生産性を高める OneDrive 、Teams 、 SharePointを使う最適なタイミング

私たちは皆、3つのサークル中で生活しています：個人のサークル、内部のサークル、外部のサークルです。そして、私たちは日々の生活をナビゲートするように、サークルからサークルへと移動します。朝のニュースを読みながらコーヒーを飲む？それは個人のサークルです。通りを下ってイタリアンレストランに食べに行く？内部のサークルの集まりのようですね。200人のセミナーに参加する？これは確かに外部のサークルのイベントに分類されます。

しかし、これらのサークルは、私たちの社会生活だけに適用されるものではありません。私たちの仕事にも適用されます。具体的には、Microsoft 社の OneDrive for Business、Teams、SharePoint を使用するのが最適なタイミングを判断する方法に当てはめることができます。ここでは、これらのプラットフォームを使用する最適なタイミングと理由、および関連するドキュメントの種類について詳しく見ていきましょう。

OneDrive for Business: 個人のサークル

多くのMicrosoft ユーザーは、これまでファイルをそれぞれの「ドキュメント」フォルダに保存していたかもしれませんが、OneDrive for Businessを代わりに使用することができるようになりました。OneDrive for Businessは、ユーザーがすべてのファイルにアクセスできるMicrosoftのクラウドサービスです。これは個人のサークルでしょうか？OneDrive for Businessが自分のためだけに作られた仮想空間だと思ってください。それはあなた自身のウェブのワークスペースであり、個人的なビジネス文書を保存することができる場所です。各ユーザーは1TBのストレージを持つことができるので、保存量を気にする必要はありません。

OneDrive for Businessでは、デバイスのシステムストレージ内では利用できなかった共同オーサリングやバージョン管理が可能ですが、OneDrive for Businessのドキュメントは主に個人的、または限られた人数で使用するようにしましょう。共有前のドキュメントを準備している場合は、OneDrive for Businessを使って後で共有できるように保存しておきましょう。しかし、ユーザーを増やしたり、プロジェクト共有を利用する必要がある場合は、機密情報や個人情報を誤って漏らさないように、文書をTeamsまたはSharePointに移動する必要があります。

OneDrive for Businessのもう一つの大きな特徴は、必要に応じてオフラインで作業ができることです。私自身は、ファイル エクスプローラ（以前はWindows エクスプローラとして知られていた）に頼ってドキュメントを検索しています。そして現在、OneDrive for Businessを使うと、ファイルやドキュメント ライブラリをファイル エクスプローラに直接同期させることができます。これはオフラインでも作業ができ、インターネットに再接続した後に同期できることを意味します。インターネットに接続できなくなったときに自分の仕事に影響が出ることを心配する必要がないので、この機能だけでもOneDrive for Businessを使うとに大きな価値があります。

Teams: 内部のサークル

では、内部のサークルについて説明しましょう。個人のサークルが仮想ワークデスクだとすると、内部のサークルはMicrosoft 365の世界の親密なシンクタンクです。OneDrive for Businessにあるドキュメントを他の人に見てもらいたい、編集してもらいたい、あるいは数人の同僚と自由にブレインストーミングをしたいと思ったら、それはTeamsに移行するタイミングです。

Microsoft Teamsは、コミュニケーションとコラボレーションを強化するためのものです。同僚とリアルタイムで仕事をしたい場合は、Teamsを使うのがベストです。一緒に文書を作成したり、アイデアをチャットで話し合ったりすることができるので、効率性と生産性を高めることができます。Teamsを使えば、あなたと同僚は、同じ場所にいても、同じ場所にいなくても、最も重要なプロジェクトについて話し合ったり、力を合わせたりすることができます。 繰り返しになりますが、これは内部のサークルなので、共有するドキュメントはチーム内で保管しておきましょう。しかし、プロジェクトを組織の他のメンバーと共有したい場合は、SharePointに移行しましょう。

SharePoint: 外部のサークル

最後に、外部のサークルをご紹介します。Microsoft 365の企業コンテンツ、または文書管理システム、といったところでしょうか。部署全体、あるいは組織全体など、より大きなグループでドキュメントを共有する場合は、SharePointを利用するのがベストです。SharePointは、Microsoft 365内のコラボレーション・文書管理プラットフォームであり、機能性を重視しているため、大人数での情報共有に最適です。

SharePointは、重要な人事を掲示したり、スタッフ研修を通知するなど、新しい会社の方針を展開するための最良のオプションです。将来、企業にとって参照となる文書を格納するのに最適な場所です。誰もが過去と未来の会社の情報をどこで探せばいいのかを知ることができます。