramma, Teams Integratie, Microsoft 365, Onboarding, Support

Reageer op dit artikel

Laat een reactie achter om ons te laten weten wat je van dit onderwerp vindt!

Laat een bericht achter

Auteur

Nicole Aafjes

Nicole Aafjes

Customer Success Manager

 

 nicole.aafjes@softwareone.com

 +31 6 2701 4586

 LinkedIn

Gerelateerde blogs

Vulnerability Management
  • 16 juni 2020
  • Blog Editorial Team
  • Cybersecurity
  • Security, Vulnerability Management

Vulnerability Management: Volledig inzicht belangrijk, prioriteren cruciaal!

Criminelen maken actief misbruik van organisaties met phishing-aanvallen en malicious websites. Veel aanvallers maken daarbij gebruik van vulnerabilities. Wouter Poppenk beschrijft hoe je het risico kunt verkleinen.

Enterprise PyraCloud DSCSimple
  • 16 juni 2020
  • Dave Leur
  • Digital Supply Chain, Software Lifecycle Management, Managed Cloud, Portfolio Management
  • Enterprise, Optimalisatie, Data, Procurement, Large organizations, Leveranciers, Kostenbesparing

Een labyrint van complexe licentiemodellen en veranderlijke marges

Grote organisaties maken steeds vaker de transitie van on-premise naar de cloud. De cloud voegt waarde toe, maar brengt ook complexiteit en hoge kosten met zich mee. Dave Leur en Lowin Vermeulen vertellen je hoe je blijvend het maximale uit…

Endpoint Detection and Response (EDR)
  • 12 juni 2020
  • Blog Editorial Team
  • Cybersecurity, Managed Security
  • Security, Cyber-Threats, Cyber-Attacks, Cyber-Security

Kennis is macht, inzicht met Endpoint Detection and Response geeft kracht.

Vaak is een endpoint device de belangrijkste ingang die gebruikt wordt door cyberaanvallers. Endpoint Detection and Response is een toolset voor opsporen, voorkomen en detecteren van bedreigingen. Lees meer hierover in de blog van William Jansen.