Coworkers working on a case study

Slimme instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers

Instroom, doorstroom en uitstroom

Je hebt wellicht al de technologische keuze gemaakt voor de inrichting van een moderne werkplek. Medewerkers kunnen straks effectief aan de slag en je hebt geen omkijken meer naar hun werkplek. Maar hoe zorg je voor een succesvolle invulling van die werkplek? In een organisatie komen immers regelmatig personeelswisselingen of IT gerelateerde incidenten voor. Medewerkers treden in dienst, krijgen promotie of vertrekken juist. Een personele wijziging of het oplossen van een incident kost de IT-afdeling vaak veel tijd. In deze blog leg ik uit hoe je de processen Instroom, Doorstroom en Uitstroom (IDU) simpeler, sneller, succesvoller én veiliger maakt en hoe je incidenten voorkomt of de afhandeling automatiseert.

Natuurlijk wil je dat nieuwe medewerkers direct beschikken over de juiste rechten voor applicaties en data. Maar via de traditionele weg is dit een tijdrovend proces. Een instroomproces kan oplopen tot een doorlooptijd van zo’n 4 weken. SoftwareONE kijkt samen met jou naar slimme instroom van nieuwe medewerkers op basis van identiteit. Aan de hand van persoon, functie, rol in de organisatie en locatie kunnen we de werkplek voor 80% voorspellen. De overige, niet voorspelbare 20%, bestaat uit applicaties en diensten die de medewerker mogelijk nodig heeft. Deze applicaties en diensten bieden we aan via een selfservice portaal zodat een werknemer de gewenste applicatie of dienst met 1 druk op de knop kan aanvragen. De leidinggevende wijst deze vervolgens eenvoudig toe of af.

Van rechten tot applicaties en plichten

Om werkplekken op basis van identiteit te vullen met de juiste applicaties en data, moet vooraf zijn bepaald welke profielen er zijn en welke rechten en applicaties bij dit profiel horen. Dat verschilt immers per organisatie. Ook hierbij ondersteunen we je. Allereerst leggen we de rechten per functie vast. Hoort er bij bepaalde functies een laptop, telefoon of leaseauto?

Vervolgens kijken we naar de plichten die bij een functie horen. Is een verklaring van goed gedrag vereist? Moeten personen met deze functie een bepaalde cursus volgen? We doorlopen alle benodigde stappen om een volledig inzicht te krijgen in de processen instroom, doorstroom en uitstroom. Wanneer we het volledige businessproces inzichtelijk hebben gemaakt en hebben geoptimaliseerd, kunnen we dit proces automatiseren.

Een naadloos proces

Is het businessproces inzichtelijk, dan is het instroomproces vaak eenvoudig te automatiseren met software van Ivanti. IT heeft er dan ook geen omkijken meer naar en heeft daardoor meer tijd voor strategische zaken. HR maakt een nieuwe medewerker aan en vult de gegevens van de nieuwe medewerker in. Afhankelijk van het profiel is het instroomproces binnen enkele minuten afgrond. Stel dat bij de functie een verklaring van goed gedrag hoort, dan krijgt HR een melding en stuurt ze met 1 druk op de knop een gestandaardiseerde mail naar de nieuwe medewerker met het verzoek het document te uploaden. Heeft hij dit gedaan, dan ontvangt HR een verzoek om goedkeuring. Vervolgens gaat het instroomproces verder totdat alle benodigde stappen zijn afgerond. Volledig geautomatiseerd én professioneel. Ook weet je zeker dat er geen stappen worden overgeslagen.

Snelle en veilige door- en uitstroom

Gaat een medewerker uit dienst? Dan verwijder je die persoon met een druk op de knop. Daarmee is hij, in tegenstelling tot voorheen, meteen al zijn rechten kwijt. Je weet zeker dat er niets over het hoofd is gezien en voorkomt zo een eventueel datalek. Zo’n slim in-, door- en uitstroomproces is bovendien praktisch als een medewerker van functie wisselt en daardoor andere applicaties en tools nodig heeft. Een nieuw profiel is uiteraard zo toegekend.

Meer weten?

Ben je benieuwd hoe deze IT-processen binnen jouw organisatie geautomatiseerd kunnen worden? Ik help je graag verder. Je kunt mij bereiken via rudi.bakker@softwareone.com of via 06-12 11 34 40

Neem contact op

Vraag hier de link naar het opgenomen webinar aan!

Iedere IT-afdeling herkent het: een eindeloze stroom van telefoontjes naar de servicedesk, vergeten wachtwoorden en het constante blussen van brandjes. Veelal mondt dit uit in handmatige activiteiten die het proces onnodig vertragen. Resultaat; doorlooptijden worden niet gehaald en de tevredenheid van de eindgebruiker gaat omlaag. Dat moet toch anders kunnen?

Met Ivanti automatiseer en optimaliseer je de processen waar je geen omkijken naar wilt hebben én ontlast je de IT-service organisatie.

Op dinsdag 26 mei hebben Rudi Bakker samen met Hamid Ashouri van Ivanti het webinar ‘waarom automatiseren van processen jouw werk leuker maakt’ georganiseerd. Zij bespraken ervaringen uit de praktijk en behandelen al jouw vragen. Gastspreker tijdens dit webinar was Jeroen Smulders van Equalit die over zijn ervaringen vertelde.


Vraag hier de opgenomen versie aan!
  • Future Workplace, Application Management, Data, Automation

Reageer op dit artikel

Laat een reactie achter om ons te laten weten wat je van dit onderwerp vindt!

Laat een bericht achter

Auteur

Rudi Bakker

Rudi Bakker

Solution Advisor

 

 rudi.bakker@softwareone.com

 +31 6 1211 3440

 LinkedIn

Gerelateerde blogs

Online ondertekenen
  • 09 februari 2021
  • Claudia Kolleman
  • Digital Transformation
  • Digital

De voordelen van online ondertekenen

Een volledige digitale werkstroom is de ideale oplossing als het gaat om tijd, geld en moeite besparen. Met digitaal ondertekenen kun je snel documenten versturen voor ondertekenen. Specialist Claudia Kolleman gaat in haar blog op de voordelen in.

microsofts-perpetual-licensing-program-in-csp
  • 14 december 2020
  • Jorn Piersma
  • ONEClub, Microsoft, Licensing

Per januari 2021 beschikbaar Microsoft’s Perpetual Licensing in CSP

Recent heeft Microsoft aangekondigd dat – eeuwigdurende (perpetual) licenties voor on-premise software producten – nu ook beschikbaar zullen zijn in CSP. Per januari 2021 is het zover en kun je de licenties aanschaffen via een gelimiteerd…

Communiceren met Teams
  • 26 november 2020
  • Christiaan Hendriks
  • Unified Communications
  • Teams

Communiceren met Teams: van werkplek tot vergaderkamer

In 2020 is thuiswerken de norm geworden. Omdat we allemaal thuiswerken is het handig als je op een laagdrempelige manier met je collega’s of business partners in contact kan blijven. In dit tweeluik zet Christian Hendriks alle mogelijkheden…